Задачи и структура системы научно-справочного аппарата

Документы, хранящиеся в государственных архивах, содержат информацию, отражающую многогранный общественный опыт. С каждым годом растет интерес к ней. Ключ к архивным богатствам — система научно-справочного аппарата (СНСА), представляющая комплекс архивных справочников (описи, каталоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС), создаваемых на единых методологических и научно-методических основах. Она обеспечивает сохранность и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда, архива и НАФ Беларуси в целях всестороннего использования.

По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит СНСА, ее можно разделить следующим образом:

1. НАФ Беларуси — республиканский фондовый каталог Белкомархива;

2. Архив — описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт архива и др.;

3. Фонд — опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.;

4. Отдельное дело и документ — каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, заверительная надпись и др.

Архивные справочники и АИПС по признаку уровня комплексов подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы фондов (страны в целом, области, района), общеархивные справочники и АИПС — поиск документов по материалам конкретного архива в целом, межфондовые справочники и АИПС — поиск документов по нескольким фондам одного архива, пофондовые справочники — поиск документов по материалам конкретного фонда.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет. По нему СНСА делится на две группы: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. В каждой из этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива, и дополнительные, создаваемые только тогда, когда в них ощущается необходимость. К основным справочникам по учету относятся фондовый каталог, список фондов, листы фондов, описи, к дополнительным — книга поступлений, реестры описей и др.

К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным — обзоры, указатели, справочники и др.

Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в своей совокупности создают основание структуры системы. Классификация справочников в соответствии с признаком уровня комплексов позволяет воспроизвести структурное построение НАФ Беларуси, определить уровни входа в систему НСА в целях поиска информации и представить эту систему в виде отдельных ИПС, расположенных по вертикали. Классификация ИПС в соответствии с их функциями дает возможность определить информационную нагрузку конкретных типов справочников, расположенных по горизонтали, их взаимосвязь и взаимодействие в рамках СНСА.

Система научно-справочного аппарата должна отвечать следующим требованиям:

— применение ко всем категориям документов, в том числе создаваемых в делопроизводстве учреждений и хранящихся в архивах разного профиля. Это позволяет обеспечить преемственность СНА ведомственных и государственных архивов;

— унифицированность методики составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников;

— взаимодополняемость справочников, позволяющая восполнить объективные недостатки одних справочников, обусловленные локальными целями их создания, наличием других.

Необходимо отметить, что состав и количество справочников, применяемых в архивах, различны. Для центральных архивов они одни, для областных — другие, для ведомственных архивов — третьи.

Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей. При этом важно, чтобы архив располагал такой системой справочников, которая бы обеспечивала рациональное выполнение всех видов работ с документами, гарантировала их сохранность и интенсивное использование, а также содержала независимо от профиля архива информацию на всех уровнях входа в систему НСА.

При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, который включает определение оптимального состава справочников, выработку рациональной методики их составления и установления очередности проведения работ. Такой подход позволяет добиться необходимого информационного уровня архивных справочников без лишних затрат времени и средств.

Основой успеха является категорирование фондов. В зависимости от научно-исторической и информационной значимости документов фондов, их характера, интенсивности использования и степени сохранности фонды делятся на три категории.

К первой категории отнесены фонды, содержащие многоаспектную, разноплановую документную информацию, освещающие важнейшие стороны деятельности общества и активно используемые. В НИАБ к первой категории отнесены фонды канцелярий гражданских губернаторов, губернских правлений и др.; в НА РБ — фонды ЦК КПБ, ЦИК, Президиума Верховного Совета, СНК, СМ БССР и др.; в областных архивах — фонды губернских, областных и окружных исполкомов Советов и др.

Вторую категорию составляют фонды, хранящие информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления, и менее используемые. В НИАБ к ней отнесены фонды губернских чертежных, губернских по крестьянским делам присутствий, Минского окружного суда и др.; в НА РБ — фонды наркоматов и министерства республики и др.; в областных архивах — фонды исполкомов уездных, районных и городских Советов и др.

В третью категорию входят фонды с менее ценной, ограниченной рамками одного вопроса или темы информацией и используемые в основном в справочных целях. В НИАБ к ним причислены фонды волостных судов, уездных съездов мировых судей и др., в НА РБ — фонды волостных военно-революционных комитетов, редакций газет и другие, в областных архивах — школ, МТС и др.

В государственных архивах республики созданы картотеки учета состояния научно-справочного аппарата фондов. На каждый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах документов фонда. В ее специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об использовании документов. На обратной стороне дается информация о мерах по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: перечисляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов.

В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов является основой для создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата к документам архивов.

§ 2. Виды научно-
справочного аппарата

Архивные описи. Архивная опись — архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и создания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Она является основным учетным документом и справочником по содержанию документов (представляет собой систематизированный перечень заголовков и других сведений — (дат, количества листов) о составе и содержании дел архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции) с самостоятельной порядковой нумерацией (при­ложение 8). Опись выполняет одновременно три важнейшие функции в системе научно-справочного аппарата: 1) раскрытие состава и содержания дела; 2) закрепление систематизации дел внутри фонда или его части; 3) обеспечение учета дел.

Опись является первичным справочником, на основе которого составляются другие информационно-поисковые справочники (каталоги, обзоры, путеводители и др.).

Описи составляются в основном в ведомственных архивах. В государственных архивах же проводится главным образом работа по усовершенствованию ранее составленных описей. Это вызвано несоответствием их информационного уровня современным требованиям использования документов. Кроме того, описи готовятся на фонды личного происхождения.

Все подготовленные описи на документы постоянного срока хранения учреждений и личного происхождения утверждаются ЭПК архивных учреждений.

Опись состоит из собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей), и вспомогательного справочного аппарата к ней.

Описательная статья описи — это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

— порядковый номер;

— делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер;

— заголовок дела;

— крайние даты документов (число, месяц, год);

— количество листов в деле.

Опись Совета Народных Комиссаров БССР

Вспомогательный справочный аппарат к описи. Каждый элемент вспомогательного справочного аппарата к описи несет определенную информационную нагрузку. Их выбор определяется дифференцированно, в зависимости от категории фонда. Для описей всех фондов составляются:

— титульный лист;

— оглавление, если опись имеет разделы;

— список сокращенных слов;

— переводные таблицы шифров, если опись фонда перерабатывалась.

Для описей фондов первой и второй категорий, кроме указанного, составляются предисловия и указатели.

Категорийность фонда оказывает также существенное влияние на информационный уровень вспомогательного справочного аппарата к описи. Для фондов первой категории предисловие составляется более подробно, особенно по истории фондообразователя; в дополнение к нему могут разрабатываться схемы классификации документов, структуры учреждений и др. Указатели к таким фондам делаются более развернутыми, чем к описям фондов второй категории.

Архивные каталоги. Среди архивных справочников каталоги занимают одно из ведущих мест. Они являются подсистемой НСА, выполняющей информационно-поисковую функцию и позволяющей в наиболее доступной и удобной форме раскрывать содержание документов. Каталоги дают возможность собрать в одном месте сведения по одному и тому же лицу, учреждению или вопросу, находящиеся в документах различных фондов, и тем самым облегчают работу как исследователей, так и сотрудников архивов.

Каталог — межфондовый архивный справочник (как правило, карточный), в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для него схемой классификации документной информации.

В настоящее время в большинстве белорусских государственных архивов созданы систематические и именные, в некоторых имеются предметные, географические и другие каталоги. При определении их состава архивисты исходят из профиля архива, состава и содержания его фондов, интенсивности и задач использования документов, наличия других архивных справочников и их качества, материально-технических возможностей архивного учреждения. В НА РБ, например, имеются систематический и именной каталоги, а также предметно-тематический каталог на документы периода Великой Отечественной войны и картотека участников партизанского движения и подполья республики.

Систематический каталог — это каталог, в котором документная информация систематизирована по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности. Он занимает ведущее место среди каталогов.

В белорусских архивах систематические каталоги построены по “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (XVIII — начало XX в.) (М., 1983 г.) и “Схеме единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР” (советский период) (2-е издание. М., 1978).

В основе схем лежит сочетание двух способов раскрытия явлений действительности — логического и исторического.

Все общие понятия, образующие структуру схем, организованы в основном по логическому принципу: применяется деление от общего к частному и от высшего к низшему. Схемы единой классификации (СЕК) состоят из главных, основных таблиц и таблиц общих определителей.

Главные таблицы — стержень структур схем, концентрированно раскрывают всю совокупность понятий о содержании поисковых систем.

В Схеме ... (XVIII — начало XX в.) выделены следующие отделы:

1) Б/З Государственная власть. Государственное управление. Самоуправление. Охрана существующего строя;

2) И — Общественно-политическое движение. Революционная борьба;

3) К — Природные условия;

4) Л/Т — Экономическое развитие;

5) У/Н — Культура. Наука. Быт. Религия.

Схема советского периода также состоит из пяти отделов:

1) А — Великая Октябрьская социалистическая революция. Установление и упрочнение Советской власти;

2) Б/З — Государственное строительство. Государственная власть. Охрана государственности;

3) И/К — Общественно-политическая жизнь. Общественно-политическое движение;

4) Л/Т — Народное хозяйство;

5) У/Н — Культура. Наука. Здравоохранение.

Основные таблицы СЕК включают совокупность специфических понятий, наполняющих отделы главных таблиц и являющихся ключом для организации и построения систематического каталога. Общая структура ее такова: каждый из отделов делится на подотделы, в основном по отраслевому признаку, подотделы располагаются в логической последовательности и имеют свое специфическое внутреннее деление на разделы и подразделы.

Таблицы определителей предназначены для большей детализации понятий и исключения повторов в текстах основных таблиц схем. Применение таблиц определителей создает возможность многоаспектной характеристики информации.

Таблицы определителей СЕК подразделяются на два типа: таблицы общих определителей и таблицы специальных определителей.

Таблицы, в которых содержатся понятия, обозначающие характерные признаки для информации всех или многих подразделений схем, относятся к таблицам общих определителей. Например, в Схеме XVIII — начала XX в. имеются следующие таблицы общих определителей: аспекты групп населения, языка, административно-территориальных единиц и отдельных регионов.

