Роли и процедуры

Работа с документом "Исходящее письмо" доступна пользователям, исполняющим следующие роли:

· Роль 'Автор';

· Роль 'Регистратор'.

Пользователю, исполняющему роль "Автора", доступно выполнение следующих процедур:

· Создание документа;

· Заполнение общих полей форм документов;

· Сохранение документа;

· Настройка прав доступа к документам (исполнение процедуры возможно в состоянии "Проект" и "Согласование");

· Постановка документа "На контроль";

· Согласование документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Согласование");

· Учет перемещения документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Проект" и "Согласование");

· Просмотр истории работы с документом.

Кроме вышеперечисленных стандартных процедур, пользователь при создании документа имеет возможность заполнить поля 'Ответ на письмо №', 'Куда', 'Кому' и 'Вид письма'.

Пользователю, исполняющему роль "Архивариус", доступно выполнение следующих процедур:

· Процедуры работы с архивом;

· Настройка прав доступа к документам;

· Учет перемещения документа;

· Просмотр истории работы с документом.

Примечание: возможность выполнения процедур по "Исходящему письму" доступна для роли Архивариус только в случае нахождения документа в состоянии "Архивный".

Пользователю, исполняющему роль "Регистратор", доступно выполнение следующих процедур:

· Заполнение общих полей форм документов (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "На регистрации" и "Отправлено адресату");

· Настройка прав доступа к документам;

· Постановка документа "На контроль";

· Согласование документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Согласование" путём выполнения согласования за других лиц);

· Регистрация документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "На регистрации");

· Завершение работ с документом (т.е. перевод в состояние 'Отправлено адресату');

· Учет перемещения документа;

· Просмотр истории работы с документом.

Процедуры работы с документом 'Приказ'

Работа с документом "Приказ" состоит из выполнения следующих процедур:

· Создание документа;

· Заполнение общих полей форм документов;

· Сохранение документа;

· Настройка прав доступа к документам;

· Согласование документа;

· Регистрация документа;

· Ввод в действие;

· Формирование поручений по документу;

· Исполнение поручений по документу;

· Постановка документа "На контроль";

· Контроль исполнения документов;

· Учет перемещения документа;

· Завершение работ с документом;

· Просмотр истории работы с документом.

Состояния документа 'Приказ'

Маршрут документа 'Приказ' включает в себя следующие состояния:

· Состояние 'Проект';

· Состояние 'На согласовании';

· Состояние 'На регистрации';

· Состояние 'Действующий';

· Состояние "Архивный";

· Состояние 'Отклонено';

· Состояние 'Удалено'.

Процедуры перевода документа из одного состояния в другое доступны пользователям в соответствии с их ролями и текущим состоянием документа.

Форма 'Приказ'

Закладка 'Приказ' (Рисунок 1) предназначена для просмотра и редактирования основных полей документа 'Приказ'.

Электронная форма документа 'Приказ' содержит следующие элементы:

· Горизонтальное меню;

· Панель инструментов;

· Элемент 'Ваши действия...';

· Закладка 'Приказ';

· Закладка 'Согласование';

· Закладка 'Регистрация';

· Закладка 'Место хранения'.

Рисунок 1. Форма «Приказ»

Горизонтальное менюсодержит стандартныеинтерфейсные элементы экранных форм документов системы «Управление корпоративным документооборотом».

Панель инструментов содержит стандартные элементы для работы с документами.

Закладка 'Приказ' содержит следующие поля:

· Заголовок - предназначено для хранения краткого описания приказа.

· Срок исполнения - предназначено для ввода даты, до которой приказ должен быть исполнен.

· Срок фактического исполнения - предназначено для ввода даты фактического исполнения приказа.

· Регистратор - предназначено для задания группы регистраторов, члены которой будут иметь право регистрировать данный приказ.

· Составитель - предназначено для ввода ФИО составителя приказа.

· Количество страниц - предназначено для ввода количества страниц приказа.

· Содержание - предназначено для хранения текста приказа. Текст приказа хранится в виде файла вложения произвольного формата.

· Закладка 'Список вложений' -отображает файлы вложений, содержащие дополнительную информацию о приказе или ссылки на документы, логически связанные с приказом.

· Закладка 'Список исполнителей' -предназначено для ввода ФИО исполнителей по данному документу. Выбор исполнителя осуществляется с помощью диалогового окна 'Поиск сотрудника'.

· Закладка 'Отметка об исполнении' -предназначено для ввода комментариев об исполнении поручений по документу.

· Закладка "Примечание" - предназначено для ввода примечаний по исполнению приказа.

В закладке доступны следующие контекстные меню:

· Меню для закладки 'Список исполнителей'(рис. 2).

Рисунок 2. Форма «Приказ». Контекстное меню закладки «Список исполнителей».

Контекстное меню содержит следующие пункты:

· Изменить - позволяет заменить ФИО выбранной записи исполнителя.

· Удалить - позволяет удалить выбранную запись исполнителя из списка.

· Добавить исполнителя - позволяет добавить нового исполнителя в список.

· Создать поручение - позволяет открыть форму 'Поручение' и создать новое поручения для выбранного исполнителя.

· Список поручений - позволяет открыть форму 'Отчет по заданиям' для текущего документа.

· Меню для закладки 'Список вложений'(рис. 3).

Рисунок 3. Форма «Приказ». Контекстное меню закладки «Список вложений».

Контекстное меню содержит следующие пункты:

· Присоединить файлы... - позволяет открыть стандартное диалоговое окно выбора файлов для добавления в 'Список вложений'.

· Обновить - позволяет синхронизировать список вложенных файлов с данными на сервере.

· Вид - позволяет установить вид отображения записей в списке файлов вложений. Доступно отображение списка файлов в виде:

· Плитка;

· Значки;

· Список;

· Таблица.