ЕКОНОМІЧНА ІНФОРМАЦІЯ ТА ЗАСОБИ ЇЇ ФОРМАЛІЗОВАНОГО ОПИСУВАННЯ
ТЕМА 2
Термін «інформація» (лат. information) означає пояснення, викладання, повідомлення. Відомо багато визначень цього поняття, які даються за різних підходів до нього в різних наукових галузях.
У теорії інформаційних систем оброблення даних інформація ототожнюється з будь-якими відомостями (даними), тобто тлумачиться як сукупність відомостей про будь-що або будь-кого.
За кібернетичного підходу інформацією є лише нові, корисні, вагомі для користувача відомості, і задача полягає в їх здобутті.
Ще одне відоме тлумачення терміна «інформація» — це об’єкт зберігання, передавання та оброблення. Такий зміст вкладається в інформацію за технологічного підходу до неї. Кожна наукова галузь, а також людська практика пов’язані зі «своєю» інформацією. Економічна наука, господарська діяльність суспільства пов’язані з інформацією, яка називається економічною. Така інформація являє собою сукупність відомостей (даних), які відбивають стан економіки країни або визначають напрям змін у ній, її розвиток та розвиток окремих її ланок. В управлінні виробництвом вирізняють інформаційні процеси, в яких інформація виконує роль предмета праці («сира інформація») і продукту праці («оброблена інформація»).
Економічну інформацію розрізняють за стадіями управління, виокремлюючи такі її різновиди: прогнозна, планова, облікова, нормативна інформація, інформація для аналізу господарської діяльності, оперативного управління.
Прогнозна інформація пов’язана з функцією прогнозування, планова — з плануванням (перспективним, техніко-економічним, оперативно-виробничим), облікова — з бухгалтерським, фінансовим, господарським обліком, інформація аналізу господарської діяльності — з функцією економічного аналізу, а оперативного управління та регулювання — з відповідними функціями.
Нормативна інформація використовується і виникає на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках (наприклад, за формування цін, тарифікації). Нормативна інформація містить всілякі норми і нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані (наприклад, заздалегідь обумовлені табличні величини: ставки прибуткового податку з громадян тощо).
Така інформація використовується переважно під час виконання будь-яких функціональних управлінських робіт: прогнозування, планування, обліку тощо.
Такі самі властивості має частина економічної інформації, яка належить усім функціональним різновидам. Прикладом її є назви підприємств, міністерств, відомств, перелік працівників на підприємстві чи установі, перелік постачальників і покупців і т. ін. Цю інформацію називають довідковою. Як правило, її формують разом із нормативною, створюючи особливі фонди нормативно-довідкової інформації (НДI), призначені для розв’язування різноманітних управлінських задач.
Економічна інформація за критерієм відповідності явищам, які вона відбиває, поділяється на вірогідну та невірогідну.
За стадіями виникнення економічна інформація буває первинною та повторною. Первинна виникає під час дії джерел інформації, що ними є підприємства та організації, органи загальнодержавного управління, громадські організації тощо.
Повторна інформація виникає в результаті оброблення первинної та іншої повторної інформації, або лише первинної, або лише повторної інформації. Серед повторної розрізняють результатну та проміжну інформацію. Результатна інформація і є метою оброблення даних. Проміжна інформація виникає під час оброблення первинної інформації.
За повнотою економічна інформація поділяється на достатню, надмірну і недостатню.
За стабільністю - на постійну (сталу), умовно-постійну та змінну. Постійна інформація не змінює своїх значень (наприклад, звітні дані), умовно-постійна зберігає їх протягом тривалого періоду (наприклад, нормативи, норми), а змінна характеризується їх частою зміною (наприклад, відомості про нарахування заробітної плати). Варто наголосити, що період стабільності для певних задач управлінських робіт має конкретний характер. Стабільність можна встановлювати за часовим періодом (наприклад, місяць) або за іншими критеріями.
