Перечень мероприятий по подготовке совещания

Подготовка совещания

Организация деловых совещаний

Деловое совещание — один из самых ответственных видов деятельности руководителя и важный фактор организации управления.

Совещание — это форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.

Эффективность совещаний зависит от того, как ими руководят. Для повышения эффективности совещаний необходимо учитывать, что в зависимости от степени плановости, характера рассматриваемых вопросов, назначения, психологических особенностей проведения и продолжительности совещания могут быть различного типа:

1) плановые и неплановые (в случае крайней необходимости);

2) текущие (посвящаются обсуждению ряда взаимосвязанных вопросов) и целевые (по одному или группе взаимосвязанных вопросов).

По назначению различают

- информационные совещания,

- оперативные (для обмена информацией в целях оценки действительного положения на объекте управления и выработки решений по дальнейшему управлению),

- дискуссионные (с целью коллективного обсуждения возникших проблем),

- учебные (с целью сообщения дополнительных профессиональных знаний),

- разъяснительные (в ходе которых руководство стремится убедить сотрудников в правильности проводимой им политики и неизбежности предпринятых шагов),

- проблемные (для выработки метода решения существующих проблем).

При подготовке любого совещания необходимо:

1) четко и однозначно определить тему совещания и ее цель;

2) тщательно разработать повестку дня, выбрать наиболее целесообразную последовательность вопросов;

3) заранее познакомить участников с теми фактами, которые могут обсуждаться в ходе дискуссии;

4) как можно раньше послать приглашения участникам;

5) выбрать помещение для заседаний с хорошей вентиляцией, звукоизоляцией и нормальной температурой (около +19 °С).

На практике эффективность совещаний значительно уменьшается по разным причинам (нечеткость цели совещания, недооценка техники проведения совещания, нарушение педагогических принципов убеждения и др.).

Наиболее важные совещания, которые проводит руководитель, требуют тщательной подготовки.

1. Планирование совещания:

- цель совещания;

- тема совещания;

- ожидаемый результат;

- распределение обязанностей между лицами, ответственными за совещание;

- программа совещания;

- печатные издания;

- оповещение докладчиков;

- рассылка приглашений.

2. Организация совещания:

- регламент совещания;

- кто за что отвечает;

- помещение для совещания;

- технические и вспомогательные средства.

3. Оснащение помещения, где будет проходить совещание:

- трибуна;

- бумага, карандаши;

- часы;

- доска.

4. Размещение и питание иногородних участников совещания:

- список;

- гостиница.

5. Специальные организационные моменты:

- регистрация;

- президиум, если он необходим.

6. Завершение совещания:

- размножение и рассылка материалов;

- подведение итогов совещания.