Складання і оформлення документів
Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого підприємства становлять організаційні, розпорядчі й довідково-інформаційні документи. Організаційні документи (статути, положення, інструкції, правила) на тривалий строк закріплюють і регламентують структуру, завдання, функції, обов'язки, права й відповідальність органів управління і спеціалістів підприємства. Ці документи, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях, фірмах, разом із нормативно-правовим й, розпорядчими, довідково-інформаційними й документами колегіальних органів можна умовно віднести до документації із питань загальної діяльності.
Всі документи, що перебувають в установі, складають і оформляють відповідно до формуляра, прийнятого для даного різновиду документів.
Документ — основний вид ділового мовлення. Він фіксує і передає інформацію, підтверджує її достовірність, об'єктивність.
Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони — письмовий доказ, джерело відомостей довідкового характеру.
Відтворюють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті.
Документ складається з двох частин. У першій міститься підстава складання документа, у другій викладаються прохання, рішення, пропозиції. Залежно від того, в якій послідовності розташовані логічні елементи, використовують прямій і зворотний методи викладу.
При підготовці тексту документа рекомендується дотримувати ряду наступних правил:
1. Документи, що містять інформацію з різних питань діяльності підприємства, організації (доповіді, звіти), ділять на розділи або глави.
2. Кожний розділ повинен мати заголовок, що виражає суть його змісту.
3. Заміняти складні пропозиції простими, застосовуючи сталі словосполучення; в основному використовувати прямий порядок слів.
4. У розпорядницьких документах вживати дієслова невизначеної форми («призначити», «відрядити», «преміювати», «затвердити», «зобов'язати» й т.п.).
Стиль і мова службових документів повинні відповідати таким принципам:
- дотримання вимог офіційно-ділового стилю й норм сучасної мови.
- використання слів, закріплених практикою документування управлінської діяльності (на ваш номер, належним чином, зазначені факти та ін.).
- широке застосування термінів юридичного й бухгалтерського характеру (позовна заява, претензія, дебет, кредит і т.д.).
При оформленні документів існують певні вимоги, які необхідно дотримувати. Відповідно до цих вимог документ повинен:
- виходити від установи або посадової особи, які мали на це право;
- бути юридично грамотно оформленим. Якщо він виданий на підставі нормативних актів вищих органів, то в ньому повинні міститися точні назви, номери, заголовки й дати цих актів;
- містити правильні відомості про всі події, які він висвітлює;
- за змістом повністю охоплювати всі факти, що входять до нього; у необхідних випадках до документа додають матеріали, що роз'ясняють і доповнюють основний текст;
- бути гранично коротким, але не на шкоду інформації, що міститься в ньому;
- бути грамотним за змістом й зрозумілим кожному, хто його читає. Неграмотно складений документ ускладнює його розуміння і підриває авторитет установи.
Крім цих загальних положень є вимоги, які надають документу юридичну чинність і підвищують оперативність його підготовки, обробки, виконання. Цими вимогами передбачаються: автор установи; найменування виду документа; заголовок; текст; адресування; датування; оцінка узгодження, проходження й виконання документа; підписання; затвердження.
У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовують текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Види документів визначають за такими ознаками:
- найменуванням — заяви, листи, телеграми, довідки, службові записки, інструкції, протоколи та ін.;
- походженням — службові (офіційні) й особисті;
- службові документи створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку;
- особисті документи створюють окремі особи поза сферою їх службової діяльності; місцем виникнення — внутрішні та зовнішні:
- внутрішні документи мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено;
- зовнішні є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями;
- призначенням — організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, щодо особового складу;
- напрямком — вхідні й вихідні;
- формою — стандартні (типові) й індивідуальні (нестандартні):
- стандартні — це документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за строго визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення);
- індивідуальні документи створюються в кожному конкретному випадку для розв'язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви);
- строками виконання — звичайні безстрокові, термінові й дуже термінові:
- звичайні безстрокові – такі, що виконуються в порядку загальної черги;
- термінові — зі встановленим строком виконання. До них належать також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);
- дуже термінові документи з позначенням «дуже терміново»;
- ступенем гласності — секретні й несекретні (для службового користування). Секретні документи мають угорі праворуч позначення «Секретно». Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності;
- стадіями створення — оригінали, копії й виписки:
- оригінал — це основний вид документа, перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи й, у разі потреби, завірений штампом і печаткою;
- копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «Копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями й установами, у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу;
- за потреби відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться виписка (витяг);
- якщо документ загублено, видається його другий примірник — дублікат. Юридичне оригінал і дублікат рівноцінні;
- складністю — прості (односкладові) й складні;
- строками зберігання — постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання;
- технікою відтворення — рукописні й відтворені механічним способом;
- носієм інформації — оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці.
Організація роботи з документами та діяльність щодо їх створення називаються діловодством.
Контрольні запитання:
1. Розкрийте особливості організаційно-розпорядчих документів. Які документи входять до даної групи?
2. Назвіть основні види і різновиди організаційно-розпорядчих документів та висвітліть правила їх оформлення.
3. Визначте особливості документів з особового складу підприємства.
4. Назвіть основні види документів з особового складу та розкрийте правила їх оформлення.
