Лексика

Особенности официально-делового стиля документов

При составлении документов используется официально-деловой стиль, который уместен не в любой сфере общения (например, не используется в непринужденной, фамильярной обстановке). Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных и грамматических) средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения. При составлении текста его автор строя предложения, выбирая слова, не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о её важности, о том как следует реагировать на полученное сообщение. Среди функций языка таких как функция общения, сообщения и воздействия, для официально-делового стиля важнейшей является последняя, так как целью составления большинства официальных документов является побуждение персонального или коллективного адресата к определенным действиям. Деловое письмо, приказ, заявление – все это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что для выполнения целей деловая речь должна быть ясной и убедительной.

Рассмотрим проблемы лексического и грамматического характера, которые возникают при составлении и редактировании официальных текстов.

· Использование терминов. Термины – слова или словосочетания, называющие специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности. При использовании терминов в документе должна быть уверенность в идентичном восприятии его значения автором и адресатом, либо в тексте дается расшифровка. Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной, при необходимости можно воспользоваться словарем. Например, «В договоре предусмотрены форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

· Использование иностранных слов. Иностранные слова должны использоваться только при необходимости. Если стоит выбор между двумя словами, одно из которых – заимствованное, другое – русское, надо определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у русского слова, тогда выбор будет оправдан. Например, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, однако прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла в области гостиничного хозяйства.

Менее очевиден выбор между словами «пролонгирован» и «продлен». Значение слов идентично, единственно, что сочетание «договор пролонгирован» будет звучать весомее и солиднее, чем сочетание «договор продлен». Однако в данном случае необходимо убедиться, что заимствованный термин будет правильно истолкован адресатом.

· Сочетаемость слов. При составлении документа необходимо учитывать, что не все слова сочетаются друг с другом. В русском языке, как и в любом другом существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка» 1. Например, типичные для деловой речи сочетания слов: приказ – издается; контроль – возлагается на кого-либо, осуществляется; архив – создают, обрабатывают, сдают в ... и т.д. А также такие словосочетания как иметь значение; играть роль не допускают перемены их компонентов.

· Плеоназм (от греч. излишество) – употребление близких по смыслу, и потому излишних слов. Одна из самых распространенных проблем официально-делового стиля. Она заключается в том, что словосочетания оказываются избыточными. Например, плеонастические сочетания (выделены лишние слова):

– форсировать строительство ускоренными темпами (глагол форсировать образован от фр. forcer – ускорять темп деятельности);

– тонкий нюанс (существительное нюанс от фр. Nuance – оттенок, тонкое отличие);

– прейскурант цен (в слове прейскурант есть французский корень prix – цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

– маршрут движения (слово маршрут означает направление движения) и т. д.

Однако существуют исключения. Некоторые плеонастические сочетания, несмотря на противодействие ученых-филологов, прочно вошли в обиход и приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. На сегодня стали нормой сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение».

· Различение паронимов. Паронимы– родственные слова, близкие по звучанию, но различные по значению и сочетаемости.При работе с документами необходимо обращать внимание на паронимы. Например:

– оплатить – заплатить (оплатить что-либо, заплатить за что-нибудь);

– командированный – командировочный (командированный – тот, кого командировали, например, командированный сотрудник; но командировочное удостоверение) и т. д.

· Тавтология – повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания. Эта стилистическая ошибка делает речь неблагозвучной, затрудняет понимание текста. Например, польза от использования (возможно заменить польза от применения чего-либо); следует учитывать следующие факторы (необходимо учитывать следующие факторы); адресовать в адрес (направить в адрес) и т. д.