Залежно від технології розв’язування економічних задач розрізняють інформацію вхідну, проміжну і вихідну. Iнформація, яка підлягає обробленню (предмети праці), в управлінському процесі називається вхідною, або вхідними даними (наприклад, первинна і повторна інформація та константи — постійні величини).
В управлінні виробництвом вирізняють інформаційні процеси, в яких інформація виконує роль предмета праці («сира» інформація) і продукту праці («оброблена» інформація). Якщо підійти до поняття «економічна інформація» з кібернетичних позицій, то інформаційний процес управління можна кваліфікувати як перетворення первинних відомостей (вхідних даних) на економічну інформацію, необхідну для прийняття рішень, спрямованих на забезпечення заданого стану економіки та оптимального її розвитку.
Структурою економічної інформації (ЕI) визначається її побудова з окремих тих чи тих елементів, названих «інформаційними одиницями». Iз простих інформаційних одиниць утворюються складні структурні складові, виникають начебто ієрархічні рівні структурної побудови інформації.
Найбільшими інформаційними одиницями (одиницями найвищого рангу) є ті, що співвідносяться передусім з поняттям «об’єкт управління». Як такий об’єкт у сфері економіки розглядається народне господарство, його ланки. Тому об’єктом управління вважають галузь народного господарства, галузь промисловості, промислове об’єднання (підгалузь), підприємство, комерційну структуру і т. ін.
Необхідно чітко розмежовувати поняття «інформаційна база» та «база даних». Інформаційна база притаманна всім без винятку об’єктам незалежно від рівня управлінської техніки, тоді як поняття «база даних» (БД) пов’язується лише з організацією даних на принципах автоматизованого банку даних (АБД) і застосування ЕОМ. Інформаційна база в умовах використання ЕОМ може бути побудована як єдина база даних АБД або як сукупність кількох таких баз.
З погляду логіки управління та розміщення даних на носіях розрізняють логічну та фізичну структуру даних. Під логічною розуміють структуру, яка враховує погляд користувача (управлінця) на дані, тобто таку, що будується на логіці управління, а не на його техніці. Як правило, така структура є багаторівневою, й виокремлювати інформаційні одиниці можна як з нижчого, так і з вищого рівня. Наприклад, для логічних структур даних у порядку агрегатування (укрупнення) характерне таке виокремлення елементів даних:
символ ® реквізит ® показник ® масив ®
® інформаційний потік ® інформаційна база.
Символ — це елемент даних, який не має змісту. Це елементарний сигнал інформації (літера, цифра, знак).
Реквізит (атрибут)— це інформаційна сукупність найнижчого рангу, яка не підлягає поділу на одиниці інформації. Доцільність виокремлення такої одиниці пояснюється тим, що потрібна однобічна характеристика конкретних об’єктів управління — або лише кількісна, або лише якісна. Тому реквізити бувають двох видів: реквізити-основи (реквізити-величини) та реквізити-ознаки. Реквізит-основа розкриває абсолютне або відносне значення реквізиту-ознаки. Реквізит-ознака відбиває якісні властивості сутності і характеризує обставини, за яких відбувався той чи інший господарський процес.
Розрізняють форму і значення реквізитів. Форма реквізиту виявляється в його назві (наприклад, професія, сума), а значення реквізиту «професія» — це назва конкретної професії (наприклад: апаратник, ливарник, зварювальник).
Реквізити-основи і реквізити-ознаки мають різне призначення у процесі оброблення інформації: над реквізитами-основами виконуються арифметичні операції, над реквізитами-ознаками — логічні.
Сутність економічної інформації розкривається через економічний показник, що являє собою інформаційну сукупність з мінімальним складом реквізитів-ознак і реквізитів-основ, достатніх для створення елементарного документа (документорядка).
Показник — це структурна одиниця, яка характеризує будь-який конкретний об’єкт управління з кількісного та якісного боку. Тому показник має назву, яка розкриває його форму, і значення, яке доповнює форму кількісно-якісними її характеристиками. Так, показник «видобуток нафти — 120 млн т» є носієм кількісної та якісної характеристики відповідної величини.
