Автоматизация учета данных путевых листов малого АТП

На малых автотранспортных предприятиях (АТП) с числом автомобилей до 50 штук проблему учета данных путевых листов (ПЛ) можно решить с помощью персонального компьютера в среде табличного процессора MS Excel пакета MS Office. Решение названной задачи связано с созданием (проектированием) информационной системы и технологии.

В процессе доставки грузов и перевозок пассажиров приходится хранить и обрабатывать громадные массивы данных. Для этого используются разные по сложности информационные системы и технологии в зависимости от размеров АТП. Чтобы построить информационную систему, которая могла бы адекватно реальной ситуации хранить и обрабатывать данные, предварительно необходимо разработать информационную модель (ИМ). ИМ - это средство формирования представления о данных, их составе и использовании в конкретных условиях. Для описания информационной задачи используется три вида представления ИМ: концептуальный, внешний и внутренний. На основе внутренней модели создается логическая модель размещения и обработки данных, которая и служит основой для непосредственного проектирования информационной системы.

На любом АТП ПЛ является одним из основных документов, отражающих множество оперативных данных, требующих обработки и анализа. Рассмотрим состав данных ПЛ и технологию их накопления в течение дня.

1. В начале дня или заблаговременно диспетчер в соответствии с планом распределения клиентуры выписывает ПЛ на конкретный автомобиль, определенному водителю. Или двум водителям на две смены работы автомобиля. Указывается номер путевого листа, табельный номер водителя, номер водительского удостоверения, гаражный номер автомобиля, дата, показание спидометра при выезде, остаток топлива в баке, маршрут движения, плановое количество рейсов, план дохода в рублях, количество выданного топлива в рублях.

2. Водитель утром, получив ПЛ, проходит медицинский осмотр с соответствующей отметкой в ПЛ. Затем водитель на автомобиле подъезжает к контрольно-пропускному пункту (КПП) для ежедневного технического осмотра. Здесь механик КПП заносит в ПЛ время выезда.

3. В течение рабочего дня водителем и клиентами в ПЛ делаются отметки о количестве выполненных рейсов, перевезенных грузов и пассажиров, фактических доходах, линейных отказах и неисправностях, времени устранения отказов, фактически заправленном топливе.

4. При возвращении с линии на КПП механиком делаются отметки о времени прибытия, показании спидометра, количестве топлива в баке. После чего ПЛ сдается обратно диспетчеру.

С помощью информационной технологии данные ПЛ должны быть преобразованы в информацию, необходимую практически всем службам АТП.

Отдел эксплуатации. Анализирует выполнение плана дохода, определяет наиболее доходные маршруты и выгодных клиентов, сверяет плановые и фактические графики движения автомобилей, анализирует срывы рейсов, корректирует планы доходов.

Плановый отдел. Анализирует рост или снижение доходов по месяцам, годам. Определяет рентабельность видов перевозок, маршрутов. Определяет коэффициенты технической готовности, выпуска автомобилей на линию, использования пробега, использования вместимости, грузоподъемности.

Технический отдел. Учитывает пробеги по каждому автомобилю, планирует техническое обслуживание (ТО), следит за периодичностью ТО, ведет расчеты с водителями по топливу, определяет пережоги и экономию топлива, учитывает пробеги каждой шины, основных узлов и агрегатов. Анализирует отказы и неисправности.

Бухгалтерия.Рассчитывает амортизационные отчисления по каждому автомобилю в зависимости от пробега. Учитывает отработанное время водителями для начисления заработной платы.

Отдел снабжения.Анализирует расход запасных частей и планирует их поставку.

Таким образом, для ввода и обработки данных ПЛ на средних и крупных АТП информационная система строится, как правило, на базе локальной вычислительной сети (ЛВС) с выделенным сервером и несколькими автоматизированными рабочими местами (АРМ), находящимися в разных отделах.

На малом АТП функции перечисленных отделов обычно выполняет один человек и таких предприятий, в связи с развитием малого бизнеса, становится все больше. Поэтому является актуальной задача автоматизации учета данных ПЛ упрощенным методом на базе одного ПК.

Основу любой ИМ составляют объекты и взаимосвязи между ними. В нашем случае для базы данных (БД) ПЛ объектами будут:

· - персонал (справочник водителей);

· - парк автомобилей (справочник автомобилей);

· - марки автомобилей (справочник марок);

· - маршруты движения (справочник маршрутов).

· - данные ПЛ (оперативные данные для обработки и анализа).

В объект "Данные" будет помещаться оперативная информация ПЛ с использованием справочной условно-постоянной информации, содержащейся в остальных объектах. Сведения об объектах, которые имеют значение для данной ИМ, будем называть атрибутами объекта. Значение данных - это действительные данные, содержащиеся в каждом атрибуте. Объекты и атрибуты нашей ИМ поместим в табл. 3.1.

Таким образом, значения данных части атрибутов объекта "Данные" вводятся непосредственно, другие определяются по справочникам, а третьи рассчитывается по формулам.

Рассмотрим технологию создания файла электронной книги MS Excel для поставленной задачи:

1. создаем файл с названием, например, "Путевой лист";

2. лист 1 переименовываем в "Персонал", лист 2 - в "Марки", лист 3 - в "Парк";

3. вставляем 2 листа с именами "Маршруты" и "Данные".

Таблица 3.1

Объекты и атрибуты БД ПЛ

На рис. 3.4 изображен пример заполнения данными листа "Персонал".

Рис. 3.4. Пример заполнения справочника "Персонал"

Аналогично в соответствии с таблицей атрибутов заполняются остальные справочники.

Ввод оперативной информации на лист "Данные" должен быть максимально автоматизирован, так как именно при выполнении этой операции происходят самые большие затраты времени и труда. Например, по табельному номеру водителя нужно определять ФИО, по гаражному номеру автомобиля требуется определить его марку, норму расхода топлива, тариф заработной платы и т.д. Для решения названной задачи рекомендуется использовать функцию MS Excel ПРО-CMOTPQ. Рассмотрим применение этой функции для определения ФИО (см. рис. 3.5).

Рис. 3.5. Автоматическое определение ФИО на листе "Данные" по табельному номеру и справочнику "Персонал" с помощью функции ПРОСМОТР

В ячейку С2 нужно записать формулу (3.1) с помощью опции меню f(x) - вставка функции:

=ЕСЛИ(В2="","",ПРОСМОТР (В2,Персонал!$В$2:$В$1000,Персонап!$А$2:$А$1000)) (3.1)

Прокомментируем принцип действия формулы (3.1), т.к. подобный метод используется в дальнейшем при определении всех других оперативных данных с помощью справочников. Сначала используется функция ЕСЛИ. Если ячейка В2 листа "Данные" пустая, то ячейка С2 также пустая, в противном случае компьютер ищет на листе "Персонал" в массиве данных Персонал!$В$2:$В$ 1000 значение ячейки В2 листа "Данные" и вставляет в ячейку С2 соответствующее значение ФИО из массива Персонал!$А$2:$А$ 1000.

Аналогично по гаражному номеру с помощью справочника "Парк" определяется марка автомобиля. По коду марки из справочника "Марки" определяется норма расхода топлива на 100 км и тариф заработной платы, по номеру маршрута с помощью справочника "Маршруты" определяются вид перевозок, протяженность рейса, плановые показатели времени движения и дохода на 1 рейс.

Кроме полей, определяемых по справочнику, на листе "Данные" часть полей рассчитывается по формулам. План дохода, время нарядное, пробег фактический определяется произведением количества выполненных рейсов на показатели одного рейса по плану дохода, времени движения и пробега. Дневная заработная плата рассчитывается как произведение времени в наряде на тариф ЗП. По соответствующим формулам по каждому путевому листу рассчитываются процент выполнения плана, расход топлива по норме, экономия или пережог топлива.

Ячейки, определяемые по справочнику и рассчитываемые по формулам, желательно защитить от возможных случайных изменений со стороны пользователей - операторов по вводу путевых листов. На рис. 3.5 эти ячейки имеют темный цвет заливки.

Состав данных для каждого конкретного предприятия может отличаться от рассматриваемого в примере и будет зависеть от специфики работы АТП.

Использование средства MS Excel "Данные" => "Форма" позволяет работать с листом "Данные", как с базой данных (см. рис. 3.6). Для добавления записи следует указать соответствующую ячейку списка и вызвать форму. Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя. При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши ENTER или кнопки "Закрыть". MS Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.

После ввода данных путевых листов за отчетный период (обычно это календарный месяц), производится обработка данных, получение агрегированных данных, составление всевозможных сводок и таблиц для анализа месячных показателей. На этом этапе рекомендуется использовать такое мощное средство MS Excel, как сводные таблицы.

Рис. 3.6. Форма для ввода информации на лист "Данные"

При составлении сводных таблиц следует выполнять операции согласно указаниям мастера сводных таблиц, который вызывается из главного меню "Данные" => "Сводная таблица". На рис. 3.7. изображен макет сводной таблицы для определения ежедневных и месячных пробегов автомобилей. Это один из шагов мастера сводных таблиц. Ежедневные пробеги необходимы в дальнейшем для планирования технического обслуживания (ТО) автомобилей и могут переноситься в другой, связанный файл с названием, например, "Лицевые карточки автомобилей".

Рис. 3.7. Макет сводной таблицы для расчета ежедневных и месячных пробегов автомобилей

Кроме агрегированной информации по пробегам с помощью сводных таблиц можно определить за отчетный период заработную плату по каждому водителю, фактический и нормативный расход топлива, экономию или пережог топлива, доходы по предприятию, по маркам автомобилей, водителям, процент выполнения плана, наиболее выгодные, рентабельные маршруты и другое. На рис. 3.8, в качестве примера, изображена сводная таблица определения отработанного времени водителями за три дня.

Перечень объектов и атрибутов БД ПЛ для каждого конкретного АТП может быть выбран в зависимости от типа предприятия - грузовое, пассажирское, таксомоторное. После ввода информации в MS Excel, она приобретает все преимущества данной системы, то есть может быть отсортирована, сгруппирована, экспортирована в другие системы и СУБД, например, в программу по учету труда и заработной платы.

Рис. 3.8. Сводная таблица определения отработанного времени водителями