Основные тенденции современных изменений

Современное техническое оснащение деятельности аппарата уп­равления может включать:

• оргтехнические блоки, оснащенные микрокомпьютерами, рас­положенными на рабочих местах практически каждого служащего — от клерка до руководителя предприятия;

• программы, которые обеспечивают взаимодействие человека и машины, включают необходимые средства для обработки информа­ции и отражают накопленный опыт аппарата управления;

• коммуникационные сети, связывающие оргтехнические блоки между собой и с центральными процессорами, а также с внешними источниками информации;

• устройства совместного пользования, такие, как электронные файлы, печатающие и сканирующие устройства, доступные всем оргтехническим блокам через линии связи.

Оргтехнические блоки приходят на смену системам, включающим персональные компьютеры, редактирующие устройства и электрон­ные пишущие машинки. Их сердцевиной становится микрокомпью­тер с мощностью обработки, равной по крайней мере мощности со­временного миникомпьютера, со значительным объемом быстродей­ствующей внутренней памяти, а также внешней памяти большой ем­кости, такой, как в современных флоппи-дисках. Значительная часть электронной мощности оргтехнического блока используется для обес­печения надежной связи между пользователем и машиной. Средства обменной внешней памяти применяются для ввода новых программ (программное обеспечение) и данных в оргтехнический блок, а также для хранения данных, которые нужны для работы. Устанавливается дисплей с высококачественным черно-белым или цветным изобра­жением с экраном размером в одну страницу или более.

Составной частью оргтехнического блока становится система ав­томатической связи, которая берет на себя функции современного те­лефона, с обширным списком номеров. Она позволяет автоматичес­ки передавать устные сообщения целому ряду получателей, оргтехни­ческие блоки которых хранят эти сообщения до тех пор, пока они не найдут время прослушать их. Оргтехнические блоки пока обладают весьма ограниченной возможностью «распознавать» речь, поэтому она не может быть использована для прямого ввода информации. Кла­виатура и указатель дают возможность пользователю вводить в той или иной форме как текстовую, так и графическую информацию, а также реагировать на запросы и другую информацию, поступающую с мик­рокомпьютера.

Несмотря на то что в целом все оргтехнические блоки будут ана­логичными, их компоненты будут отличаться размером и качеством

дисплея, пультом и памятью, а также числом и типами дополнитель­но используемого периферийного оборудования (такого, как печата­ющие устройства) в зависимости от специфики групп офисов.

Оргтехнический блок клерка включает главным образом дисплей и пульт с небольшим печатающим устройством; объем памяти и объем обрабатываемой информации здесь не имеют большого значения.

Оргтехнический блок секретаря представляет собой высококаче­ственный черно-белый дисплей с экраном размером в развернутый лист, способный показывать разнообразные шрифты, а также локаль­ные печатающие устройства, которые размножают документы и осу­ществляют их передачу. Документы офиса хранятся в локальных фай­лах большой емкости со съемными носителями. Оргтехнический блок секретаря оснащен средствами, работающими по команде, передава­емой с голоса непосредственно или по телефону. Возможно установ­ление распознавательного устройства (способного узнавать буквы) для превращения имеющихся письменных документов в форму, поддаю­щуюся электронной обработке.

Оргтехнические блоки специалистов включают цветные дисплеи и ло­кальные цветные комбинированные устройства для печати и построе­ния графиков. Полезными здесь являются память большой емкости и съемные запоминающие устройства. Большое значение придается пуль­ту с совершенными приспособлениями для ввода графической инфор­мации. В основном эти блоки отличаются программным обеспечением.

Оргтехнические блоки управляющих включают цветные дисплеи, небольшие пульты и устройства для ввода данных, а также совершен­ные аннотирующие устройства, работающие по команде с голоса не­посредственно и по телефону, а также небольшие локальные файлы.

Оргтехнические блоки руководителей высшего уровня представляют собой телефонный комплекс, снабженный небольшими высококаче­ственными дисплеями, устройство для выбора абонента связи и ком­пактный пульт для ограниченного ввода данных. Имеются локальные съемные емкости средних размеров для хранения данных, а также та­кие оргтехнические блоки, которыми можно пользоваться вне офиса. Это портативные блоки с небольшими плоскими дисплеями, поме­щающимися в портфеле. Ими можно пользоваться в дороге и дома.