Набір взаємопов’язаних даних однієї форми (однієї назви) з усіма її значеннями являє собою масив даних. Прикладом масиву може бути сукупність даних про рух грошових засобів на підприємстві. Сукупність масивів даних, що стосуються тієї самої ділянки управлінської роботи, називають інформаційним потоком.
Внутрішньою структуризацією масивів даних, як правило, виділяють такі одиниці інформації (від нижчої до найвищої):
символ ® поле ® аґрегат даних ®
® запис ® файл ® база даних.
Поле — це поєднання символів, яке веде до створення мінімального семантичного елемента масиву (дата, цех, дільниця).
Аґрегат даних — це пойменована сукупність двох і більше елементів нижчого рівня. Загалом до аґрегату даних можуть належати як елементи, так і інші аґрегати даних. Прикладом аґрегату даних: групи елементів, які утворюють АДРЕСУ або ДАТУ
НАРОДЖЕННЯ.
Запис — це пойменована сукупність полів, об’єднаних за змістовим принципом, яка є об’єктом та результатом одного кроку оброблення даних. Приклад запису: відомості про робітника.
Аґрегати даних і записи реалізуються на практиці організацією списків, черг, стеків, таблиць.
Файл — пойменована сукупність записів для об’єктів одного типу. Як правило, записи, що входять до файла, мають однакову структуру. Прикладом файла можуть бути відомості про всіх робітників.
База даних — це пойменована сукупність взаємозв’язаних файлів з мінімальною надмірністю, призначена для одночасно-
го використання багатьма користувачами. Прикладом бази да-
них може бути гіпотетична база ЦЕХ, яка об’єднує файли: РОБIТНИКИ, ВЕРСТАТИ, ВИРОБИ. Ці файли містять різноманітні відомості відповідно про робітників, обладнання цеху та продукцію, що виробляється в ньому, а між записами цих файлів існують зв’язки типу РОБIТНИК — працює на — верстат; робітник — ВИПУСКАЄ — ВИРIБ.
Якість інформації можна визначити як сукупність властивостей, що зумовлюють можливості її використання для задоволення визначених згідно з її призначенням потреб.
Можливість та ефективність використання інформації для управління зумовлена такими її споживчими показниками якості, як репрезентативність, змістовність, повнота, доступність, актуальність, своєчасність, стійкість, точність, достовірність і цінність.
Повнота інформації означає, що вона має мінімальний, але достатній для прийняття ефективного управлінського рішення набір показників. Як неповна, тобто недостатня для прийняття правильного рішення, так і надмірна інформація знижують ефективність управління; найвищі якості притаманні лише повній інформації.
Доступність інформації для сприйняття у разі прийняття управлінського рішення в комп’ютерних системах забезпечується виконанням відповідних процедур її одержання і переробки.
Актуальність визначається ступенем збереження цінності інформації для управління в момент її використання і залежить від статистичних характеристик відображуваного об’єкта (від інтервалу зміни цих характеристик) і від інтервалу часу, який минув від моменту виникнення даної інформації.
Своєчасність інформації. Своєчасною є така інформація, яка може бути врахована за вироблення управлінського рішення без порушення встановленої процедури і реґламенту, тобто інформація, яка надходить на той чи той рівень управління не пізніше заздалегідь призначеного моменту часу, узгодженого з часом розв’язування задач управління.
Достовірність (вірогідність) інформації — це властивість інформації відбивати реально діючі об’єкти з необхідною точністю. Вона вимірюється довірчою ймовірністю необхідної точності, тобто ймовірністю того, що значення параметра, які відбиваються інформацією, відрізняються від істинного значення цього параметра у межах необхідної точності.
Цінність інформації — це комплексний показник її якості,
її міри на прагматичному рівні.
Розміщення інформації в результаті її перетворення здійснюється на певних носіях. З точки зору матеріалу кожний носій даних — це матеріальний об’єкт, який містить відомості, доступні чи лише людині, чи лише ЕОМ, чи одночасно і людині, і ЕОМ.
