Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами:

• предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные.

• целью процесса является получение информации.

• средствами осуществления процесса является программные, аппаратные и программно-аппаратные вычислительные комплексы.

• процессы обработки данных разделяются на операции в соответствии с данной предметной области.

• выбор управляющих воздействий на процессы должен осуществляться лицами, принимающими решение.

• критериями оптимизации процесса являются своевременность доставки информации пользователю, её надёжность, достоверность, полнота.

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к «человеческому фактору», оказывая принципиальное влияние на квалификацию работника, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений.

3. Классификация информационных технологий

В зависимости от задач, для выполнения которых предназначены информационные технологии, их можно разделить на четыре основных класса.

1 Класс. Информационные технологии обработки данных

Этот класс информационных систем предназначен для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и известные алгоритмы.

Эта технология применяется на уровне операционной или исполнительной деятельности. Она ведёт к автоматизации многих рутинных операций управленческой деятельности.

Примеры задач, решаемых с помощью информационных технологий обработки данных:

• Обработка данных об операциях, производимых фирмой.

• Создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел фирмы.

• Получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Например:

• операция проверки соответствие нормативов, уровня запаса товаров на складе. При уменьшении уровня запаса выдаётся заказ поставщику с указанием конкретного срока поставки и количества товаров.

• операция продажи товаров и услуг фирмой, в результате которой формируется выходной документ для покупателя.

• ежедневный отчёт о поступлении и выдачи наличных средств банком, формируемый в целях контроля наличных средств.

• пример запроса к базе данных по кадрам, который позволит получить требования к кандидатам на занятие определённой должности.

Некоторые особенности, связанные с обработкой данных:

• Выполнение каждой фирмой необходимых задач по обработке данных. Каждой фирме предназначено законом иметь и хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как средства обеспечения контроля на фирме.

• Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритмы;

• Выполнение стандартных процедур обработки данных.

• Выполнение основного объёма работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека.

• Использование детализированных данных. Записи о деятельности фирмы имеют детальный и подробный характер, допускающий поведение ревизий. В процессе ревизии деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу в соответствии с задачами.

• Требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основные компоненты информационной технологии обработки данных.

Рисунок 1

Типовые операции:

• Группировка - первичные данные обычно имеют вид кодов, состоящих из одного или нескольких символов. Эти коды определённые признаки объектов и используются для группировки и идентификации данных. Например, код включает в себя: кабельный номер сотрудника, код подразделения, занимаемую должность и так далее.

• Сортировка - с помощью сортировки упорядочивается последовательность записей.

• Вычисление - вычисление включает в себя арифметические и логические операции, в результате вычислений получаются новые данные.

• Укрупнение или агрегирование - данная операция служит для уменьшения количества данных. Реализуется в форме расчётов (итоговых или средних значений).

• Создание отчётов (документов) в информационных технологиях обработки данных предназначаются для руководства фирмы и для внешних партнёров. При этом отчёты могут создаваться как по запросам, так и периодически.

4 Класс. Информационные технологии управления

Цель информационных технологий управления является удовлетворение информационных потребностей всех без исключения сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. Эта технология предназначена для решения плохоструктурированных задач. Для принятия решения на уровне управленческого контроля информация должна быть представлена в агрегированном виде.

Создание и использование информационной системы при решении управленческих задач любой фирмы подразумевает:

• Структура информационной системы её функциональное назначение должны соотноситься с целями стоящими перед организацией. Например, в коммерческой фирме это эффективный бизнес; в государственном предприятии это решение социальных и экономических задач.

• Информационная система должна контролироваться людьми или пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

• Информационная система должна способствовать производству достоверной, надёжной, своевременной и системной информации.

Информационные технологии управления направлены на создание различных отчётов.

Регулярные – создаются в соответствии с графиком конкретной фирмы (анализ продаж)

Специальные – создаются по запросам управленцев или в случае непредвиденных ситуаций

И те, и другие отчёты могут иметь различные формы:

• суммирующие.

