Типы информационных взаимосвязей.
Существует шесть разновидностей информационных взаимосвязей.
Первичные информационные сети строятся в виде "звезды", "шпоры", "круга".
В информационной сети "звезда" (рис. 8.1) один руководитель контролирует деятельность нескольких подчиненных. Информационные потоки исходят из одного центра. "Звезда" позволяет быстро приступать к действиям, так как, инструкции и информацию из центра можно послать одновременно во все точки. В "звезде" есть признанный лидер (руководитель), который занимает ключевую позицию, может просеивать информацию в своих интересах.
Качество работы "звезды" определяется в центре. Оно не может быть выше уровня работы лидера (А). Сеть "звезда" сильна и действенна в небольшом коллективе (до 10 сотрудников). Если в сети работает более 10-12 сотрудников, руководитель в центре не способен обработать всю информацию.
Особенность информационной сети "шпора" (рис. 8.2) состоит в том, что между начальником (А) и подчиненными (В, Г, Д и т. д.) появляется работник (Б), занимающий ключевую позицию, отсекающий номинального начальника от исполнителей, просеивающий информацию. Им может быть первый заместитель, помощник, референт, офис-секретарь и т. д. Руководитель на эту позицию должен подбирать профессиональных и преданных сотрудников.
Информационная сеть "круг" (рис. 8.3) может быть сформирована в небольших организациях с гибкой структурой управления; при работе проблемно-целевых групп; на заседаниях комитетов, комиссий и во время проведения проблемных совещаний. Главная особенность "круга" – разделение или полное отсутствие формального лидерства.
Характеристики информационной сети "круг": более благоприятный моральный климат; возможность выдвижения лидеров; развитие творческого подхода к работе; эффект синергии; неустойчивость; ограниченное просеивание информации.
Вторичные информационные сети строятся на основе первичных в форме "тента" (рис. 8.4), "палатки" (рис. 8.5), "дома" (рис. 8.6).
"Тент" – очень распространенная сеть, в которой две разные силовые линии идут к одному человеку (руководителю), обрабатывающему информацию и осуществляющему управление. Это сильная и устойчивая информационная сеть с высокой степенью централизации управления, четко и ясно определенной властью и ответственностью; создается в случаях, если основные направления деятельности фирмы совершенно не связаны между собой. Вся информация проходит через руководителя (А).
Информационная сеть "палатка" образуется тогда, когда руководитель (А) считает, что решение общих проблем его старшими подчиненными (например, заместителями Б-1 и В-1) эффективнее, чем передача их для решения наверх.
Канал "Б-1 – В-1" может быть создан официально, неофициально и без ведома руководителя. Сеть "палатка" позволяет быстро решать возникающие проблемы без согласования с руководителем, что ослабляет его власть.
Информационная сеть "дом" образуется в том случае, если все должностные лица могут обмениваться информацией не только по вертикали, но и по горизонтали. Такая система позволяет согласовать деятельность и быстрее решать общие проблемы даже на низших уровнях управления. Стабильность положения руководителя уменьшается. Требуется усиление контроля за действиями подчиненных.
8.4. Коммуникации как основа информационного процесса
Коммуникация – это способ получения менеджером необходимой для принятия решения информации и передачи управляющих воздействий исполнителям.
Коммуникация осуществляется по каналам информационной связи, которые называются также каналами коммуникации. С технической точки зрения это – кабельные сети, спутниковые каналы, радиосвязь, а с информационной –система внешних и внутренних договоров, согласно которых передается управляющая информация.
Вся система коммуникаций в соответствии с организацией управления делится на внешнюю и внутреннюю.
Внешние коммуникации(коммерческие отношения) – это отношения между участниками сделки (контрагентами), регламентируемые коммерческими договорами (контрактами) на куплю-продажу, аренду, кредит или другой вид хозяйственных операций.
Внешние коммуникации осуществляются в устной, письменной и электронной форме между организацией и ее внешней средой:
· коммерческие – с поставщиками, посредниками и потребителями;
· административные – с фискальными, распорядительными органами государственной власти и правозащитными организациями;
· общественные (public relations) – с общественным мнением (через средства массовой информации, благотворительную деятельность).
Внутренние коммуникации (деловые и трудовые) –это внутренние управленческие и трудовые отношения, существующие в устной, письменной и электронной форме внутри организации.
Различают следующие виды коммуникаций внутри организации:
· межуровневые коммуникации – перемещение информации по вертикали. Они могут осуществляться:
§ по нисходящей (сообщение подчиненным о принятом управленческом решении) и
§ по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки);
· коммуникации между различными отделами (горизонтальные коммуникации) – необходимы для координации задач и действий;
· коммуникации "руководитель-подчиненный" связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности сотрудников в решение задач; обсуждением проблем организации; оповещением подчиненного о грядущих изменениях и т.п.;
· коммуникации между руководителем и рабочей группой позволяют повысить эффективность действий группы;
· неформальные коммуникации – это канал распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, то руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации.
Основными элементами коммуникационного процесса являются:
· отправитель – лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее;
· сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;
· канал – средство передачи информации;
· получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее;
· шумв информационной системе – это все то, что искажает смысл передаваемой информации.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен.
Этапами коммуникационного процесса являются:
· зарождение идеи,
· кодирование и выбор канала,
· передача,
· декодирование,
· обратная связь.
Зарождение идеи. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Идея еще не трансформирована и не приобрела формы, отправитель решил только, что именно он хочет передать.
Кодирование и выбор канала. Прежде чем передать информацию, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела), иные символы. Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту и др.
Передача. Отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идея или совокупности идей) получателю. Это физическая передача сообщения.
Декодирование – это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться.
Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Обратная связь – это ответная реакция на то, что услышано, прочитано или увидено. Она указывает отправителю сообщения на факт получения сообщения и характеризует степень понимания или непонимания содержащейся в нем информации.