Отже, носії інформації являють собою засоби реєстрації
даних, які забезпечують зв’язок між інформацією та людиною, інформацією та ЕОМ, людиною та ЕОМ.
У комп’ютерних системах використовуються різноманітні види носіїв інформації. Вибір носія інформації залежить від рівня використання структурного складу технічних засобів збирання, реєстрування, передавання та оброблення первинних даних, а також загального рівня автоматизації задач управління.
Наприклад, за умов автоматизованого оброблення економічної інформації як носії інформації можуть бути використані первинні документи, магнітні стрічки, магнітні диски, магнітні картки і т. ін.
Носіями результатної інформації можуть бути всі різновиди магнітних носіїв. Крім того, результатна інформація може виводитися на папір, бланки друкарської форми, на екран відеотерміналів.
Можна виділити три стадії відтворення інформації: збір, переробка і використання.
Стадія збирання передбачає первинне сприйняття і прийом інформації. Первинне збирання означає сприйняття (зняття) інформації, яка виникає в результаті діяльності джерел інформації (наприклад, виробничо-господарської діяльності, діяльності директивних органів управління, індивідуальних дій людини). Економічна інформація за первинного збирання насамперед реєструється, але може подаватися й інакше.
Прийом зареєстрованих даних (наприклад, директивних, вторинних) — це різновид збирання інформації. Відповідна процедура супроводжується зазвичай оформленням інформації, що надходить, і визначенням напрямків її подальшого використання.
У процесі збирання даних ставиться головна мета — дістати точне, своєчасне, достовірне і повне відображення явищ економічного життя, директивних та інших завдань.
Зібрана або здобута інформація входить до стадії перетворення. Iнформація змінюється у просторі, часі, а також з формально-змістового боку. Відповідно вирізняють три інформаційні процедури цієї стадії: передавання, зберігання, обчислювальне оброблення даних.
Оброблення інформації необхідне для заміни її одиниць за формою (структурою) і значенням, суть його — одержання, передусім результатної (вихідної) інформації. Досягається це за допомогою багатьох арифметичних (додавання, віднімання, множення, ділення і т. ін.) і логічних (операції математичної логіки, порівняння, упорядкування, сортування і т. ін.) операцій. Обробляється не лише інформація, а і її структурні утворення, а також інформаційні відношення.
Процедура обчислювального оброблення інформації часто супроводжується операцією пошуку, з якою пов’язана і процедура збереження даних.
Як відомо, основним елементом комп’ютерної ІС є інформаційна база (ІБ), що являє собою сукупність упорядкованої інформації, використовуваної за функціонування IС. Iнформаційна база має на меті забезпечити взаємообмін інформацією між структурними одиницями комп’ютерної IС, а також інформаційними системами різних рівнів управління.
Засобами, що забезпечують взаємний обмін інформацією між людиною та ЕОМ, є класифікація та кодування техніко-економічної інформації.
Класифікація та кодування — це дві невіддільні частини одного процесу — перекладу різноманітної економічної інформації з природної мови на формалізовану мову ЕОМ. У процесі такого перекладу вони виконують різні функції. Наведемо основні терміни й поняття, використовувані в цій сфері.
Класифікація — поділ множини об’єктів на частини за їх подібністю або відмінністю згідно з прийнятими методами. У процесі класифікації використовуються такі поняття:
— система класифікації — сукупність методів і правил класифікації та їхній результат;
— об’єкт класифікації — елемент класифікованої множини;
— ознака класифікації — властивість або характеристика об’єкта, за якою виконується класифікація;
— значення ознаки — якісний або кількісний вираз ознаки класифікації.
Класифікаційне угруповання — частина об’єктів, виділена під час класифікації. Найпоширеніші такі назви класифікаційних угруповань: клас, підклас, група, підгрупа, вид, підвид, тип;
— ступінь класифікації — етап класифікації за ієрархічного методу, результатом якого є формування сукупності класифікаційних угруповань (або черговий поділ об’єктів одного класифікаційного угруповання);
— глибина класифікації — кількість ступенів класифікації.
