Основные требования и принципы построения информационного обеспечения.

Информация и задача в АИТ.

В последние годы весьма употребительным стало понятие информации. Известно много определений этого понятия, которые даются при разных подходах к нему в различных научных областях. Кибернетикой, для которой информация является центральным понятием, она определяется как соотношение между сведениями (данными) и их получателем. Здесь под сведениями понимаются любые данные, факты, знания относительно чего-нибудь или кого-либо. В теории автоматизированных систем обработки экономической информации (АСОЭИ) информация отождествляется с любыми сведениями (данными), в этом случае она трактуется как совокупность сведений о чем-либо или о ком-либо. При кибернетическом подходе информацией являются только новые, полезные, центральные для получателя сведения, и задача состоит в их извлечении. Естественно, такая информация должна потенциально содержаться в таких сведениях, в противном случае никакой информации получить не удастся. При подходе к понятию информации с позиций теории АСОЭИ задаче придается другой оттенок: из одних данных требуется получить другие иного вида или содержания. Под задачами обработки данных обычно понимается специальный класс решаемых на ЭВМ задач, связанных с вводом, хранением, сортировкой, отбором по заданному условию и группировкой записей данных однородной структуры. При этом предусматривается генерация для пользователя различных отчетов, как правило, табличной формы, обеспечивающих систематизацию и, возможно, агрегирование данных, с промежуточными итогами по некоторым элементам данных для групп записей и с полными итогами по всему отчету.

Задачи такого типа широко распространены при обработке экономической информации. Они составляют значительную долю функций эксплуатируемых в настоящее время автоматизированных систем управления. Примерами таких задач служат учет складских запасов, инвентаризация основных фондов предприятия, обработка заказов и товарно-транспортных накладных, учет поставок, подготовка установленных форм статистической отчетности.

f Под задачей понимают логически законченный процесс обработки двух или нескольких документов, в результате которой получаем один документ установленной формы.

Исходя из определения, видим, что задача состоит из трех частей:

А: Входная информация (Что дано?)

В: Выходная информация (Проблема - Что дано?)

С: Способ перехода (ППП, СУБД, Интегрированные пакеты обработки данных).

Совокупность частей задачи А и В называется постановкой задачи. Качество постановки задачи определяет уровень адекватности проектируемой информационной системы реальному объекту предметной области. Основную роль при разработке постановки задачи выполняет пользователь.

Схему задачи можно изобразить следующим образом (рис 2.1.1):

Рис 2.2.1 Схема задачи

Немаловажное значение имеет принадлежность задачи к тому или иному классу, так как от этого зависит выбор метода реализации задачи. Классификацию задач в информационных технологиях можно представить следующей схемой (Рис 2.2.2).

Рис 2.2.2Классификация задач

Задачи учета и отчетности относятся к классу информационных

задач. Это задачи, с которыми сталкивается пользователь в процессе

своей повседневной деятельности.

Задачи учета – систематическая регистрация сведений о ходе производственного процесса и накопление данных на машинных носителях в виде учетных сообщений. Задачи отчетности – это составление различных справок, сводок, отчетов на основе информации, накопленной задачами учета. Характеризуются эти задачи наличием больших объемов входной и выходной информации. Формы входных и выходных документов практически имеют одинаковый вид. В процессе преобразования входных данных в выходные преобладает нечисловая обработка информации: сортировка, поиск, группировка, отбор данных. Для реализации задач этого класса уместно использование СУБД, Информационно-Поисковых Систем (ИПС), Информационно-Справочных Систем (ИСС).

Задачи планирования характеризуются сложным математическим аппаратом, наличием небольших объемов информации. Состав и структура входной и выходной информации резко отличаются друг от друга. Для их реализации используются методы экономико-математического моделирования.

Автоматизация процессов решения задач по управлению производством представляет ряд специфических требований к составу и структуре информации. В связи с этим вся информация приводится к виду, удобному для решения задач на ЭВМ, хранения ее в запоминающих устройствах и обновления. Большое внимание необходимо уделить ее типизации, т.к. многообразие и неоднородность структуры, а также различные формы записи неизбежно влияют на организацию и продолжительность решения задач.

Информационные связи между различными звеньями системы управления отражаются определенным документооборотом, т.е. прохождением документов внутри любой конкретной системы управления. Любое направление движение документов определяет поток информации. По мере совершенствования системы управления изменяются и документооборот, и поток информации. Появляются новые или ликвидируются старые формы документов и изменяются направления их движения. Документооборот и потоки информации обладают рядом пространственно-временных характеристик, которые должны использоваться при создании информационного обеспечения. Важнейшими вопросами, которые необходимо решить при создании информационного обеспечения АИТ, являются вопросы рациональной организации документооборота и потоки информации в системе, а также определение оптимальной структуры информационных полей и объемов информации, которые будут храниться в них.