Стремящиеся к успеху пользователи применяют информационную технологию для совершенствования методов ведения дела и, как след­ствие, изменяют организационную структуру для получения положи­тельных результатов. В результате разрабатываются новые организаци­онные взаимосвязи, которые ранее экономически были невозможны. Вот почему информационная технология является весьма перспектив­ной и эффективной сферой для капиталовложений. Принципиальная схема построения и взаимодействия основных элементов современной информационной системы организации приведена на рис. 17.3.

Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий и автоматизированных офисов проис­ходят по следующим направлениям. Во-первых, в корне меняются организация и техника, информационного обеспечения руководите­ля. Особое значение приобретает массовое внедрение мини- и мик­рокомпьютеров, персональных компьютеров как составных частей информационных систем, связанных с сетью банков данных. При этом работа по сбору, обработке и распространению информации осуще­ствляется удобными интерфейсами «человек—ЭВМ», не требующи­ми специальной подготовки (диалоги на естественном языке, рече­вой ввод—вывод информации и т. д.). Существенно меняется также техника хранения и обработки информации. Автоматизируются сис­темы принятия, упорядочения, хранения и передачи информации, в которых поддерживается чистота информационных каналов и не до­пускается неполнота информации, дублирование, ввод информации, рассчитанной на другие уровни управления, и т. д.

Во-вторых, осуществляется автоматизация отдельных функций руководителя. Выросло количество эффективно функционирую­щих автоматизированных систем, охватывающих производство, хо­зяйственную деятельность, организационно-технологические про­цессы и т. п. Все большая часть работ при составлении планов пе­редается компьютеру. При этом существенно повышается качество планов, разработанных с использованием микрокомпьютеров, на бо­лее низком уровне управления. Кроме того, четко согласуются планы для отдельных подсистем системы управления. Совершенствуются си­стемы контроля, в том числе дающие возможность обнаружить откло­нения от запланированного уровня и обеспечивающие обнаружение причин возникновения таких отклонений.

В-третьих, существенно изменяются и средства коммуникации, не считая обмена сообщениями через сеть микропроцессоров. Особое значение приобретает система телекоммуникаций, которая-дает воз­можность проведения заочных совещаний, конференций и т. п. (уча­стники которых могут находиться друг от друга на значительных рас­стояниях), оперативной передачи информации. Соответственно ме­няются методы и техника коммуникационных отношений руководи­телей с подчиненными и вышестоящими органами.

Автоматизированный офис предъявляет новые требования к де­ловым качествам руководителя, среди которых умение и навыки поль­зоваться сложной техникой управления, определять стратегию разви­тия системы, руководить коллективом, мотивировать и направлять его деятельность. Особое место занимает умение разрешать конфликты, быстро ориентироваться при возникновении проблемных ситуаций, четко обосновывать принятые решения, своевременно доводить их до исполнителей. Творческий подход к решению управленческих задач, развитие стратегического мышления руководителей предполагают использование новых информационных технологий, возможностей автоматизированных офисов.

При обучении руководителей современным информационным технологиям главное внимание уделяется собственно управлению, а не машинным языкам и математическим методам. В действующих на фирмах системах повышения квалификации важное значение прида­ется базовому курсу — «умению управлять», улучшению стиля работы

руководителей, развитию стратегического мышления. Формируется набор методов обучения работе с новыми информационными тех­нологиями, который предусматривает использование специальных обучающих модульных программ, реализованных на микропроцес­сорах, сетей для передачи информации о новых методах, средствах и технике управления. Наряду с этим проводятся различные занятия через систему телекоммуникаций (анализ конкретных ситуаций, де­ловые игры, дискуссии и т. п.), применяются средства массовой ин­формации (в основном телевидение) с целью мотивации саморазви­тия руководителей и специалистов, решения некоторых информа­ционных задач обучения, рекламы новых методов, средств и техни­ки управления.

При обучении кадров большое внимание в настоящее время уде­ляется так называемым корпоративным системам, т. е. комплексным информационным системам управления предприятиями. В этом слу­чае электронная обработка данных обеспечивает все стороны управ­ления предприятиями. Находясь на своем рабочем месте, управляю­щие получают необходимую информацию по новым изделиям, про­изводству, поставкам, финансам, экономике и др. Появление персо­нальных компьютеров, которые могут быть подключены к другим ЭВМ, значительно расширило возможности использования баз дан­ных конкретными пользователями для оперативного получения не­обходимой информации из больших массивов. Персональная ЭВМ дает возможность получать сопоставимые данные, отслеживать дина­мику изменения показателей, в том числе и в графическом виде.