Таблицы, в которые включены понятия, обозначающие признаки, характерные для информации определенных подразделений схем, относятся к таблицам специальных определителей и используются только в тех подразделениях схем, для которых они составлены. В Схеме советского периода имеется, например, таблица специальных определителей аспекта к подразделу “Э” — “Физкультура и спорт”. К схеме приложены алфавитно-предметные указатели со ссылками на соответствующие индексы, которые помогают ориентироваться в понятиях основных таблиц, таблиц общих и специальных определителей. Имеющиеся методические указания по применению схем содержат характеристику СЕК, рекомендации по их применению, методику индексирования, вопросы организации и ведения каталогов в государственных архивах. Они снабжены примерами, которые помогают освоить методику работы со схемами.

Существенным недостатком разработанных специалистами ВНИИДАД и Главархива СССР классификационных схем является то, что в них в недостаточной степени отражены исторические события, происходившие в стране, и особенности развития союзных республик. Поэтому в белорусских архивах вошло в практику составление дополнений к отдельным разделам общепринятых схем с учетом информации, накопленной в систематических каталогах.

Например, подраздел БО раздела “Государственное строительство” схемы единой классификации выглядит так:

БО “Национальная политика” сведения об установлении, развитии и совершенствовании новых отношений между нациями и народностями СССР, устранении расовой и национальной нетерпимости в отношениях между нациями, охране национальных меньшинств.

После доработки схема подраздела в каталоге НА РБ архива приняла следующий вид:

БО Национальная политика (общие вопросы).

-"- Работа среди нацменьшинств (общего характера). Съезды и конференции нацменьшинств;

-"- Работа среди белорусов, проживающих за пределами республики.

Учет белорусов, проживающих за пределами республики.

См. Б115 14

БО Учреждения и организации.

-"- Белнацком

-"- Отделения Белнацкома

-"- Наркомнац БССР

-"- Национальная комиссия при ЦИК БССР

-"- Национальные комиссии при исполкомах

Артели еврейские — см. Р330 л. 29
Библиотеки еврейские — см. Ш201
и т.д.

В официальной схеме подраздел В202 подотдела В “Государственная власть и государственное управление” состоит из краткой формулировки “Высшие органы государственной власти союзных республик”.

В систематическом каталоге НА РБ установлены следующие деления:

В202 Высшие органы государственной власти БССР

-"- Облисполкомзап

-"- Военно-революционный Совет БССР

В20201 Съезды Советов

В20202 Военревком БССР

В20203 ЦИК БССР

-"- Сессия ЦИК БССР

-"- Протоколы заседаний Президиума ЦИК БССР

-"- Бюро при ЦИК БССР

и т.д.

С учетом хранящейся информации существенно доработан отдел “Н” “Промышленность”.

По мере поступления новой информации в схему вносятся соответствующие дополнения.

В государственных архивах постоянно ведется работа по пополнению каталогов новой документной информацией. Каталогизация — это комплекс работ по созданию архивных каталогов, включающий разработку схем классификации, выявление и отбор документов для тематической разработки, описание их на специальных карточках, редактирование, индексацию, систематизацию и включение их в каталог, оформление и ведение каталогов.

В архивах республики практикуется как специальная тематическая разработка документов, так и попутная, — в процессе исполнения тематических запросов, подготовки документальных публикаций, путеводителей, усовершенствования описей и т.д.

В основу методики каталогизации документов положен дифференцированный подход, который проявляется в порядке отбора и методах их описания. Очередность тематической разработки фондов определяется их категорийностью, перспективами и интенсивностью использования документов, состоянием научно-справочного аппарата архива и задачами, которые он решает в данный момент. В первую очередь каталогизируются фонды первой и второй категорий.

В некоторых архивах практикуется комплексная каталогизация фондов одной системы учреждений, иногда разных категорий. Так, в областных архивах после тематической разработки документов фондов облисполкомов начали работу с фондами райисполкомов. В госархиве Гродненской области комплексно каталогизировались фонды областного и районных финансовых отделов, областного управления и районных отделов сельского хозяйства. Такой метод позволяет взять на учет наиболее ценный массив информации по данной отрасли при меньших затратах времени и сокращении дублетности.

Отбор документов идет не только на уровне фонда, но и их структурных подразделений. В крупных фондах иногда сразу принимаются решения не каталогизировать документы того или иного структурного подразделения, учитывая особую роль последнего в деятельности учреждения. Например, в облстатуправлении не разрабатывались документы отдела кадров и бухгалтерии.

При подготовке к каталогизации проводится анализ дел с точки зрения целесообразности их разработки и определения методов описания.

Путеводители. Путеводитель — архивный справочник, содержащий краткие сведения о документах одного или нескольких архивов. Он играет значительную роль в системе научно-справочного аппарата.

Путеводители бывают различных типов: путеводители по архивам (или межархивные путеводители), путеводители по фондам архива, тематические путеводители, краткие справочники.

Путеводитель по архивам — это архивный справочник, в котором дан систематизированный перечень архивов с краткой характеристикой хранящихся в них документов. Примером такого путеводителя является двухтомник “Государст­венные архивы СССР” (М., 1989), в подготовке которого принимали участие и белорусские архивисты. В нем собраны сведения о всех центральных архивах СССР и государственных архивах союзных республик по состоянию на середину 80-х годов. Каждой республике посвящен раздел, в котором даются справки на ее архивы.

В справке приводятся полное и сокращенное название архива, его адрес, количество и крайние даты хранимых документов, краткая история архива. В справках о центральных и областных архивах имеются аннотации о содержании основных групп документов фондов.

Несмотря на распад СССР и происшедшие изменения в сети и названии архивов, справочник не утратил своего информационного значения и является единственным изданием, где охарактеризованы все архивы республик.

Наиболее распространенный вид путеводителей — путеводитель по фондам архива. Он представляет собой систематизированный перечень наименований архивных фондов с их краткими характеристиками.

В Беларуси подготовлено девять подобных путеводителей, восемь из которых изданы (глава 8). В печати находится путеводитель по Белорусскому государственному архиву-музею литературы и искусства.

Путеводители бывают межархивные и архивные. В первом информация дается одновременно о фондах нескольких архивов, во втором — речь идет о фондах одного архива.

Схема построения путеводителя зависит от состава и содержания фондов архива. Большинство архивов при подготовке путеводителей берут за основу производственно-отраслевую схему. Ее суть сводится к тому, что характеристики фондов группируются в разделы и подразделы с учетом тех отраслей государственной деятельности, экономики, культуры и науки, с которыми были связаны фондообразователи. По этой схеме составлены все путеводители Беларуси.

Обзоры документов. Обзор документов — это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов и предназначенный для информирования заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Обзоры бывают двух видов: обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда — архивный справочник, который раскрывает состав и содержание документов одного архивного фонда с указанием их поисковых данных. В него включается информация о всех делах фонда. Его построение не зависит от порядка организации документов в фонде и не закрепляет их систематизацию.

Обзоры фондов составляются на наиболее актуальные, содержащие многоаспектную информацию и представляющие особый интерес для научной общественности фонды. Например, в НА РБ имеется обзор фонда Центрального статистического управления БССР за 1918—1930 гг., а в НИАБ — фонда князей Радзивиллов.

Тематический обзор — архивный справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме. Он раскрывает содержание документов независимо от их фондовой принадлежности. Такой обзор может охватывать документы одного фонда или его части, или группы фондов, хранящихся как в одном, так и в нескольких архивах.

Подготовка тематических обзоров наиболее целесообразна в случаях, когда в архивах имеется значительное количество документов по той или иной теме. В качестве примера тематического обзора можно назвать “Обзор документальных материалов ЦГАОР БССР о состоянии и развитии сельского хозяйства”.

Обзоры состоят из историко-археографического предисловия, характеристики документов и справочного аппарата.

В историко-археографическом предисловии отражается: а) история фондообразователя; б) история фонда; в) принципы построения и порядок пользования обзором.

При освещении истории фондообразователя необходимо показать обстановку и причины создания учреждения, время его деятельности, все преобразования, происшедшие с ним, задачи, компетенцию и функции, подведомственность, организационную структуру, причины ликвидации, название учреждения, его правопреемника.

Во второй части предисловия указываются крайние даты документов фонда, их количество, откуда, когда, при каких обстоятельствах и в каком состоянии они поступали в госархив. В ней раскрываются полнота и степень сохранности документов, состав и содержание утраченных материалов, отмечаются палеографические, лексические и другие особенности материалов, а также наличие документов на иностранных языках. Здесь же отражается упорядоченность и доступность документов для использования, наличие научно-справочного аппарата к ним.

В третьей части историко-археографического предисловия обосновываются принципы построения обзора, указываются приемы раскрытия содержания документов, состав научно-справочного аппарата к обзору и порядок пользования им и обзором в целом.

Объем частей историко-археографического предисловия определяется характером и масштабами деятельности учреждения-фондообразователя, составом и количеством отложившихся документов.

Центральной частью обзора является характеристика документов. Ее назначение состоит в том, чтобы дать исследователю максимально полное и правильное представление о составе и содержании документов в логически стройной системе и по возможности в строгой обобщенной форме. Решение этой задачи зависит от двух моментов: 1) системы построения обзора; 2) способа раскрытия содержания документов.

Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая.

§ 3. Автоматизированные информационно-поисковые системы

В условиях научно-технического прогресса и, в частности, быстрого развития электронной техники во всех сферах информационной деятельности наряду с традиционными методами справочно-информационного обслуживания широко используются автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС), созданные на базе электронно-вычислительных машин. Эта тенденция характерна и для архивных учреждений. Пока архивы существенно отстают в деле разработки и внедрения АИПС в практику работы.

Первыми разработками архивистов были всесоюзные автоматизированные информационно-поисковые системы по темам “Документы Великого Октября” и “Памятники архитектуры и градостроительства”, в которых принимали участие и сотрудники белорусских архивов. Их роль свелась к заполнению тематических карточек по установленному образцу.

Лишь с начала 90-х годов, когда в архивах появились персональные ЭВМ, началась самостоятельная разработка АИПС.

В НА РБ, например, создана АИПС “Германская неволя”, в Белкомархиве формируется автоматизированный банк данных о лицах, необоснованно репрессированных в 20—50-е годы.

АИПС “Германская неволя” предназначена для поиска сведений о жителях республики, угнанных на принудительные работы в Германию и другие страны Европы в годы второй мировой войны. Базу данных составляют документы, хранящиеся в НА РБ. На каждого человека введены следующие данные: фамилия, имя, отчество, год и место рождения, дата угона на принудительные работы и поисковые данные хранящейся информации (номера фондов, описей, дел и листов). Ввод информации в компьютер осуществлялся непосредственно с документов. Автоматизированный поиск информации ведется по фамилиям, именам, отчествам лиц, угнанных на принудительные работы, с учетом данных о времени и месте их рождения.

АИПС “Германская неволя” позволяет ускорить исполнение запросов социально-правового характера. АИПС о необоснованно репрессированных в Беларуси в 20—50-е годы носит общереспубликанский характер. База данных формируется на основе материалов государственных архивов и архивов учреждений КГБ и МВД. Для этих целей разработана карточка индивидуального учета. Она включает 34 графы. Среди них — фамилия, имя и отчество реабилитированного, пол, число, месяц и год рождения, национальность, социальное происхождение, партийность, образование, должность и место работы на момент применения репрессии, адрес проживания, количественный состав семьи, участие в революционных событиях и войнах, число, месяц и год ареста и осуждения, содержание обвинения и мера наказания, дата реабилитации, поисковые данные имеющейся информации и др. Заполненные карточки концентрируются в Белкомархиве, где осуществляется ввод с них информации в компьютер.

Создаваемая АИПС обеспечивает решение следующих задач:

— учет лиц, репрессированных на территории Беларуси за период с 1920 по 1953 г., информация о которых содержится в архивных документах;

— учет архивных фондов и дел, содержащих документы со сведениями о репрессированных;

— многоаспектный поиск и выдача информации. ИПС обеспечивает поиск по всем полям формата и их сочетаниям с использованием операций реляционной алгебры (и, или, не). По полям “Фамилия”, “Имя”, “Отчество”, “Место рождения”, “Национальность”, “Место жительства”, “Должность”, “Место работы”, “Участие в революционных и боевых событиях”, “Каким органом осужден”, “Мера наказания”, “Характер обвинения”, “Место отбытия наказания”, “Причина гибели”, “Место захоронения”, “Каким органом реабилитирован” производится контекстный поиск (поиск по словам и словосочетаниям естественного языка, записанным в виде связного текста в данных полях);

— адресный поиск сведений о конкретных лицах и конкретных документов;

— анализ национального, профессионального и социального состава лиц, репрессированных в БССР в эти годы;

— предоставление статистических данных о необоснованно репрессированных, а также документах и фондах, содержащих сведения о данных персоналиях. Задача решается с помощью аппарата автоматического подсчета количества документов, хранящихся в базе данных, всего и по каждому из заданных аспектов.

Создаваемая АИПС о необоснованно репрессированных, не­смотря на то что работа еще не завершена, активно использует­ся. На ее основе готовятся информации для книг “Память”, пуб­ликации в периодической печати, исполняются запросы и т.д.

Говоря в целом о внедрении автоматизированных технологий для поиска документной информации в архивных учреждениях республики, следует отметить, что ее масштабы и реальная значимость для практической работы пока невелики. Это объясняется отсутствием разработанной концепции информатизации архивной отрасли, основных ее направлений. Только начинает определяться перечень АИПС к документам госархивов. Несмотря на такое положение дел, архивисты убеждены в необходимости дальнейшего развития и внедрения автоматизированных технологий.

Организация использования документов Государственного
архивного фонда Беларуси

§ 1. Цели научно-информационной
деятельности госархивов

Одной из основных функций архивных учреждений является обеспечение государства и общества необходимой ретроспективной информацией о составе, содержании и местонахождении архивных документов. Архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, предоставляют материалы для изучения в читальных залах, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах печать, радио, телевидение и кино, исполняют запросы учреждений и заявления граждан, выдают им архивные справки и копии документов.

Для повышения эффективности научно-информационной деятельности архивы изучают общественные потребности в ретроспективных материалах и устанавливают деловые контакты с их потребителями.

В настоящее время архивные документы используются в научных, народнохозяйственных, агитационно-пропагандистских, учебных и других целях, а также для удовлетворения социально-правовых и имущественных интересов граждан.

Использование документов в научных целях содействует разработке многих актуальных проблем. Особо важную роль документальные источники играют в развитии исторической науки. Сейчас, когда пересматриваются многие концепции истории белорусского народа, еще более возрастает значение архивных материалов. К ним часто обращаются экономисты, представители искусствоведения, архитектуры, медицины и других областей науки.

Информационная деятельность в народнохозяйственных целях всегда занимала значительное место в архивных учреждениях. В настоящее время архивные документы могут помочь при принятии правильных экономических решений.

