И стоимости работ

Объемявляется одной из важнейших характеристик проекта (отдельно взятой работы) и определяется после разработки СРР на основе нормативов, экспертных оценок или имеющегося опыта. Понятие «объем» может использоваться для описания величины трудоемкости, продолжительности, стоимости и т. д.

Продолжительностьпроекта и составляющих его работ огра­ничивается фиксированной/желаемой датой его завершения, ус­тановленной либо контрактом с заказчиком, либо другими вне­шними условиями (например, выходом конкретного продукта на рынок). С другой стороны, продолжительность работы может быть определена из ее объема и производительности ресурсов, требу­ющихся для ее выполнения:

В общем случае объем работы является величиной фиксиро­ванной и продолжительность ее выполнения на практике опре­деляется общей производительностью управляющих ресурсов. Управляющим считается ресурс, время работы которого непос­редственно влияет на продолжительность работы.

Например, в строительстве вначале определяют продолжительность механи­зированных работ, ритм которых определяет все построение гра­фика реализации проекта, а затем рассчитывают продолжитель­ность работ, выполняемых вручную.

Стоимость работы напрямую зависит от количества ресурсов, назначенных для ее выполнения. Ввиду того, что наиболее зна­чимым и невосполнимым элементом проекта является время его выполнения, то именно за счет эффективного планирования ре­сурсов и затрат проекта можно добиться оптимального срока его завершения. Поэтому на этапах инициации и разработки графика проекта необходимо учесть следующее:

* можно ли обеспечить завершение работ и проекта в целом за более короткие сроки при наличии дополнительных ре­сурсов и финансирования?

* стоит ли применять новые технологии при выполнении работ и как это отразится на времени реализации проекта и его затратах?

* правильно ли рассчитана потребность в ограниченных ре­сурсах и оптимально ли они распределены между работами проекта?

Общие затраты проекта для каждого периода определяются как сумма прямых и косвенных затрат (накладных расходов). После­дние связаны с обеспечением процесса реализации проекта и включают в себя административные расходы, затраты, связанные с организацией работ, отчисления на рекламу, платежи по кре­дитам, арендную плату и т. д. Накладные расходы напрямую не связаны ни с одним из пакетов работ или конкретной работой. Любое сокращение сроков реализации проекта приведет к их уменьшению. Как следствие, если данный вид затрат составляет существенную долю общих затрат проекта, то сокращение его продолжительности выразиться в экономии финансовых средств.

Прямые затраты связаны с расходом денежных средств на оплату труда рабочих, закупку материалов, оборудования, обя­зательствами по субдоговорам. Они могут быть назначены на па­кеты работ и отдельные работы. В идеальном случае длительность работы планируется таким образом, чтобы прямые затраты на ее выполнение были минимальны. Но как только появляются огра­ничения, возникает необходимость сокращения длительности. Природа прямых затрат такова, что они увеличиваются в объеме при сокращении длительности выполнения работы. Поэтому, если необходимо сократить сроки реализации проекта при минималь­ном увеличении прямых затрат, следует прежде всего уменьшать длительность тех критических работ, стоимость которых «сравни­тельно мало» зависит от продолжительности либо является наи­меньшей при одинаковых сроках сокращения длительности.

В результате кривая общих затрат по проекту имеет точку, в которой для реализации проекта требуется минимальный бюджет.

Таким образом, данные по расписанию (продолжительность), ресурсы и затраты как основные элементы управления проекта­ми являются взаимозависимыми – изменения в одном приводят к изменениям в других.

Методы управления содержанием работ

Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть выполнены, и ресурсов, которые должны быть обес­печены. С другой стороны, для эффективного управления содер­жанием необходимо определить:

– работы для выполнения;

– последовательность работ;

– продолжительность работ;

– потребность в ресурсах и стоимость работ.

В любом случае определение работ и ресурсов для их выполнения является важным этапом при управлении содер­жанием работ.

Определение работ включает в себя идентификацию и доку­ментальное оформление отдельных работ, которые должны быть выполнены для достижения целей проекта, определенных в структуре разбиения работ. В данном процессе необходимо оп­ределять работы таким образом, чтобы цели проекта могли быть достигнуты.

