Документальна інформація як об'єкт інформаційно-аналітичного дослідження
Проблеми збору інформації. Інформаційне забезпечення першого етап інформаційно-аналітичної роботи представляє собою сукупність внутрішніх документальних ресурсів, комп'ютерних баз даних, отримання інформації із зовнішніх джерел. Документи можуть бути найрізноманітнішими за формою: підбірки спеціалізованої літератури і періодики, архівні документи, комп'ютерні бази даних, відкриті ресурси мережі Інтернет. Відомості можуть бути як первинними, так і вторинними.
У процесі збору і класифікації інформації з різних джерел оцінюється ступінь відповідності наявних і отриманих матеріалів поставленому завданню, їх повнота, точність і актуальність, а також можливість отримання додаткових відомостей. У більшості випадків наявна інформація проходить ще один етап аналізу і переробки вже усередині організації, після їх отримання. Фактографічні відомості піддаються оцінці, відбору і узагальненню. Інформація, яка надійшла, може бути конкретною, яка заповнює виявлені пробіли в даних або відповідає на певні питання, або є такою, яка опосередковано підтверджує або спростовує характеристики досліджуваної проблеми. Аналітична інформація, що містить оцінки, методики, закономірності, пропозиції і прогнози, вивчається на відповідність вирішуваним завданням, а також піддається узагальненню й адаптації.
Звернемо увагу на дві особливості: доступність і вірогідність інформації. Доступність інформації визначається, з одного боку, ступенем її відкритості, оскільки необхідні відомості можуть бути відкритими, напівзакритими (не засекреченими, а такими, що контролюються власниками або тими, кого вони стосуються) або секретними. З іншого боку, аналітики лімітовані як часовими рамками, так і наявними ресурсами, які необхідні навіть для отримання відкритої інформації. Через безліч об'єктивних і суб'єктивних чинників кожне джерело інформації має обмежені можливості і допустимі межі використання, різний ступінь надійності і якості матеріалів, які надаються, і це слід обов’язково враховувати під час подальшого аналізу.
Проблема вірогідності документальної інформації.Вірогідність первинних і вторинних документів. Не слід змішувати надійність і дійсність самого документа з вірогідністю повідомлюваних у ньому відомостей.
Вірогідність інформації в першу чергу залежить від джерела доступного документа. Різні джерела мають свій ступінь вірогідності повідомлюваних в них відомостей. Первинні дані завжди надійніші вторинних. Тому офіційний особистий документ, отриманий з перших рук, більш надійний і достовірний, ніж неофіційний, безособовий і до того ж складений на основі інших документів.
При використанні вторинних документів важливо виявити їхнє першоджерело. Це можна робити вибірково для оцінки загальної похибки вторинних матеріалів.
Цільові документи, заплановані дослідником, будуть надійні у випадку, коли передбачено операції контролю: пошук незалежного джерела інформації (для вибіркового контролю), повторне звернення до того ж джерела (стійкість даних), тестування.
Прийоми контролю вірогідності документів. Аналітики виробили чимало прийомів, за допомогою яких визначають ступінь вірогідності відомостей на основі самого змісту документальної інформації.
Перше "золоте правило" у роботі з документами (та й узагалі з всякою інформацією) – чітко розрізняти опис подій і їхню оцінку. Думки й оцінки потенційно мають меншу вірогідність і надійністю в порівнянні з фактажною інформацією. Нерідко в документі відсутня детальна характеристика ситуації, про яку висловлюються міркування чи робиться оцінка. Проте саме конкретна ситуація дає ключ до розшифровування змісту оцінок і думок.
Варто проаналізувати, якими намірами керувався укладач документа, що допоможе виявити навмисні або мимовільні перекручування. Наприклад, автор звіту про виконану роботу, як правило, схильний змальовувати ситуацію в сприятливому для себе світлі. Але якщо ми для збору інформації скористаємося, скажімо, звітами перевіряючих, картина буде іншою, адже ціль подібних документів: виявити недогляди, недоліки, негативні сторони діяльності.
