Особенности информационной технологии в организациях различного типа

Сущность информационных систем и технологий. Их классификация

Лекция 1. Информационные системы и технологии

Современные предприятия и фирмы представляют собой слож­ные организационные системы, отдельные составляющие ко­торых — основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ре­сурсы и другие — постоянно изменяются и находятся в сложном взаи­модействии друг с другом. Функционирование предприятий и органи­заций различного типа в условиях рыночной экономики поставило но­вые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на ос­нове комплексной автоматизации управления всеми производственны­ми и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами.

Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и услож­нению задач, решаемых в области организации производства, про­цессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с по­ставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизиро­ванной информационной системы (ИС).

Информационная система управления — совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, про­граммных, других технологических средств и специалистов, предназна­ченная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие за­дачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского уче­та и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходи­мым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизирован­ной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадро­вые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, нала­дить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, ус­луг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д.

Информационные системы управления позволяют:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;

• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;

• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней управления из единого информационного фонда;

• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т. д.

Классификация информационных систем управления зависит от видов процессов управления, уровня управления, сферы функциони­рования экономического объекта и его организации, степени автома­тизации управления.

Основными классификационными признаками автоматизиро­ванных информационных систем являются:

• уровень в системе государственного управления;

• область функционирования экономического объекта;

• виды процессов управления;

• степень автоматизации информационных процессов.

В соответствии с признаком классификации по уровню госу­дарственного управления автоматизированные информационные системы делятся на федеральные, территориальные (региональные) и муниципальные ИС, которые являются информационными система­ми высокого уровня иерархии в управлении.

ИС федерального значения решают задачи информационного об­служивания аппарата административного управления и функциони­руют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) ИС предназначены для решения информационных задач управления административно-территориаль­ными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные ИС функционируют в органах местного само­управления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования дея­тельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Классификация по области функционирования экономиче­ского объекта ориентирована на производственно-хозяйственную дея­тельность предприятий и организаций различного типа. К ним отно­сятся автоматизированные информационные системы промышленно­сти и сельского хозяйства, транспорта, связи, банковские ИС и др.

По видам процессов управления ИС делятся на:

ИС управления технологическими процессами предназначены для автоматизации различных технологических процессов (гибкие техно­логические процессы, энергетика и т. д.).

ИС управления организационно-технологическими процессами пред­ставляют собой многоуровневые, иерархические системы, которые сочетают в себе ИС управления технологическими процессами и ИС управления предприятиями.

Наибольшее распространение получили ИС организационного управления, которые предназначены для автоматизации функций управленческого персонала. Учитывая наиболее широкое примене­ние и разнообразие этого класса систем, часто различные информа­ционные системы понимаются именно в этом толковании. К этому классу ИС относятся информационные системы управления как промышленными фирмами, так и непромышленными экономиче­скими объектами — предприятиями сферы обслуживания. Основны­ми функциями таких систем являются оперативный контроль и ре­гулирование, оперативный учет и анализ, перспективное и оператив­ное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и снаб­жением и решение других экономических и организационных задач.

Интегрированные ИС предназначены для автоматизации всех функций управления фирмой и охватывают весь цикл функциониро­вания экономического объекта: начиная от научно-исследовательских работ, проектирования, изготовления, выпуска и сбыта продукции до анализа эксплуатации изделия.

Корпоративные ИС используются для автоматизации всех функ­ций управления фирмой или корпорацией, имеющей территориаль­ную разобщенность между подразделениями, филиалами, отделе­ниями, офисами и т. д.

ИС научных исследований обеспечивают решение научно-исследо­вательских задач на базе экономико-математических методов и моделей.

Обучающие ИС используются для подготовки специалистов в сис­теме образования, при переподготовке и повышении квалификации работников различных отраслей экономики.

По степени автоматизации информационных процессов ИС подразделяются на:

Ручные информационные системы, которые характеризуются отсут­ствием современных технических средств обработки информации и выполнением всех операций человеком по заранее разработанным методикам.

