Совершенствование коммуникаций
Способы совершенствования информационного обмена в организации:
Регулирование информационных потоков. Менеджеру необходимо научиться оценивать свои информационные потребности, их количественную и качественную стороны. Руководители так же должны знать об информационных потребностях своих начальников, коллег и подчиненных, определять минимум и максимум в информационных обменах.
Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.
Управленческие действия. Планирование, организация и контроль формируют дополнительные возможности в совершенствовании информационного обмена. Необходимо проводить различные встречи, совещания руководителей и подчиненных, на которых обсуждать и прояснять новые планы, варианты стратегий, целей и назначений, анализировать результаты контроля за ходом работ и т.д.
Системы обратной связи. Обратная связь составляет часть контрольно-управленческой информационной системы в организации. Один из вариантов системы обратной связи - перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Например, директор предприятия лично посещает производственные участки предприятия, что бы удостоверится в нормальном ходе производства и пообщаться с рабочими по поводу возникающих проблем. Любой руководитель может преодолеть разрыв между собой и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение сообщений вниз и восприятие их там.
К обратной связи так же относятся опросы работников. Их можно проводить для получения информации от подчиненных по различным вопросам:
- четко ли доведены до них цели деятельности;
- с какими потенциальными и реальными проблемами они сталкиваются или могут сталкиваться;
- получают ли точную и своевременную информацию, необходимую для работы;
- открыт ли их руководитель для предложений;
- информировали ли их о грядущих переменах и т.д.
Системы сбора предложений разработаны с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность выдвигать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации. Цель подобных систем - снижение фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх.
Чаще всего такая система реализуется в виде анонимных предложений, которые работники опускают в специальные ящики, или отправляют по электронной почте. К сожалению, этот вариант не слишком эффективен, т.к. часто отсутствует механизм подтверждения факта рассмотрения предложений, и стимулирование работников, чьи предложения пошли организации на пользу.
Систему сбора информации можно создать путем организации телефона “горячей линии”, позвонив на который работники получают возможность анонимно задавать вопросы и тут же получать ответы, если в данный момент на линии работает компетентный менеджер. Ответы на вопросы также могут печататься в информационном бюллетене, либо направляться непосредственно работникам.
В некоторых организациях создаются группы руководителей и рядовых работников, которые встречаются и обсуждают вопросы, представляющие взаимный интерес. (кружки качества)
Информационные бюллетени, публикации. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников. В подобные бюллетени могут входить статьи с обзором предложений по поводу управления, на темы охраны здоровья работников, нового контракта, выпуска нового вида продукции, подборка "работник месяца", ответы руководства на вопросы рядовых работников. Печатные материалы могут дополняться видеолентами о работе организации.
Современные информационные технологии. Их применение способствует совершенствованию обмена информацией как внутри организации, так и между организацией и внешней средой. Использование сети Интернет значительно упрощает доступ к информации о внешней среде организации, электронная почта - эффективное средство связи между людьми и различными организациями.