Сущность двойной записи, ее контрольное значение

Каждая хозяйственная операция вызывает изменения одновре­менно двух объектов. Изменение одного объекта на определенную величину приводит к изменению другого объекта на эту же вели­чину. Это объясняется диалектической взаимосвязью явлений как в природе, так и в экономике: если где-то убывает, то где-то при­бывает.

Так как сами объекты взаимосвязаны, то возникает взаимосвязь и между бухгалтерскими счетами, на кото­рых учитываются эти объекты. Запись на счетах производится по правилу двойственного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учет (метод двойной записи).

Двойная запись – это способ фиксирования хозяйственной операции, с помощью которого два экономических явления отражаются на двух счетах в одинаковой сумме:

- по дебету одного счета;

- по кредиту другого счета.

Взаимосвязь между счетами, обус­ловленная хозяйственной операцией, называется корреспонденци­ей счетов, а сами счета – корреспондирующими. Если подобная связь между счетами отсутствует, то счета не корреспондируют.

Указание счетов, которые взаимодействуют в хозяйственной операции, называется бухгалтерской проводкой или бухгалтерской записью. Чтобы правильно составить бухгалтерскую проводку, не­обходимо четко представлять экономическую сущность хозяй­ственной операции и определить корреспондирующие счета.

Бухгалтерские проводки бывают простые и сложные.

Простая бухгалтерская проводка – запись хозяйственной операции по дебету одного и кредиту другого счета.

Сложная бухгалтерская проводка – запись по дебету нескольких счетов и кредиту одного счета или по дебету одного счета и кредиту нескольких счетов. Однако суммы по дебету и кредиту должны быть равны.

Пример.

1. Поступили денежные средства с расчетного счета в кассу на выплату заработной платы работникам и на выдачу денежных средств в подотчет 150000 р.

Составим простую бухгалтерскую проводку.

Дт 50 – 150000 р.

Кт 51 – 150000 р.

или Дт 50 Кт 51 – 150000 р.

2. Из кассы выдана заработная плата работникам организации в сумме – 130000 р.; выдано в подотчет на командировочные расходы работникам организации – 20000 р.

Составим сложную проводку.

Дт 70 – 130000 р.

Дт 71 – 20 000 р.

Кт 50 – 150 000 р.

Такая корреспонденция бухгалтерских счетов облегчает трудоемкость работ бухгалтера при ведении текущего бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности, а также позволяет легко внедрять автоматизированные системы учета и отчетности в организации.

Для правильного построения корреспонденции счетов по операции, необходимо выполнить следующее:

1. По каждой хозяйственной операции определить две статьи баланса, которые друг с другом непосредственно взаимодействуют (корреспондируют).

2. Определить по каждой из корреспондирующих статей баланса признак по отношению к балансу (активный, пассивный).

3. Определить по каждому из корреспондирующих статей баланса направления ее изменения, т.е. в сторону уменьшения или увеличения.

4. Присвоить каждой из корреспондирующих статей баланса номер счета из Плана счетов.

5. Пользуясь схемой строения активного или пассивного счета для каждой из корреспондирующих статей баланса составить правильную бухгалтерскую запись по дебету одного счета и кредиту другого счета.

По окончании каждого месяца остатки и обороты по всем счетам, используемым в организации, группируются в сводную ведомость, которая называется синтетической оборотной ведомостью по счетам бухгалтерского учета.

Синтетическая оборотная ведомость по счетам

бухгалтерского учета за месяц

Особенностью построения оборотной сальдовой ведомости по синтетическим счетам является то, что парные итоги в синтетической оборотной ведомости должны быть равны друг другу.

1. Итоговая сумма сальдо начального по дебету всех счетов должна быть равна итоговой сумме сальдо конечного по кредиту всех счетов, исходя из равенства итогов хозяйственных средств по двум классификационным признакам.

2. Итоговая сумма оборотов по дебету всех счетов должна быть равна итоговой сумме оборотов по кредиту всех счетов, поскольку в системе двойной записи одна и та же сумма записывается одновременно по дебету одного счета и кредиту другого счета.

3. Итоговая сумма сальдо конечного по дебету всех счетов должна быть равна итоговой сумме сальдо конечного по кредиту всех счетов исходя из равенства предыдущих столбцов.

Таким образом, синтетическая оборотная ведомость по счетам позволяет бухгалтеру контролировать остатки по используемым счетам, правильность составления проводок по операциям за месяц, правильность расчета остатков по счетам на конец месяца и правильность применения признака счета по отношению к балансу. Кроме того, синтетическая оборотная ведомость по счетам используется для формирования статей бухгалтерского баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

Для осуществления контроля за полнотой отражения хозяйственных операций все они регистрируются в хронологической последовательности (по датам). На малых предприятиях с небольшим количеством операций заполняют регистрационные журналы, в которых записи называются хронологическими записями.

Журнал хозяйственных операций за месяц

Хронологическая запись – это последовательное отражение экономически разнородных хозяйственных операций по датам совершения этих операций.

Помимо хронологических записей необходима также группировка по экономически однородным признакам, которая осуществляется при помощи бухгалтерских счетов. Такая запись называетсясистематической.

Хронологические и систематические записи могут осуществляться раздельно и вместе. В первом случае сначала делается запись в хронологической последовательности в регистрационном журнале, а затем по счетам. Во втором – хронологическая и систематическая записи отражаются одновременно в одном общем документе (по группе однородных операций).