Информационные технологии и процедуры обработки экономической информации

Лекция 3. Информационные технологии в системах управления

Информационные технологии организации служат стратегиче­ским целям бизнеса, используются для управления деятель­ностью структур и объектов, финансовыми, информационными, ма­териальными потоками, рабочими местами и коллективами людей.

Спрос на информацию и информационные услуги в сфере эко­номики и управления обеспечивает развитие, распространение и все более эффективное использование информационных технологий (ИТ). Создание современных технологий немыслимо без использо­вания разнообразных технических средств и в первую очередь ком­пьютеров.

Стратегические цели информационных технологий — обеспечить развитие бизнеса, его управляемость и качество, конкурентоспособ­ность, снижение стоимости выполнения бизнес-процессов.

Информационная технология — это системно-организованная по­следовательность операций, выполняемых над информацией с использо­ванием средств и методов автоматизации. Операциями являются элементарные действия над информацией. К типовым технологиче­ским операциям относят: сбор и регистрацию информации, ее пере­дачу, ввод, обработку, вывод, хранение, накопление, поиск, анализ, прогноз, принятие решений (рис. 5.1). Средства и методы автомати­зации включают технику, программы, способы и подходы в органи­зации информации, информационных систем и технологий, в об­служивании пользователей.

Технологии различаются составом и последовательностью опера­ций, степенью их автоматизации (долей машинного и ручного труда), надежностью их выполнения. Надежность реализуется качеством вы­полнения основных операций и наличием разнообразного их контроля. Кроме того, организация информационных технологий определя­ется рядом факторов и критериев. Главные из них: объемы информа­ции, срочность и точность ее обработки, структурные и предметные особенности объекта, управления, соответствие временным регламен­там взаимодействия производственных процессов и их элементов.

Для удобства проектирования и управления технологические операции объединяют в процедуры или этапы обработки и преобра­зования, т.е. в более укрупненные элементы технологического про­цесса. Например, процедура сбора и регистрации первичной информа­ции включает ее доставку, сбор, передачу регистрацию на машинном носителе или бумаге, ввод в систему, контроль ввода. При этом должны быть обеспечены достоверность, полнота и своевременность процедуры. Особенность процедуры в ее низкой степени автомати­зации, так как может присутствовать клавиатурный ввод, который отличается большими трудозатратами и ошибками.

Процедура передачи информации включает кроме самой передачи операции ввода данных в систему, в сеть, преобразования из цифро­вой формы в аналоговую и наоборот, операции вывода сообщений, контроль ввода и вывода, защиту данных. Отличается эта процедура способами передачи (почта, каналы связи, транспортные средства), разнообразием средств передачи, организацией процесса передачи. Вы­сокая степень автоматизации этой процедуры достигается дорогими способами, но технология в целом становится более эффективной.

Процедуры обработки информации являются главными в инфор­мационных технологиях. Остальные процедуры носят вспомогатель­ный характер. Процедуры обработки включают: операции ввода ин­формации в систему, ввода, обработки, вывода результатов, отобра­жения результатов и их контроля. Все операции выполняются авто­матически. Обработка отличается разнообразием видов и форм пред­ставления информации: символы, текст, таблицы, базы данных, изо­бражения, сигналы и т.д. Принципы, методы и средства организации информации порождают разнообразие современных технологий. На­пример, технологии мультимедиа, нейрокомпьютерные технологии, распределенные и сетевые технологии и др. Результатом процедур обработки является информационное обслуживание пользователей для различных аспектов управления.

В составе процедуры выполняются операции хранения, запроса, поиска данных, контроля поиска, выдачи информации, формирования или отображения сообщения, контроля выдачи и отображения.

Процедура анализа, прогноза, принятия решений — это наиболее сложная, интеллектуальная процедура выполняется человеком на базе подготовленных данных, знаний, их моделей, правил работы со знаниями и моделями, альтернативных решений.

Процедуры обработки могут различаться в зависимости от форм и видов представления данных. Организация обработки цифровой, символьной, текстовой, табличной информации, в виде баз данных, сигналов, речи, звуков, документов, изображений имеет свои осо­бенности и специфику, которые должны быть известны пользовате­лю-экономисту. Варианты видов обработки показаны на рис.5.2. В экономической деятельности наиболее распространено цифровое и буквенное отображение информации в различных вариантах и соче­таниях: документы, тексты, таблицы, файлы, базы данных и др. В информационных технологиях экономической деятельности, так же как в телевидении, кино-, мультимедийных технологиях, широко используются изображения, речь, звуки, сигналы и т.д.

В управлении технологическими процессами и объектами дис­кретного и непрерывного действия обработка сигналов, сообщений наиболее употребима для управления на низовом, производственном уровне. Для среднего и верхнего уровней управления предприятием информация обобщается, группируется, агрегируется, чтобы получить более полную и достоверную картину состояния всего производства при принятии управленческих решений.

Работа с базами данных наиболее распространенная и эффективнее всего реализуется в конфигурации «клиент-сервер». Клиент-сервер — это модель взаимодействия компьютеров в сети. Как правило, компью­теры в такой конфигурации не являются равноправными. Каждый из них имеет свое, отличное от других, назначение, играет свою роль. Некоторые компьютеры в сети владеют и распоряжаются информа­ционно-вычислительными ресурсами, такими, как процессоры, фай­ловая система, почтовая служба, служба печати, базы данных. Другие же компьютеры имеют возможность обращаться к этим службам, пользуясь услугами первых. Компьютер, управляющий тем или иным ресурсом, принято называть сервером этого ресурса, а компьютер, желающий им воспользоваться - клиентом (рис.5.3). Конкретный сервер определяется видом ресурса, которым он владеет. Так, если ресурсом являются базы данных, то речь идет о сервере баз данных, назначение которого — обслуживать запросы клиентов, связанные с обработкой данных в базах; если ресурс — файловая система, то го­ворят о файловом сервере, или файл-сервере, и т.д. В сети один и тот же компьютер может выполнять роль как клиента, так и сервера (рис. 5.4). Например, в информационной системе, включающей пер­сональные компьютеры, большую ЭВМ и мини-компьютер, послед­ний может выступать как в качестве сервера базы данных, обслуживал запросы от клиентов — персональных компьютеров, так и в ка­честве клиента, направляя запросы большой ЭВМ.

Этот же принцип распространяется и на взаимодействие про­грамм. Если одна из них выполняет некоторые функции, .предостав­ляя другим соответствующий набор услуг, то такая программа вы­ступает в качестве сервера. Программы, которые пользуются этими услугами, принято называть клиентами.

Обработка информации (данных) строится на использовании технологии баз и банков данных. В базе информация организована по определенным правилам и представляет собой интегрированную совокупность взаимосвязанных данных. Такая технология обеспечи­вает увеличение скорости их обработки при больших объемах.

Обработка данных на внутримашинном уровне представляет со­бой процесс выполнения последовательности операций, задаваемых алгоритмом. Технология обработки прошла длинный путь развития. Сегодня обработка данных осуществляется компьютерами или их системами. Данные обрабатываются прикладными программами пользователей. Первостепенное значение в системах управления ор­ганизациями имеет обработка данных для нужд пользователей, и в первую очередь для пользователей верхнего уровня.

В процессе эволюции информационных технологий заметно стремление упростить и удешевить для пользователей компьютеры, их программное оснащение и процессы, выполняемые на них. Одно­временно с этим пользователи получают все более широкий и слож­ный сервис со стороны вычислительных систем и сетей, что приво­дит к появлению технологий, получивших название клиент-сервер. Ограничение числа сложных абонентских систем в локальной сети приводит к появлению компьютеров в роли сервера и клиента. Реа­лизация технологий «клиент-сервер» может иметь различия в эффек­тивности и стоимости информационно-вычислительных процессов, а также в уровнях программного и технического обеспечения, в меха­низме связей компонентов, в оперативности доступа к информации, ее многообразии и т.д. Получение разнообразного и сложного серви­са, организованного в сервере, делает работу пользователей более производительной и стоит пользователям дешевле, чем сложное программно-техническое оснащение многих компьютеров-клиентов.

В обработке информации важным разделом является обработка документов. Обработка документов присутствует в экономических прикладных процессах, реализуемых пакетами прикладных про­грамм, в бухгалтерской, банковской и других видах деятельности в виде электронного документооборота. Кроме того, существуют неза­висимые от пользователей и их профессиональной ориентации сис­темы обработки документов. Такие системы используют междуна­родные стандарты, языки, сетевые службы.

Технология формирования документов включает процессы создания и преобразования документов. Их обработка заключается во вводе, классификации, сортировке, преобразовании, размещении, поиске и выдаче информации пользователям в нужном формате. Обработке подлежат документы, понятные человеку и компьютерной системе. Это могут быть отчеты, проекты, банковские счета, чеки магазинов, заявления, докладные записки и т.д. Выделяют две сферы примене­ния обработки документов: учрежденческую и издательскую. Обра­ботка документов широко используется в электронных офисах. Осо­бое место в обработке документов занимают электронные таблицы.

При обработке документов приходится решать ряд задач: вклю­чение в документ разнородной информации — текста, изображений, подбор необходимых сведений и их ввод, структурирование и объе­динение информации, передача, внесение изменений и др.

Технология обработки изображений в общем виде строится на ана­лизе, преобразовании и трактовке изображений. Сначала изображе­ния вводятся через видео или другие устройства. В результате скани­рования изображения вводится большой объем информации. На­пример, при просмотре страницы цветного документа размером 21,5x28 см с расширением 12 точек на миллиметр формируется объ­ем информации в 28 Мбайт. Поэтому после ввода должно быть обеспечено сжатие информации. Введенное изображение подвергает­ся различным видам обработки: распознаванию объектов и образов, устранению искажений, что требует высоких скоростей, большой памяти и специальных технологий. Обработка изображений исполь­зуется в компьютерной рекламе.

Видеотехнология строится на разработке и демонстрации движу­щихся изображений, что открыло широкие возможности в возник­новении мультисреды. Видеотехнология применяется для создания видеосюжетов, фильмов, деловой графики и др. Для этой технологии необходимо сжатие изображений. Оно обеспечивает уменьшение файла в 160—200 раз и лишь затем данные записываются во внеш­нюю память.

Технология визуализации — процесс многооконного представления данных в виде изображений (обратный сжатию). Визуализация позво­ляет преобразовать любой тип данных в разноцветные движущиеся или неподвижные изображения. Каждый зрительный образ по объему данных соответствует тысячам страниц текста. Представление инфор­мации в виде видеосюжетов позволяет оживлять образы, наблюдать динамику процессов и явлений. Визуализация широко используется в создании виртуальной реальности (нереальное, воображаемое, объемное представление, создаваемое звуком и изображениями).

Технология виртуальной реальности используется в конструктор­ской, рекламной деятельности, в создании мультипликационных фильмов. Этот процесс именуется мультипликацией.

Обработка изображений как направление связано с развитием электронной техники и технологий. При обработке изображений требуются высокие скорости, большие объемы памяти, специализи­рованное техническое и программное оснащение. Изображения от­носятся к разного рода объектам, выделению их контуров, переме­щению, распознаванию и т.д. Объектами могут быть пользователи, клиенты, прикладные процессы, документы, предметы, явления, ко­торые являются источниками или адресатами информации. Кроме того, данные могут быть представлены в виде неподвижных или движущихся изображений. Например, использование изображений осуществляется при проведении видеоконференций, в видеосюжетах, в анимации, в создании музыкальных и видеообразов и др.

Обработка текстов является одним из средств электронного офиса. Наиболее трудоемким является ввод текста; следующими эта­пами являются подготовка текста, его оформление и вывод. При ра­боте с текстами пользователь должен иметь разнообразные функции (инструментарий), повышающие эффективность и производитель­ность его деятельности.

Электронные тексты могут сопровождаться изображениями и звуком. Обработка текстов тесно связана с организацией гипертекста и электронной почтой.

Обработка таблиц осуществляется комплексом прикладных программ в составе электронного офиса и дополняется рядом анали­тических возможностей. Работа с электронной таблицей позволяет вводить и обновлять данные, команды, формулы, определять взаи­мосвязь и взаимозависимость между клетками, данными в виде функций, аргументами которых являются записи в клетках. В клет­ках таблицы могут размещаться записные книжки, календари, спра­вочники, списки мероприятий.

Обработка текстов и таблиц является главной составляющей, на которой строится обработка текстов.

Гипертекст формируется в результате представлений текста как ассоциативно связанных блоков информации. Ассоциативная связь — это соединение, сближение представлений, смежных, противопо­ложных, аналогичных и т.д. Гипертекст значительно отличается от обычного текста. Обычные (линейные) тексты имеют последователь­ную структуру и предусматривают их чтение слева направо и сверху вниз. Использование гипертекста позволяет фиксировать отдельные идеи, мысли, факты, а затем связывать их друг с другом, двигаясь в любых направлениях, определяемых ассоциативными связями. В ре­зультате образуется нелинейный текст. Создается гипертекст в три этапа: сбор идей, их связь, реализация ветвящейся структуры гипер­текста. Созданный гипертекст может развиваться и далее, обеспечивая основу для последующей автоматизации формирования и хранения данных. В тех случаях, когда к блокам текста добавляются большое число изображений и запись звука, гипертекст превращается в гиперсреду.

Технология обработки речи является многоплановой проблемой, охватывающей широкий круг задач. В их перечень прежде всего вхо­дят распознавание и синтез речи. Распознавание речи преобразует ее в текст, открывает возможность использования ее в качестве источни­ка информации. Обратной распознаванию является задача синтеза речи, т.е. преобразования текста в речь. Так как речь, представленная дискретными сигналами, характеризуется большим объемом данных, то при ее записи в память или при передаче по сети осуществляется операция сжатия данных.

Обработка речи может использоваться в образовательной, меди­цинской сферах деятельности, а также для управления объектами при голосовом вводе.

Технология обработки и преобразования сигналов выполняется при решении многих информационных задач. Сигналы обрабатываются различными методами (аналоговыми и дискретными). Обработка сиг­налов используется в распознавании образов, телеобработке данных и опирается на методологию искусственного интеллекта.

Обработка сигналов, в первую очередь дискретных, используется в управлении производством для таких объектов, как станки, автомати­ческие линии, для мониторинга (контроля и слежения) выпуска изде­лий, например, в машиностроительных отраслях, медицине, радиоло­кации и т.д. Оснащение оборудования датчиками, счетчиками позво­ляет осуществлять объективный счет изделий, а это является первич­ной информацией в управлении производством. В торговых, склад­ских системах оснащение весов, контрольно-измерительной аппарату­ры датчиками, работающими на основе сигнала, позволяет автомати­зировать сбор первичной информации, который является наиболее трудоемкой операцией.

Технология электронной подписи осуществляется с помощью иден­тификации пользователя путем сличения реальной подписи с подпи­сью в компьютерной системе, где создается ее электронный шаблон. Он формируется по группе подписей одного и того же лица. Шабло­ны постоянно обновляются за счет вновь введенных подписей дан­ного пользователя. Ввод подписей производится при помощи скане­ра или электронного пера. Электронная подпись, как и отпечатки пальцев, квалифицируются как уникальный показатель личности. Экспресс-анализ подписи имеет большое значение во множестве за­дач банковского дела, управления финансами предприятиями.

Электронный офис — это технология обработки информации в уч­реждении электронными средствами, базирующаяся на обработке данных, документов, таблиц, текстов, изображений, графиков. Наибо­лее эффективно технология электронного офиса реализуется с помо­щью интегрированных пакетов прикладных программ, например Microsoft Office. Но наибольшую сложность в настоящее время пред­ставляет автоматизация функций анализа, администрирования, при­нятия решений и прогноза. В этом процессе важная роль принадле­жит концепции искусственного интеллекта. Эта концепция основана на способности экономистов ставить сложные управленческие задачи, на использовании моделирования и иных методов формализации сложных задач, организованных совокупностей знаний. Знания в отли­чие от данных — это накопленный специалистами опыт в какой-либо предметной области и проверенный практикой результат познания реального мира.

Электронная почта осуществляет технологию передачи сообще­ний, текстов, документов изображений с использованием электрон­ной техники. Таким образом может передаваться любая информа­ция, имеющая структуру, определяемую электронной почтой. Разви­тие технологии электронной почты привело к расширению видов ее функций, услуг и сервиса. Разнообразные фирмы-производители предлагают разный набор услуг и структуру электронной почты. Наибольшее распространение получили сетевые службы, представ­ляющие почту, определяемую международными стандартами. Элек­тронная почта создает основу для проведения телеконференций, для работы с коммерческой информацией, для передачи данных между прикладными программами и т.д. Электронная почта является одной из основных служб и стандартной услугой мировой компьютерной сети Интернет. Подключение и обслуживание в сети Интернет осу­ществляется через организации — провайдеры (от англ. provide — обеспечивать). Провайдеры работают с индивидуальными и коллек­тивными пользователями, предоставляя им набор услуг.

Компьютер пользователя на период подключения получает инди­видуальный адрес и «почтовый ящик» в соответствии с Internet Protokol (IP-адрес). Получение 1Р-адреса дает доступ к ресурсам сети Интернет. На компьютере пользователя должна быть установлена клиентская часть программного обеспечения электронной почты. Серверная часть соответствующего электронной почте программного обеспечения находится на удаленном более мощном компьютере (сервере), обслуживающем ближайшую локальную сеть. При обмене информацией посредством электронной почты все компьютеры сети должны пользоваться едиными соглашениями (протоколами) о спо­собах формирования и передачи сообщений. Базовыми протоколами являются протоколы ТСР/1Р (Transport Control Protokol/Internet Protokol— протокол управления передачей/межсетевой протокол). Кроме базовых протоколов используются прикладные протоколы электронной почты. Существуют системы электронной почты, со­вместимые и не совместимые с Windows (наиболее распространенная операционная система, имеющая в числе функций связь с электрон­ной почтой). Среди наиболее известных — пакеты почтовых про­грамм Е-Маil Соnnection и Eudora Pro, предназначенные для работы в среде Windows.