Засоби організації й ведення позамашинної ІБ.

Засоби організації позамашинної ІБ - це те на підставу чого або з використанням чого створюється ІБ.

Системи Уніфіковані Інструктивні й

класифікації й системи документів методичні матеріали

кодування (УСД ) по веденню документів

Загальнодержавні, Система класифікації й

галузеві системи класифікації кодування інформації

й кодування інформації на підприємстві

Системи класифікації й кодування.Питанням розробки раціональних класифікаторів під час проектування ІС приділяється велика увага. Використаються як загальнодержавні класифікатори, так і класифікатори техніко-економічної інформації на підприємстві.

Загальнодержавні класифікаторидіють позамежами ІС підприємства й призначені для кодування облікової інформації на рівні держави й застосовують у різних інформаційних системах. Дані класифікатори розділяють на три види.

Перший містить інформацію, загальну для всіх інформаційних систем й описує різні ресурси підприємства (класифікатори одиниць виміру, кодів підприємств і т.д.)

До другого виду відносять класифікатори, що містять інформацію, єдину для різних інформаційних систем, що відбивають характеристику ресурсів, — класифікатори основних засобів, матеріальних цінностей, трудових, грошових ресурсів і т.д.

До третьої групи відносять класифікатори, використовувані тільки в межах обліку, контролю, аналізу й аудита. Це класифікатори синтетичних рахунків, субрахунків і кодів аналітичного обліку, господарських операцій і т.д.

Класифікатор ЄДРПОУ(Єдиний державний реєстр підприємств й організацій України) визначає ідентифікаційний код підприємства або організації. Код ЄДРПОУ має 8 цифрових знаків і фіксується на всіх облікових і звітних документах підприємства (наприклад, балансі підприємства, на платіжному дорученні, видатковому касовому ордері, рахунок - фактурі, ).

Класифікатор УКУДвизначає кодування системи уніфікованих документів, а саме:

- банківської документації (наприклад, платіжне доручення, банківська виписка);

- облікової й звітної бухгалтерської документації (наприклад, прибуткові й видатковий касові ордери, баланс) і ін.

Класифікатор КФВпризначений для рішення завдань в області статистики, у системі оподатковування й в інших сферах економіки. Об'єктами класифікації й кодування є форми власності відповідно до Конституції України. Існують різні форми власності — державна, муніципальна, приватна, колективна й ін. Структура коду — XX. Код за КФВ фіксується на титульній сторінці балансу підприємства.

Класифікатор СПОДУвизначає кодування органів державної влади й керування, які діляться на групи (органи державної влади, органи місцевого самоврядування, об'єднання підприємств, суспільні об'єднання й ін.). Код СПОДУ фіксується на титульній сторінці балансу підприємства.

Класифікатор ЗКГНГвизначає галузь підприємства. Галузі діляться на сферу матеріального виробництва й невиробничу сферу. Код ЗКГНГ фіксується на титульній сторінці балансу підприємства.

Уніфіковані системи документів (УСД) містять типові форми документів, рекомендовані для використання. На підприємствах використається єдина система конструкторської документації (ЕСКД), система планової документації, система первинно - облікової, організаційно - розпорядницької документація. Кожна система документації містить перелік дозволених для використання форм документів - формуляр - зразок, на основі якого визначаються форми документів, розробляються нормативні матеріали на підприємстві.

В уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм по обліку касових операцій) можна вносити додаткові реквізити при збереженні всіх реквізитів уніфікованих форм.

Уніфіковані форми документів забезпечують:

- Скорочення різноманіття форм документів для функцій керування;

- Використання мінімально необхідного складу реквізитів у формі документа;

- Дотримання порядку розміщення й форматів значень реквізитів у формі документа.

До інструктивних і методичних матеріалівставляться матеріалипо веденню, складу, використовуваних документів і правилам їхнього заповнення, інструкції з контролю вірогідності інформації, по прийому й реєстрації документів, по підготовці інформації з документів до уведення в усередині машинну інформаційну базу, по архівіруванню, по зберіганню, по зняттю копій, знищенню інформації й т.д. Інструкції розробляються відповідно до регламентуючих документів. Визначаються особи, відповідальні за правильність заповнення й ведення документів, вірогідність інформації, що втримується в них.

Запитання для самоконтролю

1. 3 якою метою розробляється єдина система класифікації та кодування техніко-економічної інформації?

2. Охарактеризуйте загальнодержавні, галузеві (відомчі) класифікатори та класифікатори підприємств та установ.

3. З яких компонентів складається інформаційне забезпечення інформаційних систем?

4. Який склад позамашинної інформаційної бази інформаційної системи?

5. Перерахуйте дії, які виконуються під час створення позамашинної інформаційної бази комп'ютерної системи.

Література

1. В.П. Завгородний. Автоматизация бухгалтерского учета, контроля и аудита. -К: А.С.К, 1998.

2. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: Навч. посіб. – К.: Знання-Прес, 2003.

3. Інформаційні системи і технології в економіці: Посібник для студентів вищих навчальних закладів/ За редакцією В.С. Пономаренка.-К.: видавничий центр “Академія”, 2002.

4. Ситник В.Ф. та ін. Основи інформаційних систем, К.:КНЕУ, 2001 р.

5. В.Д. Шквір та ин. Інформаційні системи і технології в обліку: Навч. посібник - Львів: Видавництво Національного університету «Львівська політехніка», 2003.