В зависимости от назначения информации и способов ее использования в процессе решения задач при создании информационного обеспечения осуществляется также выбор носителей информации, которые будут использоваться в системе. Носители могут быть машинные или немашинные. В настоящее время в состав информационного обеспечения обычно включают:

- классификаторы и номенклаторы для описания и кодирования технико-экономической информации, используемой в системе;

- унифицированные формы взаимосвязанных документов, содержащих все необходимые для управления данных;

- различные нормативные, директивные и справочные данные;

- текущие сведения о состоянии всех элементов системы;

- текущие сведения, поступающие в систему извне;

- накапливаемые учетные данные о составе и состоянии всех элементов системы, о наличии и движении материальных средств и сведений, необходимых для решения задач планирования и обработки различных справок и документов.

Вся информация может быть условно разделена на постоянную и переменную. (Структуру информационного обеспечения можно изобразить схемой на рис.2.2.3)

Постоянная информация – это информация, состав которой в процессе работы изменяется сравнительно редко. Она может храниться постоянно на различных носителях и многократно использоваться при решении задач. Основной объем постоянной информации составляют различные виды нормативных и справочных данных, а также другие виды редко изменяющихся сведений (различные ценники, справочники, классификаторы, словари, нормы)

Постоянная информация является основой информационного обеспечения АИТ. Она, как правило, формируется до начала функционирования системы. Она стареет и теряет ценность медленно. Состав и структура ее определяются, прежде всего, удобством ее использования при решении задач АИТ.

Переменная информация – это такая информация, состав которой изменяется систематически и периодичностью, установленной органом управления. Переменная информация формируется после начала работы АИТ, в процессе ее функционирования. К составу первичной информации относятся все виды первичных документов, которые готовятся источниками информации. Переменная информация – это все текущие сведения, поступающие как от собственных, так и от внешних источников информации. На основании переменной информации накапливаются и обновляются в накопителях ЭВМ массивы различного назначения. Эти массивы также являются переменными. Переменная информация служит базой для отработки различных справок, сводок, требующихся органам управления в процессе их работы. Переменная информация делится на регулярную и экспресс-информацию.

По месту возникновения информация делится на входную, производную и выходную.

Входная информация возникает в ходе производственного процесса и поступает в автоматизированную систему обработки данных.

Производная (промежуточная) информация является результатом обработки входной информации, которая используется в дальнейшем, но не выступает в качестве конечного результата. Производная информация, не выдаваемая на печать, хранится временно или постоянно в зависимости от ее конкретного содержания. По характеру производная информация, выдаваемая на печать, может быть оперативной, аналитической или агрегированной. К оперативной информации относятся данные, которые характеризируют состояние системы – значение ее измеряемых показателей за сравнительно короткий промежуток времени (час, смена, сутки). Расчетно - аналитическая информация – это результат комплексного анализа деятельности предприятия. Агрегированная информация представляет собой укрупненную информацию, потребителем которой является руководство высшего звена.

Рис 2.2.3 Структура информации в АИТ

Выходная информация – это окончательные результаты переработки информации в АИТ, которые выдаются на печать. Эта информация предназначена для использования в сфере управления. Она отражает текущее состояние производства, отклонения его от плановых знаний и служит для информационного обеспечения руководства.

По назначению различают информацию плановую, учетную, отчетную, аналитическую, управляющую, нормативно-справочную.

Плановая информация определяет желаемое состояние системы на некоторый будущий момент времени.

Учетная информация применяется для регистрации всех изменений, происходящих в системе по мере ее функционирования: выполненный объем перевозок, приход и расход материалов и т.д.

Отчетная информация предназначена для отражения изменений, которые произошли в системе за некоторый установленный период времени. Эта информация составляется по заданной форме и предназначена для руководства высшего звена данного предприятия и внешних вышестоящих организаций.

Аналитическая информация образуется в результате сопоставления фактического состояния производства с плановым и предназначена для выявления причин возникающих отклонений.

Управляющая информация содержит конкретные рекомендации по принятию решений (например, скорректированные планы-графики различных участков, цехов, сменные задания).

Нормативно-справочная информация характеризует достигнутый уровень технологии, производительности труда, конструирования.

При создании информационного обеспечения АИТ важнейшим моментом является определение рационального состава информации, хранящейся в информационных массивах различных звеньев системы управления. Это обусловлено тем, что иерархически построенные АИТ представляют собой сложную систему взаимосвязанных, но территориально разобщенных информационных центров и источников информации. Иерархическому принципу построения системы управления должно соответствовать и иерархическое построение информационного обеспечения задач, т.к. процесс управления в любом звене системы требует вполне определенного состава информации для решения тех или иных задач. Поэтому состав информации в каждом звене системы должен быть именно таким, какой нужен для принятия управляющих решений именно в этом звене. Неполнота сведений, как и их избыточность, – серьезные недостатки проектирования информационного обеспечения.

