Роль і функція обліку в системі управління.

Керівники багатьох всесвітньо відомих компаній, таких як General Motors, PepsiCo та інших, у минулому були бухгалтерами. Набутий досвід бухгалтерської роботи, знання і навички дозволили їм досягти необхідного сьогодні менеджерам рівня компетентності у бізнес-середовищі і відіграли провідну роль у їх кар'єрі. Завдяки обліку, який охоплює всі служби підприємства, ці люди були тісно пов'язані з оперативним плануванням і контролем, здійснювали аналіз ситуацій. їм були добре відомі всі складові кінцевих фінансових результатів, адже вони мали справу з фінансовою інформацією від першоджерел її надходження.

Інформаційне забезпечення є одним із ресурсів підприємства і належить до основних складових системи управління. Прийняття виважених управлінських рішень можливе лише на основі інформації.

Забезпечення зацікавлених осіб економічною інформацією про підприємство і результати його діяльності здійснює бухгалтерський облік. Він об'єднує між собою господарську діяльність і людей, які приймають рішення. Бухгалтерський облік є засобом комунікації, "мовою" ділового спілкування учасників бізнесу.

Бухгалтерський облік (accounting)- це інформаційна система, що здійснює вимір, реєстрацію, опрацювання і передачу фінансової інформації про підприємство. Метою облікової системи є надання корисної інформації її споживачам для прийняття виважених економічних рішень.

Необхідно відрізняти бухгалтерський облік від рахівництва. Рахівництво (bookkeeping)- це процес реєстрації фінансових операцій, ведення і зберігання фінансової документації. Ця механічна діяльність, що повторюється багато разів, є лише складовою бухгалтерського обліку.

Переорієнтація бухгалтерського обліку з відображення, класифікації, узагальнення та інтерпретації фактів господарської діяльності на використання в управлінні одержаної інформації відбулася за ініціативи Американського інституту сертифікованих бухгалтерів у 1970 році. Автори одного із найбільш розповсюдженого у США підручників з бухгалтерського обліку Б. Нідлз, X. Андерсон та Д. Колдуел відзначають, що сучасний бухгалтер займається не тільки веденням рахунків, а здійснює планування й прийняття рішень, контроль і привернення уваги керівництва, оцінку, огляд діяльності створює інформаційну систему, що задовольняє користувача. Його головна мета - аналіз, інтерпретація і використання інформації. Бухгалтерський облік містить дизайн систем, складання кошторисів, аналіз витрат, аудиторські перевірки, розрахунок податку на прибуток і його планування. Бухгалтерський облік - це фінансовий центр управлінської інформаційної системи, який дає як управлінському апарату, так і зовнішнім користувачам повну картину господарської діяльності підприємства.

Розвиток ринкових відносин, загострення конкуренції поставили перед системою управління широке коло нових завдань, пов'язаних з визначенням ефективної стратегії і тактики підприємницької діяльності. Це, у свою чергу, створило додаткове навантаження на систему бухгалтерського обліку підприємства, вимагаючи її адаптації до специфічних інформаційних потреб системи управління.

Ефективна організація обліку передбачає створення гнучкої, багатофункціональної системи, орієнтованої на забезпечення вихідною обліковою інформацією користувачів з метою прийняття виважених управлінських рішень.

Під обліково-аналітичною системою розуміють інформаційну система, що ґрунтується на даних оперативного, статистичного, фінансового і управлінського обліку, включаючи оперативні дані, і використовує для економічного аналізу статистичну, виробничу, довідкову та інші види інформації.

Тому обліково-аналітична система виконує збір, опрацювання та оцінку всіх видів інформації, що використовується для прийняття управлінських рішень на макро- і мікрорівнях. Система обліково-аналітичного забезпечення є складовою загальної системи управління. Її суть полягає в об’єднанні облікових та аналітичних операцій в один процес, виконання оперативного мікроаналізу, забезпеченні безперервності цього процесу і використанні його результатів для формування рекомендацій для прийняття управлінських рішень. Загальну методологію і нормативні положення обліку і аналізу удосконалюють для раціонального використання в єдиній обліково-аналітичній системі.