Инструментарий для определения работ включает:

декомпозицию, которая представляет собой разделение эле­ментов проекта на более мелкие и управляемые компо­ненты. Основная разница между применением декомпози­ции и определением содержания проекта состоит в том, что результаты здесь описываются в терминах работ, а не целей;

список работ или часть подобного списка из предыдущего
проекта часто используется как шаблон для нового проекта.
Список работ для элемента СРР из текущего проекта мо­жет быть использован как шаблон для схожих элементов СРР.

Результатом определения работ являются:

список работ, который должен включать в себя все рабо­ты, которые будут выполнены в ходе проекта. Он должен быть оформлен как расширение СРР для удостоверения в том, что он является полным и не включает работы, кото­рые не требуются для реализации содержания проекта;

дополнительные детали для списка работ (например, огра­ничения), которые должны быть задокументированы для их дальнейшего использования;

модернизация структур разбиения видов деятельности. При
использовании СРР для определения работ, команда проекта может определить отсутствующие предметы цели или выявить необходимость в корректировке описания целей.

Планирование (описание) ресурсов включает в себя определение того, какие физические ресурсы (люди, оборудование, материа­лы) и в каких количествах должны быть использованы для вы­полнения работ проекта. Планирование ресурсов непосредствен­но связано с составлением сметы.

Планирование потребности в ресурсах осуществляется на ос­новании:

– определения содержания проекта;

– разработки СРР;

– опыта ранее реализованных проектов;

– нормативной или проектной документации;

– описания существующих в организации запасов ресурсов.
Описание включает в себя определение потенциально име­ющихся ресурсов в организации, которые будут учитываться при планировании ресурсов;

– политики в отношении набора персонала, закупки матери­алов, аренды оборудования и т. д.

Методы управления планированием ресурсов сводятся к ме­тодам, позволяющим оптимально планировать потребность и распределение ресурсов между работами.

Возможны ситуации, когда ресурсы, назначаемые на конк­ретную работу, являются основным фактором, определяющим сроки ее начала и окончания. В этом случае ресурсы имеют соб­ственные ресурсные календари, согласно которым осуществля­ется выполнение работы.

При назначении работам ограниченных ресурсов необходимо учитывать их пределы потребления, что в дальнейшем позволит проводить анализ профилей их использования. Существующие программные продукты для календарно-сетевого планирования поддерживают от одного до двух пределов потребления: нормаль­ный и максимальный. Нормальный предел потребления характе­ризует то количество ресурса, которое может быть предоставле­но для выполнения работы при нормальных условиях в единицу времени (например, для работника это 8 чел./часов в день). Мак­симальный предел потребления характеризует то количество ис­пользования ресурса в единицу времени, которое при дополни­тельных затратах может быть обеспечено (10–12 чел./часов в день)

При анализе профилей использования ограниченных ресур­сов определяется соответствие между пределами их потребления (возможностью) и потребностью для выполнения работы. В ряде случаев возникает ресурсный конфликт, когда потребность в ка­ком-либо ресурсе превышает его максимальный предел потреб­ления (например, одновременно выполняемые работы исполь­зуют один и тот же ресурс (рис. 1).

Для оптимизации распределения ресурсов и, в частности, раз­решения ресурсных конфликтов, используются методы вырав­нивания, которые учитывают пределы потребления ресурсов и позволяют использовать их наиболее эффективно. Выравнивание ресурсов устраняет пики в использовании ресурсов и устанавли­вает уровень использования ресурсов ниже максимального пре­дела, смещая выполнение некоторых работ на более поздние даты (рис. 2).

 

Рис. 1. Пример ресурсного конфликта

 

Как правило, используются следующие методы выравнивания:

* нормальное – работа планируется на более поздний срок за счет резерва времени до появления необходимого коли­чества ресурса;

* разбиение – работа разбивается на несколько частей, для выполнения каждой из которых необходимо требуемое ко­личество ресурса;

* растяжение – уменьшение интенсивности использования ресурса за счет увеличения продолжительности работы;

* сжатие – в случае избытка ресурса – уменьшение продолжительности выполнения работы за счет увеличения ин­тенсивности использования ресурса.

Рис. 2. Пример ресурсного выравнивания