Создание отчета в Мастере отчетов

Создание отчетов

Отчеты являются удобным и гибким способом просмотра и распечатки итоговых сведений из базы данных. С понятием отчета мы знакомились с вами ранее, когда изучали возможности информационно-поисковых систем.

Под отчетом понимается документ, содержание которого формируется на основе информации, размещенной в базе данных по определенному запросу.

В отчетах данные представляются в удобном виде. Отчеты выводятся на экран компьютера или печатаются на принтере. Размещенные в отчетах данные, могут быть в отсортированном виде, особым образом сгруппированы, а также содержать итоговые значения и т. д.

Программа Access предоставляет пользователю несколько способов для создания Отчета: Автоотчет, Мастер отчетовиКонструктор. Отчеты являются самостоятельными объектами базы данных и формируются на основании таблиц или запросов.

После просмотра полученного отчета он может быть сохранен.

Когда пользователю требуется создать отчет с более широкими возможностями, включить в него отдельные поля из одной или нескольких таблиц или запросов, то удобнее использовать Мастер отчетов.

Создание отчета с помощью Мастера рассмотрим на примере многотабличной базы данных «Библиотека дисков».

Пример 1.Создать отчет, содержащий сведения сразу из трех таблиц базы данных «Библиотека дисков». Из таблицы «Клиенты» выбрать фамилию клиента, его имя, телефон, из таблицы «Диски» - название диска, а из таблицы «Выдача дисков» - дату выдачи и отметку о возврате.

Решение данного примера осуществляется следующим образом:

1. Откройте базу данных «Библиотека дисков» и щелкните два раза мышью по надписи Создание отчета с помощью мастерав окне Базы данных.

2. В окне Создание отчетов поочередно активизируя название таблиц базы данных в списке Таблицы и запросы перенесите все нужные поля из окнаДоступные поляв окноВыбранные поля, как показано на рисунке 4.58.

Рис. 4.58

3. Последовательно нажимая кнопку Далеев окнеСоздание отчетовпользователь может указать, если необходимо, вид представления данных, уровень их группировки, выбрать порядок сортировки, например по дате выдачи дисков, указать макет размещения данных и стиль оформления данных, например по левому краю 1, Строгий,а в последнем окне нажать кнопкуГотово.

В результате мы получаем следующий отчет, фрагмент которого представлен на рисунке 4.59.

Рис. 4.59

Созданный отчет может размещаться сразу на нескольких страницах и быть выведен в книжной или альбомной форме, аналогично документу текстового редактора Word с помощью цепочки команд меню: Файл® Печать®… .