Этапы организационного проектирования
Основные принципы организационного проектирования
В практической деятельности применяются два принципа использования указанных выше механизмов: принцип последовательности и принцип параллельности.
Принцип последовательности.«Для действующих компаний корректировка механизма внутреннего функционирования должна осуществляться после определения тенденций изменения механизма отношений с внешней средой».
Изменение механизма отношений компании с внешней средой может носить устойчивый и неустойчивый характер. При установлении тенденций устойчивых изменений, механизм внутреннего функционирования компании следует оперативно корректировать в допустимом диапазоне изменений. В случае неустойчивого характера изменений параметров внешней среды, необходимо либо подождать некоторое время, либо использовать экономико-математические методы для их анализа, например, методы аппроксимации, массового обслуживания и др.
Принцип параллельности.«Для новых компаний необходимо проектировать механизм внутреннего функционирования и механизм отношений с внешней средой одновременно».
Создание компаний может носить разрешительный или заявительный характер. При разрешительном характере главную роль играет государственный орган регистрации товариществ или обществ. Он осуществляет строгий контроль за соблюдением законодательно установленных правил, ограничений, сроков.
При заявительном характере главную роль играет желание гражданина или организации создать новую компанию или реорганизовать старую. Регистрационный государственный орган лишь фиксирует определенный набор документов. В РФ действует разрешительный характер создания компаний.
Технология организационного проектирования независимо от отношения к объекту проектных работ содержит ряд обязательных составляющих, которые приведены в типовой схеме процесса проектирования (см. рис. 34).
Рис. 34. Типовая схема процесса проектирования
Рассмотрим показанные на схеме элементы более подробно.
Внимание потребителей предполагает установление самого факта существования проблемы, в соответствии с которой должно быть предпринято проектирование. Выявление потребности подтверждает признание необходимости создания новых или совершенствования существующих организационных систем.
Постановка задачи включает детальное описание организационной системы, подлежащей проектированию, и представляет собой четкую формулировку выявленной потребности и служит, по существу, заданием на проектирование.
Задача проектирования организационной системы формулируется следующим образом: «Дано задание на проектирование, в котором перечислены все необходимые характеристики системы. Требуется разработать комплекс документов, излагающий оптимальный или близкий к оптимальному план реализации этих характеристик».
Сердцевиной процесса проектирования являются синтез и анализ. Этапы синтеза и анализа тесно связаны друг с другом и многократно повторяются в процессе проектирования. Спроектированные элементы и подсистемы синтезируются в рамках окончательного проектного решения по всей системе в целом с использованием аналогичных интерактивных методов.
Оценка результатов проектирования производится с позиций эффективности. При этом должны быть выбраны параметры, характеризующие основные аспекты деятельности предприятия или функционирования систем.
В соответствии с основными составляющими, которые необходимы при организационном проектировании, разработка организационного проекта состоит из трех крупных этапов (стадий):
1. предварительная подготовка (предпроектная стадия);
2. проектирование;
3. внедрение проекта.
Каждый из этих этапов включает соответствующие части, отражающие основное содержание проектирования организационных систем.
Предпроектная подготовказанимаетважное место в системе проектных работ. На этом этапе:
§ разрабатывается общая концепция проектируемой системы;
§ проводится комплексное обследование (или изучение) объекта проектирования (НИР);
§ осуществляется технико-экономическое обоснование проекта (ТЭО);
§ формируется и утверждается техническое задание на проектирование (ТЗ).
Проектированиеорганизационных систем осуществляется в две стадии:
1. технический проект
2. рабочий проект.
В том случае, когда при проектировании используются типовые проектные решения, проектирование может осуществляться в одну стадию - разрабатывается технорабочий проект.
На стадии технического проектирования работа ведется на основе утвержденного технического задания: разрабатываются основные положения, определяющие характер организационной системы, принципы ее функционирования, методы содержания подсистем, принимаются решения по организации информационных, материальных и финансовых потоков. В ходе разработки технического проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений.
Стадия рабочего проектирования предполагает разработку комплексной рабочей документации: разрабатываются все структурные схемы, выполняются необходимые организационно-плановые расчеты, формируется нормативная информационная база, разрабатываются организационные процедуры и документы, их отражающие, утверждаются должностные инструкции и положения, разрабатывается и отлаживается программное обеспечение.
На этапе внедрения организационного проекта:
§ осуществляются обучение и психологическая подготовка персонала;
§ выполняются монтажно-наладочные работы приемо-сдаточные испытания ОС;
§ вводятся в действие новые инструкции и положения;
§ перестраиваются производственная и управленческая структуры;
§ уводятся новые системы оплаты и стимулирования труда.
Все три перечисленные стадии включают набор конкретных работ, представленных в таблице 7.
Таблица 7.