Организация рабочего места
Организация рабочего места секретаря осуществляется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии. Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.
Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.
Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:
·
средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);
·средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);
·средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрываюшее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
·средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);
·средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
·копировальные средства и аппараты;
·офисная мебель и оборудование.
Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря.
В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.
Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.
Сканер - устройство для считывания текстовой и графической информации - удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.
Средства обработки документов, перечисленные выше, требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.
Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.
Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, например телефон - факс - модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.
Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.
Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.