Автоматизированные информационные системы — человеко-машинные системы, обеспечивающие автоматизированный сбор, обработку и передачу информации, необходимой для принятия управленческих решений в организациях различного типа.

Автоматические информационные системы характеризуются выпол­нением всех операций по обработке информации автоматически, без участия человека, но оставляют за человеком контрольные функции.

Основной составляющей частью автоматизированной информа­ционной системы является информационная технология (ИТ), раз­витие которой тесно связано с развитием и функционированием ИС.

Информационная технология (ИТ) — процесс, использующий совокуп­ность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, переда­чи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач экономического объекта.

Основная цель автоматизированной информационной технологии — получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции ин­формации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, ис­пользования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной под­держки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным уве­личением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокра­щению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной состав­ляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии — это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразова­ния данных. Информационная технология представляет собой про­цесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в ИС, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим клас­сификационным признакам (рис 1.1):

• степень централизации технологического процесса;

• тип предметной области;

• степень охвата задач управления;

• класс реализуемых технологических операций;

• тип пользовательского интерфейса;

• способ построения сети.

По степени централизации технологического процесса ИТ в системах управления делят на централизованные, децентрализован­ные и комбинированные технологии:

Централизованные технологии характеризуются тем, что обработка информации и решение основных функциональных задач экономиче­ского объекта производятся в центре обработки ИТ - центральном сер­вере, организованной на предприятии вычислительной сети либо в отрас­левом или территориальном информационно-вычислительном центре.

Децентрализованные технологии основываются на локальном приме­нении средств вычислительной техники, установленных на рабочих местах пользователей для решения конкретной задачи специалиста. Де­централизованные технологии не имеют централизованного автомати­зированного хранилища данных, но обеспечивают пользователей сред­ствами коммуникации для обмена данными между узлами сети.

Комбинированные технологии характеризуются интеграцией про­цессов решения функциональных задач на местах с использованием совместных баз данных и концентрацией всей информации системы в автоматизированном банке данных.

Тип предметной области выделяет функциональные классы задач соответствующих предприятий и организаций, решение которых произ­водится с использованием современной автоматизированной информа­ционной технологии. К ним относятся задачи бухгалтерского учета и аудита, банковской сферы, страховой и налоговой деятельности и др.

По степени охвата автоматизированной информационной техно­логией задач управления выделяют автоматизированную обработку ин­формации на базе использования средств вычислительной техники, ав­томатизацию функций управления, информационную технологию под­держки принятия решений, которые предусматривают использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формиро­вания прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам. К данной классификационной груп­пе относятся также организация электронного офиса как программно-аппаратного комплекса для автоматизации и решения офисных задач, а также экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области.

По классам реализуемых технологических операций ИТ рассмат­риваются в соответствии с решением задач прикладного характера и имеющимся прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические редакторы, табличные процессоры, систе­мы управления базами данных, мультимедийные системы, гипертек­стовые системы и др.

По типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от воз­можностей доступа пользователя к информационным, вычислитель­ным и программным ресурсам, соответствующей используемой на экономическом объекте автоматизированной информационной техно­логии. Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать с вычислительными средствами в интерактивном режиме, оперативно получая информацию для принятия управленческих решений.

Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю телекоммуникационные сред­ства доступа к территориально удаленным информационным и вы­числительным ресурсам.

Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объек­том привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирова­ния организации. Это влечет за собой организацию не только локаль­ных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организацион­ного управления. Все они ориентированы на технологическое взаи­модействие, которое организуется за счет средств передачи, обработ­ки, накопления, хранения и защиты информации.

Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосред­ственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.

Выбор стратегии организации автоматизированной информаци­онной технологии определяется следующими факторами:

• областью функционирования предприятия или организации;

• типом предприятия или организации;

• производственно-хозяйственной или иной деятельностью;

• принятой моделью управления организацией или предприятием;

• новыми задачами в управлении;

• существующей информационной инфраструктурой и т. д.

