Поняття комп’ютерної системи бухгалтерського обліку. Особливості організації бухгалтерського обліку при застосуванні КСБО. Порядок створення КСБО. Інструментальні КСБО.

Комп’ютерні системи бухгалтерського обліку (КСБО) про­йшли великий історичний шлях становлення й розвитку. Вони змінювалися паралельно зі змінами інформаційних технологій, програмних і технічних засобів оброблення інформації, методів і засобів розроблення, концепції побудови ІС.

Ринок КСБО розпочав формуватися з кінця 80-х років. Сьогодні існує велика кількість різноманітних програмних засобів автоматизації бухгалтерського обліку: від засобів автоматизації локальної задачі бухгалтерського обліку до повнофункціональної КСБО в складі ІС підприємства.

Існує залежність між масштабом підприємства та типом застосовуваних у КСБО інформаційних технологій

Ця залежність обумовлена як потребами в інформаційних технологіях для реалізації функцій КСБО, так і можливим рівнем затрат на її створення й супроводження. Чим менший масштаб підприємства, тим відносно простіший бухгалтерський облік, менша інтенсивність інформаційних потоків. Для цього класу систем існує потреба в нескладних (а отже, недорогих) інформаційних технологіях. Відомо, що для великих підприємств КСБО є невід’ємною частиною ІС підприємства, тому вибір інформаційних технологій КСБО диктується інформаційною системою підприємства. Найбільший простір для вибору інформаційних технологій існує під час створення КСБО середніх деяких великих підприємств. Відповідність інформаційних технологій КСБО масштабу підприємства наведено в таблиці 4.1.

Таблиця 4.1

За повнотою та інтеграцією облікові функції розрізняються:

Ø КСБО для окремих ділянок бухгалтерського обліку;

Ø комплексні КСБО для всіх ділянок бухгалтерського обліку;

Ø КСБО з розширенням функцій бухгалтерського обліку (наприклад, торгові системи, складські системи, системи управління продажем, системи закупівельної діяльності тощо);

Ø цілком інтегровані з функціями управління підприємством КСБО.

Програмні продукти КСБО, як правило, мають модульну архітектуру, яка дає можливість автономно використовувати окремі функціональні модулі. Організаційно КСБО охоплює одне чи комплекс АРМ бухгалтерів, які можуть працювати як ізольовано, так і в мережному режимі.

Програмні продукти для КСБО відрізняються ступенями свободи. Так, в одних програмних продуктах допускається вибір компонентів інформаційних технологій — типу СУБД, архітектури мережі, інструментальних засобів проектування, в інших — технічні та програмні рішення замкнуті, не підлягають модифікації. Тенденції розвитку інформаційних технологій узагалі свідчать про те, що живучими виявляються ІС, орієнтовані на багато­платформеність, які допускають заміну компонентів базового й загального програмного забезпечення.

Ринок програмних продуктів КСБО пов’язаний із такими провідними фірмами-розробниками як: «1С:Підприємство», Акцент, що забезпечують такий набір послуг:

Ø розроблення, розповсюдження (продажу) готових програмних продуктів для створення КСБО;

Ø консалтингові послуги з проектування КСБО, вибору програмних засобів;

Ø створення інформаційно-правових систем для КСБО;

Ø видання та розповсюдження літератури для КСБО;

Ø організація навчальних центрів для підготовки користувачів КСБО.

Безперечний лідер серед розробників — фірма 1С, про продук­ти якої докладніше скажемо нижче.

Фірми-розробники КСБО пропонують широку номенклатуру програмних продуктів, що враховують потреби користувачів. Ряд фірм створює програмні продукти єдиної серії під загальною торговою маркою. Вони призначені для підприємств різних чи масштабів предметних сфер, мають типові елементи, використовують типові інформаційно-технологічні рішення.

Інструментальні комп’ютерні системи бухгалтерського обліку

Розглянемо основні класи бухгалтерських програм.

Ведення журналу господарських операцій і складання бухгалтерських звітів. Основне завдання даного класу — одержати пов­ний комплект форм зовнішньої звітності, вихідні дані, для яких є бухгалтерські проводки.

Програми даного класу — основа АРМ головного бухгалтера, вони невимогливі до технічних засобів, прості в обслуговуванні, відносно дешеві. Ці програми передбачають структуру плану рахунків, довідників аналітичного обліку, модифікацію форм зовнішньої звітності.

На основі мови запитів виконується фільтрація та вибірка даних бухгалтерських проводок із загального облікового реєстру тощо.

Інструментальні комп’ютерні системи бухгалтерського обліку.

Це дуже поширений клас бухгалтерських програм, за допомогою яких можна створювати КСБО підприємств будь-якого масштабу, що використовують різноманітні інформаційні технології. Містить:

Ø систему програмування для створення чи модифікації програмних компонентів КСБО і їх налагодження;

Ø конструктори (дизайнери) об’єктів КСБО (інтерфейсу користувача, звітів, екранних форм, довідників);

Ø прототипи об’єктів і КСБО в цілому — «типові конфігурації»;

Ø модуль налагодження об’єктів КСБО.

Ø мови запитів високого рівня;

Ø інформаційні технології інтеграції з іншими програмними продуктами, інформаційними ресурсами мережі Інтернет.

КСБО можна розглядати як «оболонку», призначену для наповнення об’єктами, що створюються за допомогою інструментальних засобів, програми орієнтовано на фахівців, що здійснюють розроблення та супровід КСБО, а також на кваліфікованих користувачів. Інструментальні засоби КСБО достатні для її модифікації та розвитку.

Даний клас програмних засобів застосовується за умов:

Ø типова конфігурація КСБО цілком відповідає потребам автоматизації;

Ø кваліфікація користувачів, здатних ефективно використовувати інструментальні засоби, досить висока;

Ø забезпечення супроводження програмного продукту, відновлення типових компонентів (форм зовнішньої звітності, класифікаторів і довідників, стандартних алгоритмів розрахунків тощо), випуск нових типових конфігурацій.

До цього класу можна віднести всі різновиди «1С:Бухгалте­рія», «Фінанси без проблем», «Інфо-Бухгалтер» «Турбо-Бухгал­тер» і ряд інших розробок.

Інтегрована бухгалтерія для малих підприємств.

КСБО в повному складі облікових функцій реалізовано на єдиній централізовано контрольованій БД; розподілене оброблення даних, як правило, не підтримується. Оброблення облікової інформації здійснюється від первинних облікових документів. Виконується налагодження робочого плану рахунків, довідників аналітичного обліку, вибираються алгоритми облікової політики (метод списання собівартості, методи амортизації тощо). Є досить зручні та прості для кінцевих користувачів інструментальні засоби й засоби наладки:

Ø константи, що впливають на алгоритми роботи програми;

Ø генератор екранних форм;

Ø генератор звітів;

Ø мова запитів високого рівня.

Захист БД, санкціонований доступ, адміністрування БД реалізуються у спрощеному вигляді.

Особливість програмних засобів даного класу — «монолітність» функції КСБО в одному АРМ бухгалтера. Кількість користувачів таких КСБО, як правило, невелика. Для простоти експлуатації та супроводу програми встановлюються на одному комп’ютері; якщо є кілька комп’ютерів, інформаційний обмін між ними можливий за допомогою проміжних носіїв у режимі експорт/імпорт чи проводок по мережі. При цьому підсумкове оброблення облікових даних і формування бухгалтерських звітів виконується на центральному комп’ютері.

Сфера доцільного застосування таких програм — це малі й середні підприємства, обсяг облікової роботи яких невеликий, кількість бухгалтерів — 1—3 особи. Типовими представниками програм даного класу є розроблення фірм «Парус» старих версій, «БЭСТ2+» («Інтелект-Сервіс»), «Інфін», програми «Інтегратор».

Комплексний бухгалтерський облік для середніх і великих підприємств. Комплексна КСБО — це набір функціональних АРМ, що працюють на централізовано збереженій БД у мережі. Комплекс­ні КСБО відрізняються від набору ізольованих АРМ, насамперед, принципом системності, що вимагає виконання таких умов:

Ø єдиний план рахунків;

Ø єдина облікова політика;

Ø загальносистемна нормативно-довідкова інформація (класифікатори, типові форми документів, довідники аналітичного обліку);

Ø одночасність облікових періодів для різних АРМ;

Ø твердий регламент функціонування окремих АРМ і взаємодії АРМ один з одним.

Такі системи мають, як правило, галузеву орієнтацію (торгівля, виробництво, бюджетна сфера). Склад і функції окремих АРМ можуть набудовуватися на специфіку об’єкта керування. Кожний АРМ має функціональну повноту, функції не дублюються на різних АРМ, що можуть працювати як у комплексі з іншими АРМ, так і незалежно.

Склад функцій конкретних АРМ орієнтовано на організаційні одиниці керування у складі бухгалтерій — ділянки бухгалтер-
ського обліку. Для КСБО виконується спочатку загальносистемне налагодження, а потім для кожного АРМ — внутрішнє налагодження таких параметрів:

Ø шаблонів проводок для типових господарських операцій;

Ø форм уведення для первинних облікових документів і відповідних їм проводок;

Ø значень параметрів типових алгоритмів розрахунків (подат­ків, сум проводок, амортизаційних відрахувань тощо).

Для кожного функціонального АРМ може створюватися своя нормативно-довідкова інформація, але при цьому рівень загальносистемної інформації є визначальним.

Основна умова застосування комплексної КСБО — синхронізація облікових періодів у різних АРМ. Для цього використовуються організаційні та програмні методи.

Комплексні КСБУ мають адміністраторів системи й окремих підсистем, що надають санкціонований доступ користувачам до АРМ, пунктів меню; виконують створення архівних копій БД, відновлення БД з архіву, обмін даними з іншими програмними системами та інші функції.

Типовий склад АРМ комплексної КСБО:

1. АРМ головного бухгалтера — нормативно-довідкове забезпе­чення КСБО, ведення плану рахунків, робота з обліковим регістром — книгою господарських операцій, автоматизація фінансового обліку та звітності. Книга господарських операцій формується у функціональних АРМ, використовується як джерело для формування бухгалтерської звітності.

2. Облік основних засобів і нематеріальних активів — система автоматизації обліку наявності й руху основних засобів, нематеріальних активів, довгострокових фінансових і капіталь­них вкладень.

3. Облік матеріальних (виробничих) запасів — система автоматизації обліку наявності й руху ТМЦ на складі, вартісного обліку матеріальних запасів, обліку списання матеріалів за статтями витрат, формування собівартості матеріалу під час списання за методами FIFO, LIFO і середньозваженим, обліку малоцінних і швидкозношувальних предметів.

4. Система обліку руху товарів і готової продукції на складі у вартісному й кількісному вираженні. Калькуляція цін товарів (готової продукції) відповідно до моделі ціни, розрахунок собівар­тості під час списання товарів за методами FIFO, LIFO і середньо­зваженим, облік замовлень покупців, контроль за їх проход­женням, відвантаженням та оплатою.

5. Облік касових операцій — система автоматизації обліку касових операцій у гривнях і валюті, обліку розрахунків із підзвітними особами, обліку депонентів.

6. Облік банківських операцій — система автоматизації обліку банківських операцій у гривнях і валюті, взаємодія з системами «клієнт-банк», що працюють у комунікаційному форматі.

7. Облік розрахунків із покупцями/постачальниками — система автоматизації обліку операцій за розрахунками з покупцями/по-
стачальниками, що підтримує різні варіанти оплат і відвантажень.

8. Облік витрат на виробництво — система автоматизації пооб’єктного обліку та формування собівартості продукції.

9. Облік праці та заробітної плати — система автоматизації розрахунку оплати праці, ведення карток персонального обліку, особових рахунків і табелів робочого часу.

Ядром комплексної КСБО є АРМ головного бухгалтера, що працює з єдиним обліковим регістром бухгалтерських проводок, використовуючи його для формування звітів і вихідних форм фінансової звітності.

Як правило, функції комплексних КСБО ширші від чисто бухгалтерських. Так, додатково ведеться для розрахунку зарплати облік кадрів, для обліку руху товарно-матеріальних цінностей — керування продажем, керування закупівлями. У ряді систем зробле­но акцент на електронний документообіг і сполучене з цим діловодство. Таким чином, КСБО забезпечують реалізацію як фінансового, так і управлінського обліку, оперативного обліку, статистичного обліку та звітності. Ці КСБО наближаються до ІС масштабу підприємства що охоплюють такі модулі: «Керування продажем», «Керування закупівлями», «Торговий зал» тощо.

Типовими представниками систем даного класу є розробки фірм «Інтелект-Сервіс» (БЭСТ-4, БЭСТ Рго), «Компас» («Компас Гігант»), Ай-Ти (комплекс програмних продуктів «БОС»), «Атлант-Информ» («Галактика»)тощо.

4. Автоматизоване робоче місце (АРМ) бухгалтера: призначення, функції та його рівні