Информационная система — это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.

Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

В нормативно-правовом смысле информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы» [Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995, № 24-ФЗ].

Типы информационных систем

Фактографические и документированные информационные системы

Тип информационной системы зависит от того, чьи интересы она обслуживает и на каком уровне управления. По характеру представления и логической организации хранимой информации информационные системы подразделяются на фактографические, документальные и геоинформационные.

Фактографические информационные системы накапливают и хранят данные в виде множества экземпляров одного или нескольких типов структурных элементов (информационных объектов). Каждый из таких экземпляров или некоторая их совокупность отражают сведения по какому-либо факту, событию отдельно от всех прочих сведений и фактов.

Структура каждого типа информационного объекта состоит из конечного набора реквизитов, отражающих основные аспекты и характеристики объектов данной предметной области. Комплектование информационной базы в фактографических информационных системах включает, как правило, обязательный процесс структуризации входной информации.

Фактографические информационные системы предполагают удовлетворение информационных потребностей непосредственно, т.е. путем представления потребителям самих сведений (данных, фактов, концепций).

В документальных (документированных) информационных системах единичным элементом информации является нерасчлененный на более мелкие элементы документ и информация при вводе (входной документ), как правило, не структурируется, или структурируется в ограниченном виде. Для вводимого документа могут устанавливаться некоторые формализованные позиции (дата изготовления, исполнитель, тематика).

Некоторые виды документальных информационных систем обеспечивают установление логической взаимосвязи вводимых документов – соподчиненность по смысловому содержанию, взаимные отсылки по каким-либо критериям и т.д.

Определение и установление такой взаимосвязи представляет собой сложную многокритериальную и многоаспектную аналитическую задачу, которая не может быть формализована в полной мере.

В геоинформационных системах данные организованы в виде отдельных информационных объектов (с определенным набором реквизитов), привязанных к общей электронной топографической основе (электронной карте). Геоинформационные системы применяются для информационного обеспечения в тех предметных областях, структура информационных объектов и процессов в которых имеет пространственно-географический компонент (маршруты транспорта, коммунальное хозяйство).

Базой данных является представленная в объективной форме совокупность самостоятельных материалов (статей, расчетов, нормативных актов, судебных решений и иных подобных материалов), систематизированных таким образом, чтобы эти материалы могли быть найдены и обработаны с помощью электронной вычислительной машины (Гражданский кодекс РФ, ст. 1260).

Существует множество других определений понятия «база данных», так или иначе сводящихся к понятию «совокупность хранимых данных». Однако большинство из этих определений не позволяет отличить базу данных от объектов, которые базой данных заведомо не являются, например, от архивов документов, картотек, библиотек и т.п. Таким образом, база данных есть не просто совокупность хранимых данных (записей, документов, фактов и т.п.), но такая совокупность, которая обладает, по меньшей мере, тремя важными свойствами (признаками):

1. База данных хранится и обрабатывается в вычислительной системе. Таким образом, любые внекомпьютерные хранилища информации (архивы, библиотеки и т. п.) базами данных не являются.

2. Данные в базе данных хорошо структурированы (систематизированы). Под структурированностью в данном случае понимается явное выделение составных частей (элементов), связей между ними, а также типизация элементов и связей, при которой с каждым типом элемента или связи соотносится определённая семантика и допустимые операции.

3. Структура базы данных обеспечивает эффективный поиск и обработку данных. Эффективность здесь главным образом определяется тем, как соотносятся гибкость и мощность возможностей (поиска и обработки) с затратами усилий и ресурсов.

Из трёх перечисленных признаков только первый является строгим, а два других допускают различные трактовки и различные степени оценки. Не существует возможности строго формально определить, является ли некоторая совокупность данных на компьютере базой данных или нет. Можно лишь установить некоторую степень соответствия требованиям к БД.

В такой ситуации не последнюю роль играет общепринятая практика. В соответствии с ней, например, не называют базами данных файловые архивы или электронные таблицы, несмотря на то, что они в некоторой степени обладают признаками БД. Принято считать, что эта степень в большинстве случаев недостаточна (хотя могут быть исключения).

Базой данных часто ошибочно называют систему управления базами данных. Необходимо различать хранимые данные (собственно БД) и программное обеспечение, предназначенное для организации и ведения базы данных (СУБД).