Важливо знати, який в який спосіб укладач документа отримав первинні дані. Всім відомо, що відомості "з перших рук" надійніші за інформацію з невизначеного джерела ("дехто стверджує, що..."), а записи свіжих враженнях відрізняються від опису тих же подій через деякий час.
Якщо документ містить статистично згруповані дані, слід, насамперед, виявити основу класифікації. Відповідно до мети дослідження можливі перегрупування даних на іншій основі.
Нарешті, надзвичайно важливо добре усвідомити загальну обстановку, в якій складався документ: сприяла вона об'єктивності (незалежно від цільових намірів автора) чи диктувала зсув інформації в якийсь бік?
Особливу обережність повинен виявити дослідник при роботі з особистими документами – автобіографіями, щоденниками, мемуарами, листами тощо. Ось кілька умов довіри до інформації з особистих документів:
а). можна вірити повідомленням, якщо вони ніяк не зачіпають інтересів автора документа;
б). або завдають певної шкоди автору;
в). очевидно, вірогідні ті дані, які в момент "реєстрації" автором були загальновідомі;
г). вірогідними є деталі подій, несуттєві на думку автора документа;
д). а також відомості, до яких автор ставиться недоброзичливо.
Таким чином, перевірка справжності документа, аналіз мотивів, спонукань, умов його складання, цільової установки автора, ситуації, у якій він діяв, характеру його оточення – ось фактори, від яких залежить вірогідність інформації з особистих документів.
2.4. Вторинні документи як результат інформаційно-аналітичної роботи
Класифікація і загальна характеристика основних видів вторинних документів.Найпоширенішою класифікацією документів, які отримують як результат інформаційно-аналітичної роботи,є їхня класифікація за цільовим призначенням і характером інформації. За цією ознакою вирізняють документи реферативні, оглядові й аналітичні.
Реферативний документ– це інформаційний документ сукупності бібліографічних записів, включно з рефератами. Реферат - це короткий виклад змісту документа чи його частини, що включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для початкового ознайомлення з документом.
Оглядовий документ- це інформаційний документ одного чи кількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел. Основну складову документа становить огляд– концентрований виклад змісту сукупності документів з певної теми за певний проміжок часу.
Аналітичнийдокумент– це інформаційний документ, що є результатом аналізу, синтезу й оцінювання змісту значної кількості первинних документів з певної теми (проблеми) за певний проміжок часу. Часто такі ІД називають оглядово-аналітичними.Такий поділ ІД на види є достатньо умовним, позаяк більшість з них поєднують у собі всі методи аналітико-синтетичної обробки первинних документів.
Зупинимось на них детальніше.
Реферат як інформаційний документ.Реферат, референт, реферування – ці слова походять від латинського слова "referre", що означає "доповідати, оповіщати". Згідно з найзагальнішим означенням реферат – це стислий виклад змісту певного документа.
З'ясуємо особливості інформаційних рефератів. Перша особливість реферату як інформаційного документа полягає в тому, що це повідомлення вторинного характеру. Його тема та зміст обумовлені темою і змістом документа, що реферується. Це специфічна риса реферату як вторинного (інформаційного) документа – повна змістовна та часткова формальна залежність від первинного документа. В такому розумінні слід розглядати реферат як інтегральну модель документа, який реферується. Інтегральна модель первинного документа дає змогу здійснювати інформаційний пошук, подає загальне уявлення про вихідний документ. Реферат дає змогу здійснювати ці функції, отже його ми можемо віднести до інтегральних моделей, в яких інформація подається в узагальненому вигляді.
Реферат широко застосовується в науково-інформаційній діяльності. Підготовка друкованих реферативних журналів вимагала певної уніфікації підготовки рефератів. Тому розроблялися як міжнародні, так і вітчизняні стандарти. Так, у державному стандарті "Реферат и аннотация" (1977, доп. 1981, 1985) наведено таке означення реферату: це – "скорочений виклад змісту первинного документа (чи його частини) з основними фактичними відомостями та висновками". У стандарті визначено структуру реферату, його елементи, види інформації, які мають бути включені в реферат, тощо.
Але функціональне призначення різних рефератів обумовлює появу певних різновидів реферату. Ця внутрішня класифікація утворюється на підставі наявності в них загальних (суттєвих) рис, властивих будь-якому реферату, а також одиничних (специфічних), властивих окремим видам рефератів.
Загальні (суттєві) риси вирізняють реферати серед інших видів інформаційних документів, специфічні риси окремих рефератів відрізняють один вид реферату від іншого.
Щоб визначити суттєві риси реферату, проаналізуємо означення, вирізнивши в ньому властивості рефератів як інформаційних документів:
1) реферат – документ вторинний, утворюваний від первинного;
2) реферат містить скорочений виклад інформації, утвореної в процесі згортання первинної інформації;
3) змістовна залежність від вихідного документа (зміст реферату – це основні фактичні відомості і висновки з документа, що реферується);
І ще одна суттєва риса, яка відсутня в означенні:
4) цільове призначення реферату – для оперативного ознайомлення із масивом первинних документів, тобто для виконання різноманітних інформаційних функцій при використанні реферату споживачами.
Але в різних за своїм призначенням у рефератах ці суттєві риси виявляються в різній мірі. Різниця, насамперед, полягає в тому, з якою глибиною згорнуто у рефераті зміст первинного документа. В одних випадках складається реферат, в якому подається основний зміст первинного документа, в інших випадках лише вказується на те, про що йдеться у вихідному документі.
Два реферати, складені на основі одного й того ж самого первинного документа, матимуть різницю. Для першого виду домінуючою буде інформативність, для другого – вказівність, індикативність.
За цими ознаками реферати прийнято поділяти відповідно на інформативні та індикативні. Інформативний реферат стисло викладає основні аргументи і наводить основні дані і висновки первинного документа. Його ще називають реферат-конспект. Індикативний реферат – це стислий реферат, який вказує на зміст основних положень його змісту. Такий реферат допомагає споживачам у вирішенні питання, чи варто йому звертатися до первинного документа. Його ще називають реферат-резюме.
За читацькою адресою реферату, тобто його призначення певним читацьким групам, виділяють загальні та спеціалізовані реферати. Загальний реферат містить інформацію, яка може бути використана широкими колами споживачів. Він орієнтується не на конкретний інформаційний запит, а на потреби всієї галузі, для якої здійснюється реферування масиву первинної інформації. Спеціалізований реферат складається для задоволення інформаційних запитів. Вони орієнтуються на конкретного споживача або на інформаційні запити конкретної групи споживачів.
Огляд та його особливості. Якщо виникає або існує проблема, розв'язання якої неможливе без дослідження стану та існуючих шляхів розв'язання проблеми, потрібна підсумкова інформаційна модель не первинного документа, а стану, перспектив розвитку і можливого розв'язання поставленої проблеми. Для цього також потрібна логічна переробка первинної інформації, яка міститься у документальних джерелах. Такі завдання виконує особливий інформаційний документ-огляд. Це інформаційний твір, основною функцією якого є не тільки узагальнююча характеристика літературних джерел, й одержання висновків та рекомендацій, тобто нової інформації, яка безпосередньо не міститься в опрацьованій літературі, а виводиться шляхом логічної переробки документальної інформації. На такій підставі огляд може стати ефективним засобом інформаційного управління, інформаційною базою для програмування і прогнозування, вирішення тих чи інших практичних завдань. З іншими інформаційними документами огляд об'єднують такі спільні риси: узагальнення інформації' з первинних документів, належність огляду до вторинно-документального рівня інформації, призначення огляду – для ознайомлення споживачів із масивом первинної інформації. Відрізняє огляд від інших інформаційних документів результат обробки первинної інформації. Це інформаційна характеристика проблеми у вигляді вивідного знання, одержана шляхом переробки документальної інформації. Ця специфічна риса є суттєвою для оглядових документів і є ознакою вирізнення оглядів серед інших інформаційних документів.
Отже, огляд можна визначити як інформаційний документ, утворюваний шляхом логічної переробки документальної інформації з метою одержання необхідного вивідного знання про стан, розвиток та можливі шляхи розв'язання даної проблеми.
Специфічними рисами огляду також є:
– проблемний характер огляду, тому що це суб'єктивний результат роботи референта і відображає проблемну ситуацію, з метою розв'язання якої створюється огляд;
– оригінальний характер огляду, тому що огляд містить вивідне знання, відсутнє у такому вигляді у вихідних документах;
• прогностичний характер огляду, тому що він визначає можливі перспективи, тенденції розвитку проблеми;
– систематичний характер огляду полягає в тому, що він подає цілісну характеристику предмету огляду. Важливо також регулярно готувати огляди з проблем, які стоять перед споживачем.
Оглядова інформація має надзвичайно велику кількість різновидів. За ознакою згортання інформації та характером вивідного знання всі різновиди огляду можна звести до трьох основних видів: бібліографічний, реферативний, аналітичний (монографічний).
Бібліографічний огляд відображає вивідне знання у вигляді системи документальних джерел інформації, використання яких дозволяє вирішити відповідне завдання інформаційного управління
Реферативний огляд відтворює вивідне знання у вигляді системи фактографічної інформації, необхідної для інформаційного управління.
Аналітичний огляд (останнім часом фахівці вживають термін "монографічний огляд") відтворює вивідне знання у вигляді самого інформаційного рішення, тобто рекомендацій, які випливають з результату логічної переробки вихідних документів.
Інформаційні установи видають інформаційні документи, які можуть мати назву експрес-інформація, оглядова довідка, прес-реліз, тощо.
Експрес-інформація – описова інформація з актуального питання, що має якнайшвидше надійти до споживача.
Прес-реліз – це інформація до відома громадськості, тобто повідомлення, прес-випуск про те, що відбулося або має відбутися у певній сфері діяльності.
Оглядова довідка – логічно опрацьована інформація з існуючих опублікованих вихідних документів з наявними рекомендаціями стосовно предмету огляду.
Інформаційна довідка – це описова інформація, створена в результаті опрацювання документів, з передачею висновків та рекомендацій, які містяться безпосередньо у вихідних документах.
Усі ці інформаційні документи об'єднує цільове призначення – інформаційна характеристика проблеми з метою забезпечення управлінського рішення. Об'єднуючою рисою таких документів є також методика їх підготовки – узагальнення первинної інформації з первинних документів. Відмінністю оглядових документів є наявність критичної оцінки існуючої інформації, спосіб її викладу, рівень згортання інформації, наявність суб'єктивних висновків тощо.
Отже, розглянуті різновиди оглядової інформації можна визначити як модифікації огляду.
Оглядово-аналітичні документи як основний вид інформаційно-аналітичних документів. Оглядово-аналітичні документи (ОАД) – це документи, які є результатом аналітико-синтетичної обробки сукупності документів з певної проблеми (теми, питання), містять зведену згорнуту й узагальнену характеристики взаємопов'язаних об'єктів, фактів, явищ, подій.
Ці документи формуються "перехресті" первинних і вторинних документів. Будучи результатом аналізу і синтезу інформації, вони подають запозичену з "інших" первинних документів і тим самим виступають як вторинний документ. Водночас, ОАД містять нову "свою" інформацію оцінювального характеру і тому можуть вважатися первинними документами. Такі документи зараховують до фактографічних або концептографічних вторинних документів. Вони надають інтерпретовану інформацію, яка орієнтує користувачів у документному потоці або в певній проблемі. При цьому під інтерпретацією розуміють не лише висловлювання критичних суджень відносно первинних документів, фактів і концепцій, які аналізують, а й розгортання – внесення в текст необхідних деталей, уточнень, пояснень і коментарів, що забезпечує їхнє краще розуміння і сприйняття (інформаційне згортання).
Слово "аналітичний" однаково може використовуватись в усіх видах оглядів, оскільки для підготовки їх застосовують різноманітні види аналізу і синтезу документної інформації. Крім того, провідне значення для всіх видів інформаційних документів має його основна – аналітична частина. Поки що немає загальновизнаної класифікації ОАД. Практичне значення має класифікація, згідно з якою оглядово-аналітичні документи поділяють на види за сукупністю ознак.
Оглядові та аналітичні документи, маючи загальний об'єкт аналізу – первинний документ, але відрізняються предметом аналізу. Предметом оглядового аналізу є зміст документів, тоді як предметом аналітичного документа – стан теоретичної розробки проблем науки, економіки, техніки, виробництва, управління. Він передбачає:
– системний підхід до вивчення предмета;
– вивчення закономірностей розвитку об’єкта і формування документного потоку;
– виявлення всіх його сутнісних зв'язків з огляду на умови, місце і час;
– вивчення предмета в його розвитку і саморуху;
– дослідження суперечностей у самій сутності предмета;
– використання системи фактів, виявлення нового, теоретичного узагальнення фактів, визначення конкретних закономірностей явищ, які вивчають;
– вивчення предмета відповідно до практики, перевірка практикою отриманих результатів.
Аналітичні документи є найдосконалішим видом вторинних документів, які повно і кваліфіковано висвітлюють не окремі першоджерела, а конкретну тему в згорнутому й узагальненому вигляді. У зв’язку зі зростаючою суспільною потребою в аналітичній інформації, специфікою складання, розмаїттям аналітичних документів, сьогодні їх виділяють як самостійний вид вторинного документа.
Хоча загальноприйнятої класифікації аналітичних документів ще не вироблено, однак основною ознакою класифікації вважається глибина аналізу змісту першоджерела. На цій основі виділяють такі види аналітичних документів: огляд стану питання, критичні, аналітичні, прогнозні огляди, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін.
Аналітичні документи містять узагальнену інформацію, отриману в результаті всебічного, глибокого і критичного аналізу первинних документів, аргументовану оцінку стану і тенденцій розвитку проблеми, що розглядається, їх створюють у процесі поглибленого аналізу і синтезу первинних документів з метою вилучення, оцінки, узагальнення і використання інформації, що в них міститься. Для аналітичного документа характерною є наявність "аналітичної частини", яку становлять як ідеї, концепції, погляди, висновки, запозичені з первинного документа, так і власні думки, ідеї, судження автора вторинного документа.
Серед вторинних документів особливе місце посідають оглядові документи.
Оглядовий документ – це інформаційний документ, який містить один або кілька оглядів. Він відображає зміст основних первинних документів з певної проблеми (теми, питання), оцінку їх на основі їхньої аналітично-синтетичної обробки. Його основу становить огляд – текст, який містить концентровану інформацію, отриману в результаті відбору, аналізу, систематизації і логічного узагальнення відомостей з великої кількості першоджерел з певної теми за певний проміжок часу.
Оглядовий документ як вторинний (інформаційний) документ має певні специфічні риси:
1) це інформаційна модель стану, тенденцій розвитку та шляхів вирішення проблеми;
2) це узагальнена характеристика кількох чи сукупності документів.
Оглядові документи класифікують за різними ознаками. За глибиною згортання інформації розрізняють аналітичні огляди, які містять аргументовану оцінку інформації, рекомендації з її використання і реферативні огляди описового характеру. Крім того, готують бібліографічні огляди, які містять характеристики первинних документів як джерел інформації, що появилися за певний час або об'єднані якоюсь спільною ознакою. Другий та третій види оглядів часто називаються інформаційними оглядами.
За цільовим призначенням та методикою створення розрізняють такі види оглядових документів: експрес-інформація, бібліографічний огляд, реферативний огляд, огляд обґрунтування, щорічний огляд, щорічна доповідь, оглядова довідка тощо.
Інформаційний огляд посідає провідне місце в системі інформаційних документів. