Инструментальные средства конструкторов форм и отчетов

Назначение и способы проектирования отчетов

КОНСТРУИРОВАНИЕ ОТЧЕТОВ

Результаты - Выполнить

Выполнение и сохранение запроса

После формирования запроса его необходимо выполнить. Из окна Конструктора запроса это можно сделать, введя одну из команд:

Режим - Режим таблицы

Если результаты выполнения запроса не удовлетворяют, то можно вернуться к окну Конструктора запроса для его модификации по команде Режим - Конструктор. В противном случае результат запроса можно сохранить с помощью команды Кнопка Office - Сохранить или произведя закрытие окна Конструктора запроса.

Отчет является средством визуализации информации, хранящейся в БД. Под визуализацией понимается вывод на экран или на печать в виде, удобном для восприятия и анализа пользователем. В отчете можно группировать и сортировать данные, осуществлять расчеты в строках и проводить итоговые вычисления над группами строк и над всеми строками с использованием статистических функций. Отчет может основываться на таблице или запросе и представлять сложные зависимости между различными наборами данных. Он может быть составным – включать другие отчеты.

СУБД Access предоставляет большие возможности по оформлению отчетов: шрифтовое, фоновое и цветовое оформление, обрамление, рисунки, деловая графика, вставка объектов других приложений. Все это позволяет создавать отчеты высокого качества.

Существует три способа создания отчета: с помощью Мастера, с помощью Конструктора и с помощью средства Отчет. Конструктор дает возможность самостоятельного конструирования отчетов. Мастер отчетов позволяет создать отчет на основе ответов пользователя на вопросы, касающиеся структуры, содержания и оформления отчета. Средство Отчет – это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса.

Отчет можно создавать с помощью мастера или средства Отчет, а затем доработать в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.

Инструментальные средства Microsoft Office Access 2007 обеспечивают создание отчетов практически любой степени сложности. Структура отчета может быть как очень простой, так и очень сложной — сводный отчет о продажах, сгруппированный по различным областям.

Создание любого отчета начинается с определения источника данных. На втором этапе можно воспользоваться мастером отчетов, который в интерактивном режиме обеспечивает “конструирование” отчета.

Для создания отчета с помощью Конструктора необходимо открыть окно Конструктора формы, выполнив последовательность действий:

окно База данных - вкладка Создание - Отчеты – Конструктор отчетов и указать источник отчета - таблицу или запрос – OK.

Так как методика проектирования формы и отчета одинакова, то окно конструктора отчета содержит одни и те же инструментальные средства конструирования, что и форма.

Расположение разделов проекта отчета в окне Конструктора отчета и их назначение аналогично описанным разделам проекта формы. При необходимости группировки строк в отчете в окно Конструктора отчета должны быть добавлены еще два раздела: Заголовок группы и Примечание группы. Они включаются/выключаются по команде