Класифікація використовується для упорядкування змісту і взаємозв’язку економічних показників, які переробляються в IС
з допомогою ЕОМ. Засобом вираження результатів класифікації
є кодування.
Кодування — це створення і присвоєння коду класифікаційному угрупованню та об’єкту класифікації (або процес присвоєння об’єкту певного коду). При кодуванні використовуються такі поняття:
— код — знак або сукупність знаків, узятих для позначення класифікаційного угруповання та об’єкта класифікації;
— алфавіт (абетка) коду — система знаків, узятих для створення коду;
— основа коду — число (кількість) знаків у алфавіті коду;
— цифровий алфавіт коду — алфавіт коду, знаками якого є цифри;
— буквений алфавіт коду — алфавіт, знаками якого є літери відомих мов (української, російської, англійської тощо);
— буквено-цифровий (змішаний) алфавіт коду — алфавіт, знаками якого є літери природних мов та цифри;
— розряд коду — позиція знака в коді;
— довжина коду — кількість знаків у коді без урахування пропусків (пробілів);
— структура коду — умовне позначення складу та послідовності розміщення знаків у коді;
— контрольне число — розрахункове число, використовуване для перевірки вірогідності запису коду;
— перекодування — присвоєння закодованому класифікаційному угрупованню або закодованому об’єкту нового коду;
— перекодувальні таблиці — таблиці взаємної відповідності кодів одних і тих самих класифікаційних угруповань або об’єктів класифікації з різних класифікаторів.
Матеріальним втіленням класифікації і кодування є класифікатор.
Класифікатор — це офіційний документ, що являє собою систематизований перелік назв і кодів класифікаційних угруповань або об’єктів класифікації.
Застосовувані поняття:
— позиція класифікатора — назва і код класифікаційного угруповання або об’єкта класифікації;
— ємність класифікатора — найбільша кількість позицій, яку може містити класифікатор;
— резервна ємність класифікатора — кількість вільних позицій у класифікаторі;
— упровадження класифікатора — проведення комплексу заходів, які забезпечують застосування класифікатора у певній сфері діяльності (відділ, дільниця, підприємство, галузь і т. ін.);
— ведення класифікатора — підтримка класифікатора у вірогідному (актуальному) стані (автоматизоване, ручне).
— система ведення класифікатора — сукупність служб, методів і засобів, які забезпечують ведення класифікатора та інформаційне обслуговування абонентів;
— еталон класифікатора — врахований оригінал класифікатора, який ведеться відповідальною за його ведення установою;
— категорія класифікатора — ознака, яка вказує на належність класифікатора до відповідної групи і залежність від рівня його затвердження та сфери застосування (загальнодержавний, галузевий і т. ін.);
— реєстрація класифікатора — присвоєння затвердженому класифікатору реєстраційного номера і запис необхідних відомостей про нього до реєстру (державна, галузева реєстрація).
Класифікатори техніко-економічної інформації можуть створюватися за системним або локальним методом. За системного методу інформація класифікується з урахуванням вимог різних рівнів управління (підприємство, міністерство, відомство тощо), за локального — у межах одного підприємства, організації або установи.
Класифікатори, розроблені за локальним методом, містять інформацію, достатню для діяльності лише одного об’єкта управління (підприємства, установи).
Класифікатори, розроблені за системним методом, містять повну інформацію, використовувану на різних рівнях управління.
У разі їх використання не потрібні перекодувальні таблиці. Ці класифікатори забезпечують інформаційний взаємообмін між комп’ютерними IС різних рівнів. Вада системного методу розроблення класифікаторів полягає в тому, що він робить структуру класифікатора дуже громіздкою, а код багатозначним (наприклад, код промислової продукції у загальнодержавному класифікаторі має 11 знаків). Використання таких класифікаторів призводить до підвищення витрат з підготовки інформації для введення в ЕОМ і зниження ефективності використання обчислювальної техніки на об’єктах управління.
