Роль структуры управления в информационной системе

Информационная система как объект управления

Создание и использование ИС для любой организации нацелены на решение следующих задач:

1. Структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме - эффективный бизнес; в государственном предприятии - решение социальных и экономических задач.

2. ИС должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. ИС должна обеспечить производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации.

Для создания и использования ИС необходимо сначала определить структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности компьютерной технологии. ИС является частью организации, а ключевые элементы любой организации - структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал, субкультура.

Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций (Слайд 5):

1. Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

2. Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

3. Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

4. Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) и специалист-экономист.

5. Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

6. Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников:

· финансовые стимулы - зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

· психологические стимулы - благодарности, грамоты, звания, степени, доски почета и т.п.

Принятие решения - в последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Т.о. принятие решения - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели (Слайд 6).

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. Более простые задачи, требующие немедленного (оперативного) решения возникают в значительно большем количестве, а значит, и уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, т.е. управление и временной фактор взаимосвязаны.

При рассмотрении системы управления – т.н. Управленческой пирамиды (Слайд 7), выделяются три уров­ня управления:

1.Оперативный уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного управления большой объем занимают учетные задачи.

2.Тактический (функциональный) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

3.Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

На каждом из этих уровнях управления имеются свои задачи, при решении которых возникает потребность в ин­формации, т.е. информационные запросы (Слайд 8)к ИС. Эти запросы обращены к соответствующей ин­формации в ИС. ИТ в ИС позволяют обработать запросы и, используя имеющуюся информацию, сформировать ответ на эти зап­росы. Таким образом, на каждом уровне управления появ­ляется информация, служащая основой для принятия со­ответствующих решений.

В соответствии с характером информации и решений в орга­низации появляются ИС определен­ного уровня (Слайд 9). В каждой из них организуются и выполняются следующие действия и процессы (Слайд 10):

• выявление информационных потребностей;
• отбор источников информации;
• сбор информации;
• ввод информации из внешних или внутренних источников;
• обработка информации, оценка ее полноты и значимости и представление ее в удоб­ном виде;
• вывод информации для предоставления потребителям или передачи в другую систему;
• использование информации для оценки тенденций, разработки прогнозов, оценки альтернатив ре­шений и действий, выработки стратегии;
• организация обратной связи — по выходной информации, выработанной данной ИС, осуществлять коррекцию входной информации.

Все эти действия осуществляются с помощью тех или иных ИТ в рамках ИС организации. Для любой организации является су­щественным установление регламента функционирования информационной системы — от выявления информацион­ных потребностей до использования информации. Речь идет о типизации задач, решаемых в организации, установле­нии периодичности получения, обработки и использования информации, стандартизации входных и выходных докумен­тов, стандартизации процедур обработки информации.

Запросы к информационной системе и, следовательно, про­цедуры формирования ответа на них можно подразделить на рутинные и нерутинные. Рутинныепроцедуры характе­ризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение рутинныхзадач и процедуробработ­киинформации позволяет их формализовать, а в дальней­шем и автоматизировать.

Если рутин­ные повседневные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать нерутинныеслучайные запросы.

В основе любой системы лежит процесс. В основе ИС — процесс производства информации. Поэтому можно рассматривать ИС как систему управления, где этот процесс являет­ся объектом управления. И как во всякой системе управле­ния, существуют органы управления информационной си­стемой (Слайд 11).

Возрастание объемов информации в информационной си­стеме организаций, потребность в ускорении и более слож­ных способах ее переработки вызывают необходимость ав­томатизации работы ИС, т.е. авто­матизации обработки информации. В неавтоматизированной ИС все дей­ствия с информацией и решения осуществляет человек. Ав­томатизация процессов обработки информации приводит к появлению в рамках алгоритмов обработки решающих правил. Это приведет к перерастанию «чистой» ИС в ИС управления. В рамках такой системы частично реализованы и функции че­ловека по принятию решений.