Как отразить в программе оплату заказа поставщику?
Как оформить заказ поставщику, исходя из того, что на складе должен быть определенный запас товара?
Неприкосновенный запас товаров на складе в программе оформляется с помощью документа «Внутренний заказ».
В табличную часть документа заполняются те товары, по которым надо сохранять неприкосновенный запас и их количество.
В качестве склада получателя указывается тот склад, на котором надо иметь запас товара. Документ проводится, схема размещения для него не заполняется.
При заполнении заказа поставщику используется вариант заполнения «Заполнить по внутреннему заказу». При этом также надо обращать внимание на то, чтобы дата отгрузки, указанная во внутреннем заказе была больше той даты, которая указана в заказе поставщику.
В том случае, если неприкосновенный запас товара надо добавить к товарам, которые заказаны у поставщика по заказам покупателей, то при заполнении надо воспользоваться пунктом меню «Добавить по внутреннему заказу».
Оплата заказа поставщику проводится в два этапа.
1 этап. Оформляется документ «Платежное поручение» или «Аккредитив». Документ может быть оформлен на основании документа «Заказ поставщику», по договору с поставщиком или по документу «Поступление товаров». Этот документ передается в банк.
2 этап. После получения банковской выписки с отметкой о перечислении денежных средств с расчетного счета фирмы на расчетный счет поставщика, в программе оформляется документ «Строка банковской выписки (расход)».
Рассмотрим последовательно эти этапы оформления.
Документ «Платежное поручение» оформляется из пункта меню «Документы» - «Платежные документы» - «Платежное поручение».
Документ «Аккредитив» оформляется из пункта меню «Документы» - «Платежные документы» - «Аккредитив».
Порядок заполнения документов одинаковый. Поэтому в качестве примера покажем оформление документа «Платежное поручение».
Документ может быть оформлен на основании документа «Заказ поставщику» или на основании документа «Поступление товаров».
Документ «Платежное поручение» всегда оформляется в рублях. Валюта документа определяется валютой того расчетного счета, который указан в документе. Поэтому в качестве расчетного счета необходимо выбирать рублевый расчетный счет (в карточке расчетного счета для него установлена валюта - рубли).
Если заказ поставщику или документ поступления был оформлен в валюте, отличной от рублей, то при заполнении суммы в документе «Платежное поручение», происходит автоматический пересчет суммы в рубли по курсу, указанному в справочнике валют на дату оформления платежного поручения.
При оформлении платежного поручения обратите внимание на заполнение данных на закладке «Печать» (рис 117)
Реквизиты «Текст плательщика», «Текст получателя», «Текст назначения платежа» заполняются автоматически, согласно введенным данным в карточках банковских счетов организации (юридического лица организации) и контрагента.
Если в назначении платежа нажать на кнопку «Заполнить», то в текст назначения платежа добавится информация о сумме, введенной в платежный документ и сумме НДС.
В том случае, если с помощью платежного поручения осуществляются платежи по налогам или сборам, то в платежном поручении надо установить флаг «Перечисление налога, сбора или иного платежа». При этом появится закладка «Перечисление налога», на которой необходимо заполнить информацию о перечислении налогов.
После того, как все реквизиты платежного поручения будут заполнены, платежное поручение можно распечатать, нажав на кнопку «Платежное поручение».
Регистрация банковской выписки производится путем оформления документов «Строка банковской выписки (расход)». Документ может быть оформлен на основании выписанного ранее платежного поручения.
Рис.117
По каждому платежному поручению должен быть сформирован и проведен документ «Строка банковской выписки (расход)», который фиксирует перечисление денежных средств с расчетного счета организации на расчетный счет поставщика.
В зависимости от варианта ведения взаиморасчетов, установленного в договоре с поставщиком, в документе «Строка банковской выписки (расход)» надо указать ту сделку, по которой оформляется платеж с поставщиком.
В том случае, если взаиморасчеты ведутся «По договору в целом» или «По заказам (счетам)» в качестве сделки (поле «Заказ поставщику») указывается тот заказ поставщику, по которому производится оплата поставщику. Причем в случае ведения взаиморасчетов «По заказам (счетам)» заполнение этого поля является обязательным.
Если взаиморасчеты ведутся по расчетным документам, то в качестве сделки (поле «Расчетный документ») указывается тот документ поступления, по которому было зарегистрировано поступление товаров от поставщика. Если это предоплата, то поле «Расчетный документ» не заполняется.
Оплата заказа поставщику может быть оформлена и наличными. В этом случае на основании заказа поставщику вводится документ «Расходный кассовый ордер».
Возможно также и смешанная оплата - часть денежных средств наличными, а часть - переводом денежных средств на расчетный счет поставщику.