Тому, вибираючи метод класифікації, слід ураховувати економічні чинники, пов’язані з кодуванням, зберіганням, передаванням та обробленням інформації, та порівнювати витрати на оброблення інформації при використанні цих класифікаторів.
Як уже зазначалося, класифікація і кодування — це невіддільний елемент створення і функціонування комп’ютерних IС.
Метою класифікації і кодування є впорядкування і взаємоузгодження різних предметів, понять, властивостей чи інших елементів інформації. Використанням кодів можна значно скоротити обсяги інформації та трудомісткість її оброблення на всіх етапах технологічного процесу автоматизованого оброблення даних.
Метод класифікації разом із ознаками класифікації (покладеними в основу виділення класифікаційних угруповань), їх послідовністю та кількістю рівнів (ступенів) класифікації, а також кількістю угруповань (ємністю) визначає систему класифікації. Загалом ознака класифікації — це властивість об’єкта класифікованої множини. Ознаки класифікації можуть мати кількісне (стаж, оклад, вік) або якісне (професія, посада, галузь) значення. Кількість значень ознаки класифікації визначає кількість класифікаційних угруповань, які можуть бути створені у разі розподілу множини об’єктів за цією ознакою.
Розрізняють два основні методи класифікації: ієрархічний та фасетний.
Метод класифікації — це, по суті, сукупність правил створення системи класифікаційних угруповань та їх зв’язки між собою.
Iєрархічний метод класифікації характеризується тим, що початкова множина об’єктів техніко-економічної інформації послідовно поділяється на угруповання (класи) першого рівня поділу, потім — на угруповання наступного рівня і т. ін. Сукупність угруповань утворює при цьому ієрархічну структуру, яку часто зображують у вигляді розгалуженого (гіллястого) дерева; вузлами цього є граф_ угруповання.
Кількість рівнів ступенів класифікації визначає глибину класифікації. Загалом кожне угруповання може поділятися на угруповання нижчого рівня з використанням своєї ознаки; глибина класифікації у кожній гілці ієрархічної структури може бути різною.
В ієрархічній класифікації в окремому випадку на кожному рівні поділу може бути використана одна ознака. Це означає, що об’єкти початкової множини характеризуються однаковим набором ознак.
Застосування ієрархічного методу класифікації пояснюється його легкою пристосованістю до ручного оброблення, звичністю, великою інформативністю кодів, які мають смислове навантаження.
Проте цей метод класифікації має низку вад, які іноді утруднюють його використання. Це передусім жорсткість структури, яка зумовлена фіксованістю ознак і їх послідовністю.
Вад ієрархічного методу класифікації позбавлений фасетний метод, за якого початкова множина об’єктів може незалежно поділятися на класифікаційні угруповання щоразу з використанням однієї з обраних ознак. Кожна ознака фасетної класифікації відповідає фасеті, що являє собою список значень пойменованої ознаки класифікації. Наприклад, ознака «колір» містить такий список значень: червоний, білий, чорний, блакитний ... зелений; ознака «професія» містить такий список значень: апаратник, автослюсар ... токар і т. ін. Отже, система класифікації може бути подана переліком незалежних фасетів (списків), які містять значення ознак класифікації. Множинне описання об’єктів техніко-економічної інформації відбувається в кожній конкретній задачі на основі завдання фасетної формули, яка утворюється з послідовності ознак класифікації, використовуваних у задачі. Кількість фасетних формул визначається можливим поєднанням ознак. Для кожної фасетної формули може бути утворена ієрархічна класифікація, в якій на кожному рівні поділу використовується одна ознака, що відповідає окремій фасеті, а послідовність ознак визначається фасетною формулою.
Виявлені в результаті класифікації класифікаційні угруповування слугують у подальшому для кодування техніко-економічної інформації.