Практика разработки и внедрения АИТ в нашей стране и за рубежом показывает, что создание информационного обеспечения это – чрезвычайно важный этап в проектировании. От того, насколько правильно и рационально построено информационное обеспечение решаемых задач, зависит эффективность управления производством и эффективность использования технических средств АИТ. Поэтому проектирование и создание информационного обеспечения АИТ должно осуществляться системно, с учетом следующих основных факторов:

- Соблюдение иерархичности построения информационного обеспечения и рациональной структуры информационных полей и массивов;

- Проведение унификации системы документов и упорядочение документооборота и информационных потоков между звеньями;

- Минимизация состава информации, хранящейся в информационных полях различных звеньев АИТ;

- Использование единых классификаторов, систем кодирования информации и принципов в ее формализации;

- Возможность многократного использования данных на основе однократного ввода их в систему;

- Полнота отображений управляемой системы и достоверность информации;

- Автоматизация подготовки данных;

- Рациональная организация поиска, выборки и обновления данных в накопителях ЭВМ, а также выдачи их потребителем;

- Рациональная избыточность информации и организация контроля ее достоверности;

- Удобство размещения информации в накопителях ЭВМ и на носителях информации;

- Простота и удобство использования документов и носителей в процессе работы;

- Возможность постоянного совершенствования и развития всей системы информационного обеспечения.

Создание информационного обеспечения основано на действии следующих пяти принципов, сформулированных акад. В.М. Глушковым:

Принцип автоматизации документооборота. Суть этого принципа легко уяснить из схемы: (рис. 2.3.1)

Раздел а) на схеме соответствует простому использованию ЭВМ в интересах управления. Вся необходимая информация поступает из объекта управления в ЭВМ только лишь из органа. ЭВМ применяется

а) б)

Рис 2.3.1 Варианты документооборота.

для решения отдельных задач. Результаты решения поступают в орган управления и используются при подготовке выходных документов.

В системном режиме (часть схемы б) основной поток документов из объекта управления направляется в ЭВМ. Необходимые сведения об объекте управления управленческий аппарат получает из ЭВМ по запросам.

Результаты решения задач представляются в виде окончательных выходных документов. Разумеется, что документы подвергаются контролю со стороны органов управления

Второйважнейший принцип, характеризующий системный подход к обработке информации – принцип единой информационной базы. Смысл его состоит, прежде всего, в том, что на машинных носителях накапливается и постоянно обновляется информация, необходимая для решения не какой-то одной или нескольких задач, а всех задач управления. Для этого на стадии обследования предприятия необходимо установить перечень всех задач, которые будут решаться при внедрении АИТ, и определить всю необходимую информацию для их решения. Тогда в основных массивах исключается неоправданное дублирование информации, которое неизбежно возникает, если первичные информационные массивы создаются для каждой задачи отдельно. Они нужны для планирования, и для бухгалтерского учета, и для разного рода отчетов и справок. В случае дублирования их для разных массивов возникает опасность увеличения числа первичных документов, особенно, если задачи и массивы для них готовятся разными людьми без должной координации. Вторая опасность – это возможность разночтений, когда одна и та же величина (например, размер запаса какого-либо ресурса) в одних массивах имеет одно значение, а в других – другое. Основной массив служит как бы своеобразным эталоном, по которому можно сверять и, при необходимости, восстанавливать или заново создавать рабочие массивы.

Третий важнейший принцип информационной базы – ее гибкость. Это означает, что помимо основных массивов необходимо иметь инструмент, позволяющий на их основе создавать рабочие массивы, снабженные именем (файлы).Таким инструментом является системное и прикладное математическое обеспечение (операционная система и БСП). Оно позволяет производить любые операции с массивами, подборку, обеспечение нужной формы вывода информации. Соблюдение принципов единства и гибкости информационной базы АИТ сильно облегчает задачу ее дальнейшего совершенствования и развития. Особенно необходимо отметить, что наличие полной информации об объекте управления вместе с математическим обеспечением облегчает задачу унификации информации при объединении ранее созданных АИТ в общегосударственную систему.

Четвертый системный принцип информационной базы – принцип комплексности задач и рабочих программ. Суть его состоит в том, что большинство задач управления являются комплексными и не могут быть сведены к простой арифметической сумме мелких задач. Например, задачи материально-технического снабжения органически связаны со всем комплексом задач оперативно-календарного и объемно-календарного планирования. Во-первых, само задание на материально-техническое снабжение возникает из задач планирования, а во-вторых, при невозможности точно (по срокам и номенклатуре) выполнить это задание возникает необходимость пересмотра планов. Между задачами планирования производства и материально-технического снабжения происходит постоянный обмен информацией. Это превращает их в единый комплекс задач АИТ. Раздельное их решение может резко уменьшить эффект АИТ. Благодаря наличию программных комплексов информационные потоки в системах организованы более упорядочено, чем в информационных центрах общего назначения, в которых потоки задач и потоки информации случайны. В АИТ, кроме того, большинство задач привязано ко времени, т.е. выполняются по определенному расписанию.

Системный подход накладывает большие требования на систему сбора и передачи информации. При переписывании из документов, перфорации могут возникать ошибки, которые называются субъективными, т.е. ошибками людей. Большую роль в уменьшении ошибок субъективного характера играет принцип совмещения подготовки первичного материального учета и первичных финансовых документов с приготовлением соответствующих машинных документов.