Обробка економічної інформації.

Ефективність роботи бухгалтера, аналітика та управління на підприємстві суттєво підвищується завдяки засобам інформатизації та автоматизації документообігу, які дозволяють оперативно накопичувати відповідні БД за наслідками господарської діяльності та використовувати їх для формування, редагування та друку вихідних документів, квартальних, піврічних та річних звітів, а також надавати інформаційні послуги відповідним організаціям для підвищення ефективності праці аудиторів, ревізорів тощо.

У питаннях створення відділів інформатизації та автоматизації документообігу бухгалтерської служби є багато недоречностей та недоліків, які гальмують розвиток інформаційної мережі, що знижує ефективність нових та новітніх ІТ. До яких слід віднести:

- використання різноманітних програмних продуктів – як нових, так і застарілих, що значно ускладнює обслуговування ІС та знижує ефект її впровадження;

- усунення окремих недоліків різноманітних програмних продуктів може стати повсякденною проблемою, що потребує створення засобів моніторингу стану всієї інформаційної мережі;

- відсутність нормативної бази для регулювання автоматизованої форми обліку на вітчизняному рівні.

Сьогодні багатьох керівників не задовольняє рівень автоматизації, який склався на підприємстві. Фізично і морально старі ІС, різноманітний набір програм та окремих автоматизованих робочих місць не в змозі забезпечити керівників оперативною і достовірною інформацією, яка необхідна для прийняття управлінських рішень.

Недосконалість системи управління призводить до зниження прибутковості діяльності підприємства, нестабільності на ринку товарів і послуг. Витрати на обслуговування і доробку ІС автоматизації мають тенденцію до підвищення, а фактичний результат від їх використання залишається на незадовільному рівні. Розробка інформаційних бухгалтерських систем на замовлення досить витратна, займає тривалий час і не гарантує очікуваного результату.

Тому досить актуальною залишається проблема дослідження можливостей програмного забезпечення для автоматизації БО і прийняття на їх підставі ефективних управлінських рішень.

Дослідження проблеми автоматизації обліку на вітчизняних підприємствах свідчить, що інформаційні бази мають забезпечувати як мінімум шестирівневу функціональну обробку інформації за певними принципами.

1. Загальні організаційні принципи побудови підприємства: проектування автоматизованої системи управління під специфіку конкретного підприємства; оптимізацію бізнесу, процесів управління відповідно до нової або існуючої системи управління; визначення облікової політики підприємства, вдосконалення організації документообігу, складання звітності, бухгалтерського, складського та інших видів обліку; створення єдиного інформаційного простору для всіх служб управління.

2. оперативні принципи управління підприємством: управління закупками – матеріально-технічне забезпечення, управління реалізацією – збут продукції, управління бартерними операціями та взаєморозрахунками, управління запасами – рух і наявність матеріальних цінностей та МШП, управління договірними зобов’язаннями. Розрахунками з постачальниками і покупцями, управління фінансами підприємства, здійснення моніторингу, управління проектами, управління собівартістю продукції, управління автотранспортом тощо.

3. комплексна обробка інформації відповідно положень бухгалтерського обліку: готівкові та безготівкові операції підприємства, облік валютних операцій, облік ТМЦ, облік оборотних активів, облік праці і заробітної плати, облік фактичних витрат, ведення головної книги та складання балансу, ведення податкового обліку, формування консолідованої звітності, формування бухгалтерської і фінансової звітності міжнародними стандартами.

4. контролюючі функції: контроль виконання планів, проектів, контроль за кошторисом витрат, контроль взаємних зобов’язань, контроль використання ресурсів підприємства, контроль якості, можливість виставлення рекламацій.

5. аналітичні функції: аналіз виконання планів і використання ресурсів, аналіз фінансової і господарської діяльності, аналіз ефективності використання оборотних засобів, аналіз фактичних витрат і співставлення їх з планами, аналіз ефективності маркетингових заходів і рекламних заходів.

6. технічні можливості інформаційних бухгалтерських програм: невибагливість до операційного середовища, технічних можливостей комп’ютера, швидкість виконання поставлених завдань, обробки оптимального потоку первинних документів для підприємства, редагування бухгалтерських форм, обмін даними з іншими програмними забезпеченнями, обмін інформацією через мережу, надійний захист і збереження інформації, можливість замінити програму.

У комп’ютерному варіанті бухгалтерського обліку технологія ведення господарських операцій і створення регістрів може проводитися за допомогою бухгалтерських проведень, господарських операцій і первинних документів (рис.).

Технологія автоматизації БО за своїми процесами аналогічна звичайному «паперовому» обліку. Кожен комп’ютерний бухгалтерський компонент має зв’язки з синтетичними та аналітичними рахунками, документами – підставами, іншими регістрами господарських операцій. Основними загальними реквізитами комп’ютерних бухгалтерських регістрів: дата, код проведення, заповнені строки, сума проведень, номер синтетичного рахунку по дебету, його аналітичні рахунки, номер синтетичного рахунка по кредиту, його аналітичні рахунки.

Порівнюючи форми БО можна виділити характерні етапи обробки облікової інформації: збір та аналіз економічної інформації, запис економічних наслідків у журналах, перенесення даних до Головної книги, формування звітності. При автоматизованій формі обліку етапи обробки проводяться автоматично за винятком введення інформації, якщо не передбачено входження інформації через електронну мережу.

Відмінності між журнально-ордерною і автоматизованою облікових формами полягають у послідовності виконання операцій і збереження даних. Найбільша кількість помилок в обліку при «паперовій формі» виникає на етапі перенесення даних з одного первинного документа до іншого, а також під час складання різноманітних довідок і звітів. Застосування автоматизованого обліку допомагає позбутися помилок такого типу. При автоматизованій формі процес введення вхідної інформації проводиться лише один раз і частково контролюється програмним забезпеченням, решта процесів – складання реєстрів, звітності тощо проводяться автоматично.

Під час ведення автоматизованої форми БО проходить інтеграція оперативного, бухгалтерського, статистичного обліків у єдину систему. Важливим елементом сучасного програмного забезпечення є можливість зв’язку, що допомагає уникнути ручного ведення вхідних даних і зменшити кількість технічних помилок.

Із розвитком новітніх технологій, запровадженням на нормативному рівні електронного підпису на документах з’явилася можливість передачі звітності до державних контролюючих органів і зацікавлених осіб.

Також важливою рисою ІС є можливість формування великої кількості звітів, розрахунків, проведення економічного, фінансового аналізу діяльності підприємства.

Комп’ютери надають великі можливості щодо обробки, зберігання і надання інформації, при цьому підвищуються вимоги до рівня кваліфікації працівників, що потребує підготовки фахівців з ґрунтовими знаннями комп’ютерної техніки. З іншого боку, при автоматизованому обліку зростає ціна помилки програмного забезпечення чи людської помилки, яка може призвести до втрати інформації чи неправильного відображення інформації, що знизить ефективність господарської діяльності підприємства.