Итак, первое и самое важное.
Любая проверка должна быть тщательно спланирована.
Проверка всегда состоит из трех основных этапов:
- планирование проверки;
- осуществление проверки;
- подготовка акта о результатах проверки.
Сроки проведения проверки и соотношение затрат времени между ее этапами зависят прежде всего от предмета, целей и масштаба каждой конкретной проверки, а также количества специалистов, выделенных для ее проведения.
Каждый этап проведения проверки включает ряд последовательных действий, результаты которых оформляются в соответствующих документах. Схема организации проверки следующая.
Организация проверок
┌────────────────────────────────────┐
│ Определение приоритетных задач по │
│ осуществлению контрольной ├──────────────────┐
│ деятельности │ │
└────────────────────────────────────┘ │/
┌───────────────────────────────────┐
│Стратегический план деятельности по│
┌────────────────────┤ осуществлению контроля │
│/ └───────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────┐
│ Выбор тем и объектов проверок ├──────────────────┐
└────────────────────────────────────┘ │/
┌───────────────────────────────────┐
┌────────────────────┤ Годовой план проверок │
│/ └───────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────┐
│ Предварительное изучение объектов │
│ проверки ├──────────────────┐
└────────────────────────────────────┘ │/
┌───────────────────────────────────┐
┌────────────────────┤ План изучения объектов │
│/ └───────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────┐
│ Сбор данных и документов ├──────────────────┐
└────────────────────────────────────┘ │/
┌───────────────────────────────────┐
┌────────────────────┤ Программа проверки │
│/ └───────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────┐
│ Подготовка заключений, выводов и │
│ рекомендаций ├──────────────────┐
└────────────────────────────────────┘ │/
┌───────────────────────────────────┐
┌────────────────────┤ Акт о результатах проверки │
│/ └───────────────────────────────────┘
┌────────────────────────────────────┐
│ Действия, предпринимаемые по │
│ результатам проверки │
└────────────────────────────────────┘
Схема
Второе - необходимо четко определить, какие документы и сведения необходимы для того, чтобы по результатам проверки у контролеров сложилось ясное и объективное представление не только о допущенных нарушениях, но и, самое главное, о причинах, приведших к ним. Ими могут быть как недостаточная квалификация заказчика, комиссии, сознательное нарушение законодательства, вызванное коррупционными факторами, так и другие факторы. Однако зачастую нарушения являются логическим следствием недоработок, допущенных на стадии планирования заказа.
Примеры: В ходе одной проверки выяснилось, что при размещении заказов имело место ограничение конкуренции между участниками торгов путем включения в состав лотов продукции, технологически и функционально не связанной с товарами, поставка которых являлась предметом торгов. Нарушение ч. 3 ст. 17 Федерального закона от 26 июля 2006 г. N 135-ФЗ "О защите конкуренции" выразилось в закупке канцелярских, хозяйственных товаров и запасных частей оргтехники в рамках одного запроса котировок. Причинами нарушения стали слабое развитого рынка и, как следствие, незаинтересованность поставщиков в получении небольшого по сумме заказа. В результате заказчик вынужден был пойти на такое нарушение, поскольку объединение продукции, технологически и функционально не связанной друг с другом, позволило привлечь участников и избежать срыва запланированной поставки. Очевидно, что в данном случае причиной нарушения послужил недостаточно ответственный подход к планированию.
Или еще пример - заказчик вынужден был перенести дату вскрытия конвертов с заявками на участие в открытом конкурсе по причине отсутствия председателя конкурсной комиссии. В ходе проверки выяснилось, что в положении о комиссии функция по вскрытию конвертов являлась исключительной прерогативой председателя и члены комиссии не взяли на себя смелость "присвоить" их.
Только проанализировав все документы, имеющие отношение к деятельности заказчика в области размещения заказов, контролер сможет составить объективное мнение о самих нарушениях, о степени их серьезности, а главное - о причинах, приведших к ним.
Вот примерный перечень документов и сведений, предоставляемых государственным заказчиком, уполномоченным органом, специализированной организацией, конкурсной, аукционной, котировочной либо единой комиссией, в ходе проверки соблюдения законодательства Российской Федерации в сфере размещения заказов: