Основні види інформаційних документів: загальна характеристика

Інформаційні документи є основними видами інформаційної продукції.

Інформаційний документ (ІД) – це документ система­тизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаці­ями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Ін­формаційні документи містять систематизовані знання про первинні опубліковані й неопубліковані документи у формі описів, анотацій, рефератів на окремі документи або у формі оглядів групи документів певної тематики чи виду (статті, книги, нормативно-технічна документація, звіти про науково-дослідні і дослідно-наукові роботи, депоновані рукописи, дисертації, ресурси інтернет тощо).

Окремі види інформаційних документів мають певні відмінності, специфічні риси. Вони відрізняються за глиби­ною згортання інформації, за методами її викладу, за тим, є чи немає оціночного підходу до інформації, що обробляється, тощо. Є відмінності в цільовому призначенні інформаційного доку­мента: він призначений лише для орієнтації в документному масиві, для ухвалення управлінських рішень тощо.

У документному потоці інформаційні документи вирізня­ють серед інших видів документів за ознакою аналітико-син­тетичної переробки інформації або за рівнем узагальнення інформації. За цією ознакою розрізняють первинні та вторин­ні документи. ІД зараховують до вторинних документів. У свою чергу, інформаційні документи поділяють на види, підвиди, різновиди і типи за специфічними ознаками, характерними для окремих груп ІД.

Найпоширенішою є класифікація ІД за цільовим призна­ченням і характером інформації. За цією ознакою ІД поді­ляють на бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні.

Бібліографічний документ – це інформаційний доку­мент упорядкованої сукупності бібліографічних записів.

Реферативний документ – це інформаційний документ сукупності бібліографічних записів, включно з рефератами. Реферат – це короткий виклад змісту документа чи його частини, що включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ – це інформаційний документ од­ного чи кількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел. Основну скла­дову документа становить огляд – концентрований виклад змісту сукупності документів з певної теми за певний промі­жок часу.

Аналітичний документ – це інформаційний документ, що є результатом аналізу, синтезу й оцінювання змісту значної кількості первинних документів з певної теми (проблеми) за певний проміжок часу. Часто такі ІД називають оглядово-аналітичними. Такий поділ ІД на види є достатньо умовним, позаяк більшість з них поєднують у собі всі методи аналіти­ко-синтетичної обробки первинних документів.

До інформаційних документів висуваються такі вимоги:

– актуальність і достовірність наведених у них відомостей;

– вичерпна повнота вітчизняних і зарубіжних джерел;

– компактність викладу;

– оперативність підготовки (період часу від моменту по­яви відповідного первинного документа до моменту виходу вторинного документа).