Роли и процедуры

Работа с документом "Входящее письмо" доступна пользователям, исполняющим следующие роли:

· Роль 'Автор';

· Роль 'Исполнитель';

· Роль 'Получатель';

· Роль 'Регистратор'.

Пользователю, исполняющему роль "Автора", доступно выполнение следующих процедур:

· Создание документа;

· Заполнение общих полей форм документов;

· Сохранение документа;

· Настройка прав доступа к документам;

· Постановка документа "На контроль";

· Согласование документа;

· Просмотр истории работы с документом.

Кроме вышеперечисленных стандартных процедур, пользователь при создании документа имеет возможность заполнить поля «Адресат», «От кого», «Номер исходящий», «Дата исходящая», «Отметка об исполнении» и «Список исполнителей».

Примечание: возможность выполнения процедур по "Входящему письму" доступна для роли Автор только в случае нахождения документа в состоянии "На регистрации".

Пользователю, исполняющему роль "Архивариус", доступно выполнение следующих процедур:

· Процедуры работы с архивом;

· Настройка прав доступа к документам;

· Учет перемещения документа;

· Просмотр истории работы с документом.

Примечание: возможность выполнения процедур по "Входящему письму" доступна для роли Архивариус только в случае нахождения документа в состоянии "Архивный".

Пользователю, исполняющему роль "Исполнитель", доступно выполнение следующих процедур:

· Исполнение поручений по документу;

· Заполнение общих полей форм документов, т.е. изменение только списка вложений;

· Просмотр истории работы с документом.

Примечание: возможность выполнения процедур по "Входящему письму" доступна для роли Исполнитель только в случае нахождения документа в состоянии "В работе".

Пользователю, исполняющему роль "Получатель", доступно выполнение следующих процедур:

· Заполнение общих полей форм документов (доступно изменение списка вложений и списка исполнителей);

· Сохранение документа;

· Настройка прав доступа к документам;

· Постановка документа "На контроль";

· Согласование документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "У адресата");

· Отписать (выполнение данной процедуры соответствует действию «Отписать», которое производит Адресат входящего письма, при его получении);

· Формирование поручений по документу (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "В работе");

· Контроль исполнения документов (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Завершен");

· Просмотр истории работы с документом.

Пользователю, исполняющему роль "Регистратор", доступно выполнение следующих процедур:

· Выбор сотрудника;

· Сохранение документа;

· Настройка прав доступа к документам;

· Постановка документа "На контроль";

· Согласование документа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "У адресата");

· Регистрация документа;

· Отправка адресату;

· Отписать (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "У адресата");

· Формирование ответа (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "Отписан");

· Формирование поручений по документу (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "В работе");

· Контроль исполнения документов (исполнение процедуры возможно в состоянии документа "В работе");

· Завершение работ с документом (т.е. перевод в состояние «Завершен»);

· Учет перемещения документа;

· Просмотр истории работы с документом.

Процедуры работы с документом 'Исходящее письмо'

Работа с документом «Исходящее письмо» состоит из выполнения следующих процедур:

· Создание документа;

· Заполнение общих полей форм документов;

· Сохранение документа;

· Настройка прав доступа к документам;

· Постановка документа "На контроль";

· Согласование документа;

· Регистрация документа;

· Отправить адресату;

· Учет перемещения документа;

· Завершение работ с документом (т.е. перевод в состояние 'Отправлено адресату');

· Просмотр истории работы с документом.

Состояния документа 'Исходящее письмо'

Маршрут документа включает в себя следующие состояния:

· Состояние 'Проект';

· Состояние 'На согласовании';

· Состояние 'На регистрации';

· Состояние 'У адресата';

· Состояние "Архивный";

· Состояние 'Удалено'.

Процедуры перевода документа из одного состояния в другое доступны пользователям в соответствии с их ролями и текущим состоянием документа.

Форма 'Исходящее письмо'

Закладка 'Исходящее письмо'(Рисунок 12) предназначена для просмотра и редактирования основных полей документа 'Исходящее письмо'.

Электронная форма документа 'Исходящее письмо' содержит следующие элементы:

· Горизонтальное меню;

· Панель инструментов;

· Элемент 'Ваши действия...';

· Закладка 'Исходящее письмо';

· Закладка 'Согласование';

· Закладка 'Регистрация';

· Закладка 'Место хранения'.

Рисунок 12. Форма «Исходящее письмо»

Горизонтальное менюсодержит стандартныеинтерфейсные элементы экранных форм документов системы «Управление корпоративным документооборотом».

Панель инструментов содержит стандартные элементы для работы с документами.

Закладка 'Исходящее письмо' содержит следующие поля:

· Заголовок - предназначено для хранения краткого описания исходящего письма.

· Регистратор - предназначено для задания группы регистраторов, члены которой будут иметь право регистрировать данное исходящее письмо.

· Ответ на письмо № - предназначено для хранения номера документа, ответом на который является исходящее письмо. Поле не является обязательным для заполнения.

· Вид письма - предназначено для указания вида письма и представляет собой выпадающий список со значениями 'Простое' и 'Заказное'.

· Куда - предназначено для указания информации об организации, в которое направляется документ.

· Кому - предназначено для указания ФИО получателя данного письма, являющегося сотрудником той организации, в которую направляется письмо.

· Количество страниц - предназначено для ввода количества страниц письма.

· Содержание - предназначено для хранения текста исходящего письма. Текст исходящего письма хранится в виде файла вложения произвольного формата.

· Список вложений -отображает файлы вложений, содержащие дополнительную информацию об исходящем письме или ссылки на документы, логически связанные с исходящим письмом.

· Примечание - предназначено для ввода текстовых записей, являющихся комментариями к письму.

Для работы с записями поля 'Список вложений'доступно контекстное меню(Рисунок 13).

Рисунок 13. Форма «Исходящее письмо». Контекстное меню поля 'Список вложений'

Контекстное меню содержит следующие пункты:

· Присоединить файлы... - позволяет открыть стандартное диалоговое окно выбора файлов для добавления в 'Список вложений'.

· Обновить - позволяет синхронизировать список вложенных файлов с данными на сервере.

· Вид - позволяет установить вид отображения записей в списке файлов вложений. Доступно отображение списка файлов в виде:

· Плитка;

· Значки;

· Список;

· Таблица.