Подготовка к сдаче отчетности
Подготовительная работа включает следующие процедуры:
1 инвентаризацию
2 исправление ошибок
3 реформация баланса
4 события после отчетной даты.
1 Инвентаризация. Перед тем как составить годовой отчет, нужно провести инвентаризацию имущества (основных средств, материалов, готовой продукции, товаров, денег в кассе и т.д.), а также финансовых обязательств фирмы (дебиторской и кредиторской задолженности).
Основная задача инвентаризации - выяснить, совпадают ли данные бухгалтерского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей), чтобы обеспечить достоверность данных отчетности.
Проверить нужно не только имущество, которое принадлежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценности, учтенные на забалансовых счетах, права собственности на которые у фирмы нет (например, арендованные основные средства; товары, полученные на ответственное хранение; материалы, принятые в переработку, и т.д.).
Дату инвентаризации определяет руководитель фирмы по согласованию с бухгалтером. Обычно ее назначают на конец января или начало февраля нового года. К этому сроку бухгалтер успеет подготовить документы для инвентаризационной комиссии и у него хватит времени внести исправления в учет до сдачи годовой отчетности (при выявлении возможных ошибок).
Оформляется приказ руководителя о проведении инвентаризации и регистрируется в журнале. Для этих документов предусмотрены специальные формы - N ИНВ-22 и N ИНВ-23. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88.
В приказе указывают дату проведения инвентаризации и состав комиссии, которая будет ее проводить. Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и другие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы. В инвентаризации могут принимать участие и аудиторы.
Кроме того, в приказе укажите, какие именно имущество и обязательства будет инвентаризировать комиссия.
2 Исправление ошибок. В ходе инвентаризации могут быть выявлены излишки и недостачи материально-производственных запасов, основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений. Помимо этого может выясниться, что те или иные ценности или хозяйственные операции были отражены в учете неверно. В этой ситуации бухгалтеру придется внести исправления в учет.
Исправляя ошибки по результатам инвентаризации, нужно соблюдать два правила.
Во-первых, инвентаризация должна быть закончена до утверждения годовой отчетности акционерами (участниками) и сдачи ее в налоговую инспекцию (то есть до 30 марта). Во-вторых, записи по исправлению ошибок датируются 31 декабря отчетного года.
Обратите внимание: изменения в утвержденную и сданную бухгалтерскую отчетность вносить нельзя. В такой ситуации все ошибки исправляют в текущем году.
Помимо ошибок, обнаруженных в ходе инвентаризации, бухгалтер может найти и собственные недочеты. Например, если затраты или выручка были учтены неверно.
Исправить ошибку можно двумя способами:
- сторнировать все неправильные проводки и записать верные
- добавить недостающую запись на сумму, отраженную в учете неверно.
Если до сдачи бухгалтерской отчетности за текущий год бухгалтер обнаружил ошибку предыдущих лет, то ее исправляют так:
· если доходы были занижены, то сумму занижения учитывают как прибыль прошлых лет
· если доходы были завышены, то сумму завышения учитывают как убыток прошлых лет
· если расходы были занижены, то сумму занижения учитывают как убыток прошлых лет
· если расходы были завышены, то сумму завышения учитывают как прибыль прошлых лет.
3 Реформация баланса - это списание прибыли (убытка), полученной фирмой за прошедший финансовый год.
Реформацию проводят 31 декабря, после того как в учете будет отражена последняя хозяйственная операция фирмы.
Операция по реформации баланса состоит из двух этапов:
- закрывают счета, на которых в течение года учитывались доходы, расходы и финансовые результаты деятельности фирмы. Это счета 90 "Продажи" и 91 "Прочие доходы и расходы";
- включают финансовый результат, полученный фирмой за прошедший год, в состав нераспределенной прибыли или непокрытого убытка.
4 События после отчетной даты. После того как бухгалтерская отчетность оформлена, могут возникнуть обстоятельства, которые повлияют на финансовое состояние фирмы.
Их называют "события после отчетной даты".
Если отчетность еще не была представлена заинтересованным лицам, то эти события должны быть в ней отражены. Причем тот факт, что они произошли уже после того как финансовый год закончился (например, в январе или феврале), значения не имеет.
Есть два вида таких событий:
· первый - события, которые подтверждают те или иные факты, возникшие на отчетную дату;
· второй - события, которые подтверждают те или иные факты, возникшие после отчетной даты.
Примерный перечень событий как первого, так и второго вида есть в приложении к ПБУ "События после отчетной даты" (ПБУ 7/98), утвержденного приказом Минфина России от 25 ноября 1998 г. N 56н.
Как отразить в отчетности события первого вида. К таким событиям, в частности, относят: банкротство крупного должника фирмы; снижение стоимости ее активов (материалов, товаров, финансовых вложений); изменение суммы страхового возмещения, на которое фирма имеет право и т.д.
Эти события отражают в балансе, Отчете о прибылях и убытках и других формах бухгалтерской отчетности.
Данное правило действует, если события являются для фирмы существенными.
Фирма может признать тот или иной показатель существенными, если:
- его нераскрытие может повлиять на решения владельцев фирмы, которые принимаются на основе данных бухгалтерской отчетности (например, о выплате дивидендов);
- его удельный вес в общей сумме соответствующих данных составляет не меньше 5 процентов.
Обратите внимание: вы можете установить и меньший "порог" существенности, например не 5, а 3 процента. Но об этом нужно упомянуть в учетной политике фирмы.
События первого вида должны быть отражены в учете и отчетности дважды:
- 31 декабря прошедшего года;
- на ту дату, когда они фактически произошли.
Как отразить в отчетности события второго вида.
К таким событиям, в частности, относят:
- реконструкция или планируемая реконструкция основных средств;
- крупная сделка по покупке или продаже основных средств и ценных бумаг;
- пожар, авария, стихийное бедствие или другая чрезвычайная ситуация, в результате которой уничтожена значительная часть имущества фирмы;
- завершение той или иной основной деятельности фирмы;
- значительное снижение стоимости основных средств;
- непрогнозируемое изменение курсов иностранных валют.
Такие события в балансе, Отчете о прибылях и убытках и других формах бухгалтерской отчетности прошедшего года не отражают. Поэтому, если они возникли, никаких записей в бухгалтерском учете прошлого года делать не нужно. Эти события отражают в учете той датой, когда они фактически произошли (то есть уже в будущем году).
Бухгалтеру достаточно лишь указать на эти события в пояснительной записке к годовой бухгалтерской отчетности. В ней, в частности, записывают:
1) характер события после отчетной даты (пожар, снижение стоимости основных средств и т.д.);
2) сумму, в которую оно оценивается.