Электронный офис

Перспективы развития информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

Современное состояние информационных технологий можно охарактеризовать следующим образом:

1. Наличие множества промышленно функционирующих баз данных большого объема, содержащих информацию практически обо всех областях жизни общества.

2. Создание технологий, обеспечивающих интерактивный доступ массового пользователя к информационным ресурсам. Технической основой указанной тенденции явились государственные и частные системы связи и передачи данных общего назначения, а также специализированные,

объединенные в национальные, региональные и глобальные, информационно-вычислительные сети.

3. Расширение функциональных возможностей информационных систем и технологий, обеспечивающих одновременную обработку баз данных с разнообразной структурой, мультиобъектных документов, гиперсред, в том числе реализующих технологии создания и ведения гипертекстовых баз данных. Создание локальных, многофункциональных проблемно-ориентированных информационных систем различного назначения на основе мощных персональных компьютеров и локальных вычислительных сетей.

4. Включение в информационные системы элементов интеллектуализации интерфейса пользователя, экспертных систем, систем машинного перевода, автоиндексирования и других технологических

средств.

Современно устроенная организация использует наличие развитых информационных технологий для:

• осуществления распределенных персональных вычислений, когда на каждом рабочем месте достаточно ресурсов для обработки информации в местах ее возникновения;

• создания развитых систем коммуникаций, когда рабочие места соединены для пересылки сообщений;

• присоединения к гибким глобальным коммуникациям, когда предприятие включается в мировой информационный поток;

• создания и развития систем электронной торговли;

• устранения промежуточных звеньев в системе интеграции «организация — внешняя среда».

Управленческая деятельность характеризуется следующим:

• управленческая деятельность осуществляется в течение определенного временного интервала (времени существования системы управления);

• управленческая деятельность осуществляется в определенных пространственных границах, как правило, определяемых местом размещения управляющей системы;

• управленческая деятельность реализуется людьми, для которых она является основным видом деятельности;

• содержание управленческой деятельности определяется задачами, решение которых приводит к целенаправленному протеканию управляемого процесса.

Проблемы организации управленческой деятельности во многом сводятся к проблемам выработки и реализации управленческих решений. Но, имея в виду сложность самой управляющей системы, ее относительно самостоятельное существование, наличие внутренних, порой противоречивых особенностей реализации различных функций, следует указать и на необходимость управления самой управленческой деятельностью, которое является особой ее разновидностью.

Как уже отмечалось, управленческая деятельность пространственно локализована в рамках физического размещения управляющей системы. Указанное физическое размещение в различное время и в различных местах реализовывалось по-разному: приказы в Древней Руси, коллегии в Петровской России, министерства и ведомства в современном обществе, заводоуправления на промышленных предприятиях, деканаты на факультетах высших учебных заведений и т. п.

Для обозначения указанных объектов в настоящее время существует обобщенное название — офис.

Офисная деятельность характеризуется прежде всего используемыми информационными технологиями, а, следовательно, соответствующими средствами и методами преобразования информации.

Если преобладающими информационными технологиями являются компьютерные (на основе электронных средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники), то говорят о реализации офисной деятельности в рамках электронного офиса.

В условиях широкого использования возможностей глобальной информационной системы (сети) Интернет появилась возможность создания и использования особой разновидности электронного офиса — виртуального офиса, когда все необходимые функции информационного обслуживания управленческой деятельности и соответствующие ресурсы пространственно распределены в различных узлах сети, а не сосредоточены в реальном офисе с соответствующими атрибутами (помещение, оборудование, персонал и т. п.).