Основополагающим фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и сущест­вующей информационной инфраструктуре является область функ­ционирования экономического объекта, в соответствии с которой организации можно разделить на группы, представленные в табл. 1.1. На формирование технологии обработки информации оказывает влияние тип организации. В организациях различного типа в зави­симости от требований к решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации. При внедрении информационных систем организационного управления и технологий основными критериями являются также величина организации и область ее функционирования. С учетом этих критериев делается выбор программно-аппаратного обеспече­ния информационной технологии решения конкретных функцио­нальных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.

1. На малых предприятиях различных сфер деятельности инфор­мационные технологии, как правило, связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по на­правленности деятельности фирмы и организации телекоммуника­ционной среды для связи пользователей между собой и с другими предприятиями и организациями. Персонал малых предприятий ра­ботает в среде локальных вычислительных сетей различной тополо­гии с организацией автоматизированного банка данных для концен­трации информационных ресурсов предприятия.

Индивидуальные приложения и функциональная информация специалистов малого предприятия локализуются на уровне автомати­зированных рабочих мест (рабочих станций) локальной вычислитель­ной сети, а автоматизированный банк данных используется для эф­фективной информационной поддержки работы верхнего звена управления. Поэтому на малых предприятиях наиболее целесообразна организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.

В качестве центральной вычислительной системы, реализуемой для организации автоматизированного банка данных, используются UNIX-сервер, мэйнфрейм или суперкомпьютер.

Комбинированная сетевая организация автоматизированной ин­формационной технологии имеет следующие преимущества:

• экономия эксплуатационных расходов;

• возможность эффективной реализации архитектуры «клиент-сервер»;

• высокая адаптивность к требованиям пользователей за счет широкого спектра вариантов сочетания аппаратных и программных средств и т. д.

Однако концентрация системы вокруг единственного сервера не всегда является лучшим решением, так как существуют жесткие ог­раничения на количество клиентов, подключенных к серверу. Уве­личение числа клиентов приводит к замедлению реакции системы. Кроме того, в современных условиях функционирования предпри­ятия или организации для выработки оптимального управленческого решения необходимо централизованно решать разноплановые зада­чи, начиная с традиционных бизнес-приложений типа программ бухгалтерского учета и заканчивая задачами оценки коммерческого риска с использованием систем искусственного интеллекта. Практи­ка показывает, что смешивать весь спектр подобных задач в одном компьютере неэффективно, а попытки обойти указанные ограниче­ния за счет наращивания вычислительной мощности центрального сервера приводят к резкому увеличению финансовых затрат. Поэто­му подобное комбинированное построение автоматизированной ин­формационной технологии и организация локальной вычислительной сети с одним информационным узлом концентрации вполне себя оправдывают только при реализации на малых предприятиях.

2. В средних организациях (предприятиях) большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным бизнес-процессам. Для таких организаций (предприятий, фирм) характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью фирмы, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д. Производится наращивание возможностей различных форм организации хранения и использования данных: разграничение доступа, расширение средств поиска, иерархия хранения, классификации и т. д.

Для исключения узких мест в организации информационной технологии средних предприятий используется несколько серверов в различных функциональных подразделениях предприятия. Так, ло­кальная вычислительная сеть средних предприятий представляет со­бой двухуровневую вычислительную сеть, на верхнем уровне которой организована коммуникационная среда для обмена информацией между локальными серверами, а на нижнем уровне — подключение локальных вычислительных сетей различной топологии каждого функционального подразделения к локальному серверу для обеспе­чения пользователям взаимного обмена информацией и доступа к корпоративным ресурсам.

3. В крупных организациях (предприятиях) информационная технология строится на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей. Корпоративная информационная технология крупного предприятия имеет, как правило, трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы — в подразделениях и филиалах, станции клиентов, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения — у персонала компании.