Кодування призначене для формалізованого опису семантики (назв) різноманітних аспектів даних, які використовуються в управлінні народним господарством, найчастіше у вигляді цифрових кодів. Таке подання найприйнятніше для підвищення ефективності автоматизованого оброблення економічної ін-
формації.
Під кодуванням загалом розуміють процес позначення первинної множини об’єктів або повідомлень набором символів заданого алфавіту на основі сукупності певних правил. Залежно від використаних символів розрізняють цифрові, буквено-цифрові та буквені коди. Кількість символів у алфавіті називають основою коду. Залежно від основи коду вони бувають двійкові, десяткові, шістнадцяткові і т. ін. Основною вимогою, яку ставлять до кодування, є однозначне подання кожного об’єкта кодованої множини, тобто кожному об’єкту множини має відповідати єдиний код.
Системою кодування називають сукупність методів і правил позначення об’єктів заданої множини. Вона характеризується ємністю та кількістю кодів, що різняться між собою, тобто комбінацій, використаним алфавітом коду і правилами утворення коду.
Для сталого коду на всі сполучення ємність дорівнює Е = а r
(а — кількість символів у алфавіті коду, r — розрядність коду). Отже, у разі використання десяткового коду, коли обсяг кодованої множини не перевищує 10, достатньо використати один десяток (розряд), а коли не перевищує 100, — два розряди і т. д.
Код характеризується довжиною, тобто кількістю використаних розрядів, структурою, яка відбиває зміст окремих розрядів або груп розрядів коду.
Виділяють такі методи кодування: порядковий, серійно-порядковий, послідовний і паралельний.
Найпростішим і найпоширенішим методом кодування об’єктів первинної множини є порядковий. За цього методу кожному об’єкту класифікованої множини присвоюється код, який вибирається з послідовності натурального ряду чисел, починаючи з першого елементу (1). Порядковий метод застосовується у разі кодування одноознакових, сталих і малозначних номенклатур (наприклад, категорії персоналу, статті витрат, види платежів до бюджету тощо). Порядковий метод кодування дуже простий для ідентифікації. Але суттєвою вадою цього методу є відсутність у коді будь-якої інформації про об’єкт і відносна складність автоматичного оброблення інформації за підбиття підсумків за групами об’єктів.
Притаманні порядковому методу кодування вади деякою мірою усунуті в серійно-порядковому методі кодування. Він характеризується тим, що первинна множина поділяється на кілька частин (згідно з деякою ознакою) і для кодування об’єктів кожної частини призначається серія номерів (кодів). Об’єкти кодуються порядковим номером у межах відведених для них серій. Такий метод кодування використовується для об’єктів, які мають дві ознаки. Можна припустити, що за такого кодування використовується змінний алфавіт коду. Наприклад, з номера 1-го по 5-й закодовано одну частину об’єктів, з 6-го по 15-й — другу, з 16-го по 25-й — третю і т. ін.
У разі кодування сукупності властивостей об’єктів, тобто за створення інформаційного блоку, рекомендують застосовувати два основних методи створення коду: метод послідовного кодування на основі використання ієрархічної класифікації і метод паралельного кодування на основі фасетної класифікації.
За використання фасетної класифікації кожне угруповання системи класифікації відповідає деякій сукупності значень властивостей об’єктів. При цьому кожне угруповання першого рівня поділу відповідає одному значенню, другого — значенню двох властивостей і т. ін. У кожній гілці ієрархічної класифікації, як правило, використовується своя сукупність властивостей. Значення властивості, записаної на певному розряді коду у вигляді цифр (групи цифр), залежить при цьому від значення цифр на попередніх розрядах (десятках).
У разі послідовного кодування код угруповання створюється на основі коду угруповання попереднього рівня з додаванням до нього ще одного розряду (або групи розрядів). Так, якщо в ієрархічній класифікації використовується послідовність угруповань під назвами «клас», «підклас», «група», «підгрупа», де на кожному рівні розподілу може бути до десяти номенклатур, то для позначення класу можна використати одну цифру, для підкласу — дві і т. ін.