Основними завданнями обліково-аналітичної системи підприємства є:

– аналіз діяльності підприємства за відповідними напрямами;

– облік господарських операцій за цільовими напрямами на базі бухгалтерського обліку з додаванням нефінансових показників;

– контроль за використанням матеріальних та нематеріальних ресурсів, за правильним відображенням усіх господарських операцій на етапах планування, обліку та за достовірністю аналітичних даних;

– планування діяльності підприємства, зокрема господарських операцій; видів діяльності:

операційної, інвестиційної, фінансової, податкової; центрів відповідальності та підприємства загалом;

– формування аналітичних бюджетів як джерел акумулювання планової, облікової та аналітичної інформації.

Для виконання вищезгаданих завдань у режимі реального часу на підприємстві повинна функціонувати інформаційна система з відповідним програмним забезпеченням. На українському ринку програмних продуктів достатньо бухгалтерських та аналітичних програм. Найвідоміші бухгалтерські програми „1С:Бухгалтерія”, „БЕСТ”, „Електронна бухгалтерія” тощо.

До програм фінансового аналізу належать аналітичні програми „ИНЗК-АФСП”, „АНЗК-Аналитик”, „ФинЕксперт”, „БЕСТ-Ф” та інші, які призначені для оцінювання та аналізу поточного і прогнозованого фінансового стану підприємства, вибору найкращої стратегії його розвитку, для розроблення інвестиційних проектів і бізнес-планів, ефективного управління маркетинговою діяльністю тощо.

інформаційну систему можна визначити як набір процедур, таких як процес, збір і переробка інформації для підтримки планування, прийняття рішень, координації і контролю, а комунікаційна функція системи полягає у швидкому та надійному передаванні даних

Рис. 1. Схема облікової системи суб’єкта господарювання

Виділення в структурі облікової системи підприємства окремих підсистем зумовлене різноманітністю основних завдань формування облікової інформації: для оцінювання фінансового стану підприємства, для звітування перед податковими органами, органами державної статистики, акціонерами, інвесторами тощо. Очевидно, що інформацію, отриману в окремих підсистемах обліку можна використовувати для управління підприємством.

Аби передбачити, яка саме інформація необхідна керівництву, потрібно знати основні функції управління та які основні вимоги ставляться до управлінської інформації. До управлінських функцій належать: планування, організування і стимулювання, контроль та регулювання. У системі управлінського обліку готують інформацію, необхідну для управлінської діяльності, а саме для: прийняття рішень в процесі планування, контролю і регулювання діяльності підприємства.

В системі управління підприємством облік виконує такі основні функції:

інформаційну, суть якої полягає у забезпеченні керівників усіх рівнів управління підприємством інформацією, необхідною для планування, контролю й прийняття управлінських рішень;

комунікаційну, оскільки при формуванні масивів інформації враховують внутрішні комунікаційні зв’язки між рівнями управління і різними структурними підрозділами одного рівня;

контрольну, яка полягає у формуванні даних, необхідних для контролю й оцінювання результатів діяльності як окремих структурних підрозділів так і підприємства загалом;

аналітичну, що передбачає вивчення усієї системи прийняття управлінських рішень з метою її удосконалення;

прогнозну, оскільки на підставі аналізу і оцінки основних внутрішніх і зовнішніх щодо підприємства чинників впливу на результати його господарської діяльності отримують дані, необхідні для обґрунтування стратегічних напрямів його розвитку та формування планів і бюджетів його майбутньої діяльності.

Всі учасники ринкової економіки є користувачами бухгалтерської інформації. Залежно від основних інтересів і цілей це можуть бути державні органи і громадські організації, юридичні особи, які мають відносини з цим підприємством, фізичні особи (акціонери), зарубіжні партнери та інвестори.
Всіх користувачів бухгалтерської інформації поділяють на внутрішніх і зовнішніх. Класифікацію користувачів облікової інформації можна подати за схемою, наведеною на рис. 2 .