Архивисты активно популяризуют документы. Известный вклад вносят архивы в развитие художественного творчества. Документальные источники являются базой для написания художественных произведений, сценариев для кино и телефильмов, спектаклей, помогают при реставрации памятников архитектуры, живописи и др.

Преподавание истории в учебных заведениях немыслимо без использования архивных документов. Они способствуют более качественному усвоению знаний.

Архивы стоят на страже интересов граждан, обеспечивая их справками о трудовой деятельности, учебе, награждении орденами и медалями, подтверждая владение собственностью и т.д.

Научно-информационная деятельность государственных архивов осуществляется в разнообразных формах, под которой понимается вид информационного обслуживания потребителей или способ предоставления им ретроспективной информации.

Среди наиболее распространенных форм использования документов в белорусских архивах — инициативное информирование об архивных источниках, предоставление документов исследователям в читальных залах, организация выставок, исполнение запросов учреждений и заявлений граждан, выдача документов во временное пользование учреждениям и др.

§ 2. Инициативное информирование

Инициативное информирование — это целенаправленное обеспечение по инициативе государственного архива учреждений сведениями о составе, содержании и месте хранения архивных источников.

Исходным этапом в этой работе является определение тематики информаций. При ее выборе следует руководствоваться задачами, решаемыми обществом на данном этапе развития, а также учреждениями, заинтересованными в ретроспективной информации.

Определение тематики неразрывно связано с изучением потребностей государства и общества в такой информации. Для этого можно использовать такие каналы, как:

— знакомство с перспективными и текущими планами работы учреждений;

— согласование планов архивов по научно-информационной деятельности с учреждениями;

— изучение тематики запросов учреждений, поступающих в архив, а также плановых и служебных заданий их представителей, работающих в читальном зале.

Для выявления потребностей учреждений в архивных документах можно использовать анкетный опрос, целью которого является получение ответов от учреждений, какого рода ретроспективная информация им необходима.

Важное место в работе по инициативному информированию занимает налаживание непосредственных связей с учреждениями-потребителями ретроспективной информации. От того, насколько установлены эти контакты, во многом зависит эффективность использования документов.

На тематику инициативного информирования оказывают влияние также состав, содержание и хронологические рамки хранящихся в архиве документов.

В практике работы государственных архивов республики наибольшее распространение получило составление двух видов информационных документов — информационных писем и тематических перечней. Выбор формы подачи ретроспективной информации зависит от характера и объема выявленных документов и целей информации.

Информационное письмо — наиболее простой вид информационного документа. Оно составляется в виде краткого официального письма, содержащего информацию о наличии в архиве сведений по определенному вопросу или теме. Цель письма — привлечь внимание учреждения к имеющимся документам и подсказать возможные пути получения их копий.

Письмо содержит название фондов с краткой характеристикой документов, относящихся к теме информации. Кроме того, в нем даются рекомендации по использованию документов (изучение в читальном зале, изготовление копий и т.д.) на случай, если учреждение, куда направлена информация, заинтересуется ей. Информационное письмо подписывает руковод­ство архива.

Тематический перечень документов представляет собой список заголовков дел или документов по определенной тематике. Учитывая значительные затраты времени на подготовку перечня, рекомендуется его составлять только при наличии предварительной согласованности между архивом и учреждением.

Перечень имеет заголовок, в котором указывается название темы информации, наименование архива, по материалам которого проведено выявление документов.

Перечень содержит следующие графы: номер по порядку, дата (число,месяц, год), заголовок документа, поисковые данные (номера фондов, описей, дел и листов) и примечания.

Схема построения перечня может быть различна в зависимости от характера, содержания и объема документов — хронологическая, тематическая, предметно-вопросная и др.

Тематический перечень составляется после окончания выявления документов по теме и описания их на тематических карточках. К перечню, включающему большое количество документов, целесообразно дать краткое введение, в котором следует обосновать выбор темы, указать фонды, где хранятся выявленные документы, и сообщить принцип построения перечня. Перечень подписывают директор архива и составитель.

Инициативное информирование способствует расширению круга потребителей ретроспективной информации и развитию других видов работ по использованию документов.

§ 3. Работа читального зала архива

Работа исследователей в читальных залах архива — традиционная и наиболее распространенная форма использования документов. Государственные архивы Беларуси обслуживают исследователей как своей республики, так и других государств.

Разрешение работать с архивными документами предоставляется на основании официального письма учреждения, направившего своего сотрудника в архив. В нем указываются фамилия, имя и отчество исследователя, должность, тема, ее хронологические рамки и цель работы. Письмо подписывает руководитель учреждения или ученый секретарь.

Разрешение на право работы в читальном зале дает руко­вод­ство государственного архива на срок не более одного года с момента оформления документов. По истечении этого срока или при изменении темы работы исследователь представляет новое письмо.

Исследователь, допущенный к работе над документами архива, заполняет анкету-обязательство установленного образца (приложение 17), представляет план работы, знакомится с правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Беларуси.

Исследователям в архивах для поиска необходимой информации выдается имеющийся научно-справочный аппарат: описи, каталоги, путеводители и другие справочники, а также документы по теме работы. Они получают в день не более пяти описей и 10 дел. При наличии микрофильмов документов на бумажной основе подлинники, как правило, не выдаются. В порядке исключения вопрос об их выдаче решается руковод­ством архива с учетом конкретных обстоятельств.

Максимальное количество материалов, которые могут находиться в пользовании исследователя, определяется архивом, но не должно превышать пяти описей и 25 дел.

Описи и другие архивные справочники предоставляются исследователю на срок до 5 дней, документы — до 1 месяца. Срок работы с документами может продлеваться, но не более чем на две недели.

Дела исследователю выдаются на основании заполняемых им требований, в которых он при получении дел расписывается. При работе с делами исследователь обязан оформлять листы использования (приложение 18). Исследователь отвечает за сохранность выданных дел. Если при возврате дел будет обнаружена недостача или повреждение документов и это произошло по вине исследователя, он лишается права работы в читальном зале на срок, определенный руководством архива.

Исследователи могут делать выписки из документов и получать заказанные копии документов только по теме исследования. При этом исследователь заполняет лист выдачи копий и выписок из документов. Разрешение на их выдачу дает руко­­вод­ство архива.

В государственных архивах налажен учет работы читальных залов. Для регистрации посещений исследователями читального зала ведется журнал.

На каждого исследователя заводится личное дело, в которое подшиваются письмо учреждения, направившего его на работу в архиве, анкета, план работы, требование на выдачу дел и листы выдачи копий и выписок из документов.

Личные дела не оформляются на представителей учреждений, выполняющих в читальном зале служебные задания.

Для анализа тематики исследований в архиве ведутся специальные картотеки: тематическая (по тематике исследований) и именная (по фамилиям исследователей). На их базе готовятся сводные информационные справочники об использовании документов через читальные залы архивов. В частности, в Беларуси издано три таких справочника[1].

Информация о тематике исследований служит источником для анализа постановки исследовательской работы, помогает в ее координации и определении новых направлений.

§ 4. Организация выставок документов

Одной из наиболее эффективных форм использования архивных материалов являются выставки документов.

Выставка документов — это художественно оформленная подборка копийных или подлинных документов, фотографий и иллюстративных материалов по определенной теме, предназначенная для публичной демонстрации. Выставки бывают стационарные (предназначенные для экспонирования в одном помещении) или передвижные (предназначенные для экспонирования в различных организациях). По времени функционирования они делятся на постоянные и временные.

Выставки организуются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. Проведение совместных выставок позволяет подготовить более масштабную экспозицию. Например, Национальным музеем истории и культуры Республики Беларусь и центральными государственными архивами была организована выставка “Жыве Беларусь”, посвященная 70-летию провозглашения Белорусской Народной Республики и вызвавшая широкий интерес среди общественности.

Тематика выставок бывает различной. Как правило, их приурочивают к юбилейным датам и знаменательным событиям. Так, Белорусский государственный архив-музей литературы и искусства регулярно готовит выставки документов к юбилеям белорусских писателей и артистов.

Подготовка выставки включает изучение литературы по теме, составление тематического плана, выявление и отбор документов для экспонирования, их аннотирование, составление главным образом для крупных выставок экспозиционного плана, подготовку материалов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки.

Тематический план выставки определяет ее структуру, раскрывает состав и содержание разделов. На его основе проводится выявление и отбор документов. В экспозиции по возможности должны быть представлены различные по своему внешнему виду экспонаты, чтобы создать многообразие экспозиционного материала и улучшить выразительность выставки. В экспозиции необходимо сочетать документы обобщающего характера с материалами, раскрывающими детали отдельных событий или фактов. Все отобранные для выставки документы аннотируются.

Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На стационарных выставках допускается показ оригиналов подлинников при создании необходимых условий по обеспечению их сохранности. Организация-устроитель выставки несет ответственность за сохранность документов.

Для организации массового посещения выставки архив информирует общественность о ее открытии по радио, через печать, телевидение, путем расклейки афиш и рассылки пригласительных билетов. Архивом могут проводиться экскурсии по выставке.

§ 5. Исполнение запросов
учреждений и обращений граждан

Государственные архивы уделяют много внимания исполнению поступающих запросов учреждений и заявлений граждан. Учреждения запрашивают сведения по истории городов, районов, населенных пунктов, предприятий, организаций, библиографические данные о политических, государственных и общественных деятелях, ученых, представителях культуры и т.д. Нередки среди них запросы социально-правового характера. Граждане обращаются с просьбами подтвердить трудовой стаж, заработную плату, прохождение службы в Вооруженных силах, участие в партизанском движении, избрание на выборные должности, образование, награждение, имущественные права, политическую реабилитацию, нахождение в немецких концлагерях, тюрьмах и др.

В соответствии с содержанием запросов и заявлений производится поиск необходимых сведений по документам архива. По результатам рассмотрения запросов и заявлений готовятся положительные или отрицательные ответы. Первые даются в виде архивных справок, архивных выписок или копий. При их отсутствии архивная справка может быть исполнена на основании имеющихся в архиве печатных материалов.

Архивная справка — это вид информационного документа, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение о наличии в документах архива сведений, относящихся к предмету запроса с указанием поисковых данных этих документов, например:

Архивная справка

В похозяйственных книгах д. Селютичи Грабовского сельсовета Петриковского района за 1946—1949 гг. значится колхозница колхоза “Власть Советов” Васильева Вера Титовна, 1920 года рождения.

Основание: филиал Госархива Гомельской области в г. Мозыре, ф. 832, оп. 1, д. 22, л. 105.

Директор архива В.В. Сидоров

Зав. отделом
научного использования
документов Н.К. Петрова

Архивная справка составляется по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия документа “Архивная справка” (приложение 19). Она должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по рассматриваемому запросу или заявлению. Не относящиеся к запросу (заявлению) сведения в нее не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, содержащиеся в документах. При этом информация дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, например:

Приказом № 169а по Минскому пединституту им. А.М. Горького от 26 августа 1951 г. Зябко Нина Макаровна зачислена на первый курс физико-математического факультета.

Приказом № 65 по Минскому пединституту им А.М. Горького от 21 апреля 1955 г. студентка четвертого курса Зябко Нина Макаровна отчислена из института.

Основание: Национальный архив, ф. 746, оп. 4, д. 36, л. 363, 369; д. 59, л. 168—169.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица и фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества, года рождения, должности и т.д.).

В справке сведения даются так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки (“так в документах”). Отмечаются также отсутствие и сокращенное написание имени или отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

В справках о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводятся точное название должности, в которой работал заявитель, и годы работы.

Размер заработной платы в справках дается в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.

В справках об образовании при отсутствии в докумен­тах сведений об окончании заявителем учебного заведения сообщаются сведения, в каком классе или на каком курсе он учился.

Архивные справки подписываются руководством архива и заведующим отделом использования документов и заверяются гербовой печатью.

Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к документам, внушающим сомнения в их достоверности, причины выдачи неполной справки и т.п. сообщаются в сопроводительном письме, направляемом вместе с архивной справкой учреждению или гражданину.

При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений составляется отрицательный ответ на фирменном бланке архива, но без надписи “Архивная справка”. В нем указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда еще следует обратиться за справкой по данному вопросу, например:

В частично сохранившихся документах архива сведений о пребывании Воронина Владимира Алек­сеевича, 1935 года рождения, уроженца д. Ма­лодуша Хойникского района, в немецком концлагере “Озаричи” не обнаружено.

Рекомендуем обратиться в Государственный архив Российской Федерации: 119817, г. Москва, ул. Б.Пироговская, 17.

Отрицательные ответы не заверяются гербовой печатью.

По итогам рассмотрения запросов учреждений и заявлений граждан выдаются также архивные копии или выписки из документов.

Архивная копия — это дословное воспроизведение различными средствами (машинопись, фото, электрография и др.) всего текста документа, официально заверенное архивом.

Архивная выписка — это дословное воспроизведение части документов, относящихся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

В архивной выписке извлечениями из текста должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу или заявлению, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должен нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

Для архивных копий и выписок делаются соответственно названия “Архивная копия”, “Архивная выписка”, в конце после текста или на обороте указываются поисковые данные. Они заверяются руководством архива и гербовой печатью.

При исполнении запросов социально-правового характера допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям, с разрешения руководства архива, подлинных личных документов: аттестатов, дипломов, свидетельств и других, кроме паспортов, воинских книжек. На место изъятого личного документа вкладывается копия документа и делается соответствующая отметка.

Все поступающие запросы учреждений и заявлений граждан регистрируются.

§ 6. Выдача архивных документов
во временное пользование учреждениям

Одной из форм информационного обслуживания является предоставление учреждениям документов во временное пользование для выполнения служебных заданий, организации выставок и т.п. Чаще всего в подобных случаях учреждения обращаются к своим же документам, переданным на госу­дарственное хранение.

Дела во временное пользование выдаются на основании письменного запроса учреждения, в котором обосновывается необходимость получения материалов, номера запрашиваемых дел и фамилия лица, которому доверяется их получение.

Передача архивных документов во временное пользование оформляется специальным актом, который подписывается руководителями архива и учреждения. Он заверяется гербовыми печатями обоих учреждений. Срок выдачи дел во временное пользование не должен превышать трех месяцев. При необходимости его продления архиву направляется письмо, в котором обосновывается причина продления срока.

Строгое соблюдение всех требований архива — обязательное условие получения учреждением документов во временное пользование.

Характеристика вышеприведенных форм использования до­ку­ментов не исчерпывает всех форм научно-инфор­мационной деятельности. Они весьма многообразны. Инициатива архивистов и растущие потребности общества в ретроспективной информации рождают новые формы.

* В практике работы госархивов Беларуси встречаются случаи, когда отдельные архивные фонды хранятся в нескольких архивах.

[1] Тематика исследований по документам государственных архивов БССР за 1971—1972 гг.: Справочник. Мн., 1974; То же за 1973—1976 гг. Мн., 1978; То же за 1977—1979 гг. Мн., 1980.