• сравнительные – содержат данные, полученные из различных источников.

• чрезвычайные – содержат данные исключительного характера.

Использование отчётов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям, которое предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например, от плана).

Примеры решения задач средствами информационной технологии управления:

• Оценка планируемого состояния объекта управления.

• Оценка отклонений от планируемого состояния.

• Выявление причин отклонений.

• Анализ возможных решений и действий.

Основные компоненты информационной технологии управления

БАЗА ДАННЫХ

Рисунок 2

Содержание Баз данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразовывается в периодические и операционные отчёты, поступающие к специалистам, участвующим в принятии решений в организации. При этом база данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

• данных, накапливаемых на основании операций, проводимых фирмой.

• планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

3 Класс. Информационные технологии автоматизации офиса

Данный класс исторически возник с целью автоматизации рутиной секретарской работы. По мере развития средств коммуникации автоматизация офисных технологий внедрилась в высокие сферы управленческого труда.

Эта технология призвана не менять существующую традиционную систему совещаниями, телефонными звонками, приказами, а лишь дополнить её.

Информационные технологии автоматизации офиса – это организация и поддержка коммуникационных процессов, как внутри организации, так и с внешней средой на базе дачи и работы с информацией.

Основные компоненты Информационной технологии автоматизации офиса

Рисунок 3

Обязательным компонентом является база данных, концентрирующая в себе данные о программной системе фирмы на операционном уровне.

Например:

• В базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер или сведения о ежедневных поставках сырья.

• По электронной почте поступают сведения с биржи о курсе валют или котировка ценных бумаг, в том числе и акции данной фирмы. Эти сведения ежедневно корректируются в соответствии массива базы данных.

• Информация из базы данных поступает на вход компонентных приложений или программ, таких как текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, компьютерные конференции и так далее.

Компьютерное приложение автоматического офиса обеспечивает сотрудникам связь друг с другом и с другими фирмами. Полученная из баз данных информация может быть использована в не компьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования и хранения.

4 Класс. Информационная технология поддержки принятия решений

Задачи этого класса характеризуются необходимостью проведения расчётов по различным исходным данным, например, анализ получения кредита.

Системы поддержки принятия решения появился в 70х-80х гг. XX в. в трудах американских учёных. Этому способствовало широкое распространение персональных компьютеров, стандартных пакетов прикладных программ, а так же успехи в создании систем искусственного интеллекта.

Главная особенность технологии поддержки принятия решения является качественно новый метод организации взаимодействия человека и компьютера.

Основная цель этой технология является выработка решений, которые происходит с использованием итерационного процесса. Итерация – постепенное приближение к решению.

Итерационный процесс принятия решения

Рисунок 4

В данную систему входят система поддержка принятия решения в роли вычислительного звена и объекта управления; человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающий результат вычисления на компьютере.

Окончание итерационного процесса происходит по воли человека.

Данная технология имеет следующую ориентацию:

• решение плохоструктурированных задач.

• сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностью математических задач и методов решения на их основе.

• высокая адаптивность, обеспечивающая приспосабливание к особенностям технического и программного обеспечения, а так же требованиям пользователя.

Данная технология может использоваться на любом уровне управления.

Основные компоненты информационной системы поддержки принятия решения

Рисунок 5

СУБД – система управления базами данными

СУБМ - система управления базами моделей

База данных играет в информационной технологии поддержки принятия решений важную роль. Данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчётов при помощи математических моделей.

Вопросы:

1. Что такое информационная технология?

2. Процессы информационной системы и их краткая характеристика.

5. Что можно ожидать от внедрения информационных систем в рекламную деятельность?

6. Основные свойства информационных технологий.

7. Краткая характеристика классов информационных технологий.

8. Приведите примеры задач, решаемых с помощью информационных технологий обработки данных.

9. Какова цель информационных технологий управлени?

10. Основные компоненты информационной технологии автоматизации офиса.

11. Ориентация технологии поддержки принятия решений.

Лекция №1. Информационные системы в рекламной практике