6. Організація діловодства. Обробка текстових матеріалів
Діяльність управлінських працівників пов’язана з діловодством - створенням, прийманням-передаванням, зберіганням, опрацюванням документів. Раціональна організація діловодства дає змогу забезпечити ефективний обмін інформацією на підприємстві і прийняття обґрунтованих управлінських рішень.
Відомі три організаційні форми діловодства:
1. централізована: застосовується у великих організаціях з великим документообігом. При цьому вона передбачає виконання усіх операцій з документами в спеціалізованих структурних підрозділах, наприклад канцелярії, друкарському бюро. Ця форма характерна також для невеликих підприємств з малим документообігом, в яких усі операції з документами виконує секретар. Централізована форма діловодства найбільш економічна, оскільки забезпечує раціональне використання технічних засобів, трудових ресурсів;
2. децентралізована: передбачає виконання усіх операцій з документами в структурних підрозділах організацій, якщо вони територіально роз’єднані. Ця форма забезпечує оперативне і якісне виконання операцій з документами. Однак вона передбачає наявність діловодного персоналу і технічних засобів у структурних підрозділах, тому є неекономічною;
3. змішана: найбільш поширена у підприємствах торгівлі й громадського харчування. При цьому частину операцій роботи з документами (приймання, відправлення, реєстрація, контроль виконання) покладено на спеціалізовані службу, наприклад канцелярію, секретаря, а решту операцій (складання документів, поточне зберігання, формування справ) виконують структурні підрозділи. Змішана форма є оптимальною для більшості торговельних підприємств, оскільки документообіг у них не досить великий для централізованої форми діловодства, а використання децентралізованої економічно недоцільне. Основною функцією діловодства підрозділів і працівників (секретарів, діловодів) є організація раціонального документообігу, що передбачає організацію руху документів з моменту їх одержання або створення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, позитивно впливає на управлінський процес у цілому.
Документообіг у підприємствах торгівлі й громадського харчування здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівник підприємства, керівники структурних підрозділів, фахівці і технічні виконавці) і пунктами технічної обробки документів (структурні підрозділи, канцелярія, друкарське бюро та ін.).
Основними вимогами до раціональної організації документообігу в підприємствах є:
· прямоточність руху потоків документів, що передбачає прямий шлях проходження документації до одержувача;
· виконання принципу одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;
· додержання принципу паралельності - в разі потреби одночасної роботи з документом кількох структурних підрозділів або виконавців його необхідно копіювати.
Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу в торговельних підприємствах:
1. Стандартизація - встановлення єдиних норм і вимог до документів незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування. Ці норми і вимоги передбачені в державній системі діловодства, яка регламентує діловодні процеси на всіх підприємствах. В ЄДСД викладено правила складання, оформлення і зберігання документів, раціональні принципи документообігу, правила і принципи формування справ, рекомендації з організації праці діловодного персоналу, механізації і автоматизації діловодних процесів.
2. Уніфікація тексту документів. Текст є найважливішою частиною документа, в ньому зосереджена інформація, необхідна для одержувача. На практиці часто створюють однотипні документи, які містять однотипну інформацію. Наприклад, накази з особового складу, бухгалтерська й статистична звітність, господарські договори тощо. Це створює передумови для їх уніфікації. Використовують такі форми уніфікації тексту документа:
· анкета - спосіб уніфікації тексту, при якому одну його частину (питання анкети) заносять у документ раніше, а другу (відповіді) заповнює автор під час створення документа. Анкети часто виготовляють друкарським способом або за допомогою розмножувальної техніки. Приклади анкет - листок з обліку кадрів, анкети соціологічних досліджень та ін. Переваги анкет полягають у прискоренні й зниженні вартості процесу створення документа, його опрацюванні за допомогою ЕОМ;
· трафарет - спосіб уніфікації, при якому заздалегідь виготовляють докладний текст з пропусками, які заповнюють у процесі створення документа. Трафаретними є багато видів договорів, накази по кадрах та інші види документів. Трафарети виготовляють друкарським способом або копіюванням, що дає змогу економити час і кошти;
· таблиця дає змогу в найбільш місткій і наочній формі розмістити інформацію. У таблицю заздалегідь вносять постійну інформацію - заголовки рядків і стовпців, а змінну інформацію заносять під час створення документа. Цей спосіб найбільш ефективний при комп’ютерній обробці й зберіганні інформації.
3. Використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки. Це дасть змогу забезпечити найшвидше проходження документів в апараті управління, раціональне використання трудових, матеріальних і фінансових ресурсів підприємства. Крім того, удосконаленню діловодства і документообігу сприяє піднесення професійного рівня діловодного персоналу, навчання усіх працівників управлінського апарату правилам раціональної роботи з документами.
Контрольні запитання:
1. Розкрийте сутність поняття “діловодство”.
2. Назвіть та охарактеризуйте форми діловодства, які застосовуються на підприємствах.
3. Вкажіть вимоги до раціональної організації документообігу на підприємствах.
4. Розкрийте основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу на торговельних підприємствах.
5. У чому полягає зміст роботи з документами, що надходять на підприємство?
6. Визначте особливості роботи з документами власного архіву керівника.
7. Назвіть та охарактеризуйте методи контролю за станом документаційного забезпечення управління.