За послідовного методу логічно будується код (кодова комбінація), який має велику інформативність. При цьому код є дуже громіздким і складної структури. Метод широко застосовується для розроблення загальнодержавних класифікаторів продукції, галузей і т. ін.
Якщо для позначення кожної окремої ознаки незалежно використовується один або кілька розрядів коду, то такий метод кодування сукупності властивостей називають паралельним, а інакше — незалежним, або фасетним.
Структура коду сукупності властивостей за паралельного методу відповідає фасетній формулі.
У разі застосування паралельного методу кодування на противагу послідовному значення ознаки, записане на будь-якому розряді коду, не залежить від значень ознак, записаних на інших розрядах. Це дає змогу за конкретним кодом легко дізнатися, набором яких ознак описується розглядуваний об’єкт. Найчастіше ознака задається у вигляді кодової таблиці.
Паралельний метод кодування дає багатоаспектну класифікацію. Вона добре пристосована для машинного оброблення і розв’язання різних економічних задач. Блокова побудова коду за фасетами спрощує його стандартизацію. До вад цього методу кодування належать менші порівняно із послідовним методом інформативність
і ємність, що пояснюється неповним використанням останньої.
Вибираючи метод кодування, слід пам’ятати, що цей метод має забезпечувати:
· однозначне визначення об’єкта у межах заданої множини;
· необхідну інформацію про об’єкт;
· використання як алфавіту коду десяткової цифри і літер української абетки, що зручно для машинного оброблення та оброблення людиною;
· якомога меншу довжину коду, що спрощує заповнення документів, спрощує їх перевірку, зменшує кількість помилок, розміри машинної пам’яті та час оброблення;
· достатній резерв незайнятих кодів, щоб можна було кодувати нові об’єкти та угруповання, не порушуючи структури класифікатора;
· можливість автоматичного контролю помилок (наприклад, внесенням до коду контрольного розряду).
Для ідентифікації руху величезних мас товарів на всьому шляху від виробника до споживача в середині 60-х років ХХ ст. у США та інших економічно розвинених країнах світу з’явилися штрихові системи кодування як метод маркування товарів. При цьому ставились необхідні умови: маркування має легко і безпомилково читатися за допомогою відносно простих, надійних, доступних за ціною технічних засобів, що мають включатися як елемент у технологічний процес оброблення інформації, зокрема й засобами обчислювальної техніки.
В Україні штрихове кодування товарів введено Постановою Кабінету Міністрів № 574 від 29.05.1996 р. з метою створення умов для впровадження інформаційних технологій автоматизованої ідентифікації та електронного обміну даними і створення інформаційної бази для контролю та управління товарно-грошовим обігом у державі. У серпні 1996 р. Міністерство зовнішніх економічних зв’язків і торгівлі України затвердило положення про штрихове кодування товарів. Кодування товарів та одиниць обліку підприємницької діяльності здійснюється Асоціацією товарної нумерації України «ЕАN-УКРАЇНА». Розроблено державні стандарти України та керівний нормативний документ зі штрихового кодування та електронного обміну інформацією.
Штрихове кодування ґрунтується на застосуванні двійкової системи числення: інформація запам’ятовується як послідовність нулів та одиниць, при цьому широкі смуги (темні чи світлі) означають 1, вузькі — 0, тому штриховий код являє собою послідовність смуг: світлих чи темних, вузьких чи широких, нанесених на різні носії інформації (паперові, плівкові, керамічні, пластикові тощо).
Нині застосовуються кілька видів штрихових кодів.
У США та Канаді застосовується код UPC, тому українські товари, що постачаються в ці країни, повинні мати такий код.
На основі коду UPC в Європі створено міжнародну систему товарної нумерації EAN. Система ЕАN — це міжнародний стандарт для ідентифікації товарів, послуг і розміщення, автоматизованої ідентифікації на основі штрихових кодів та електронного обміну даними (Electronic Data Interchange, EDI).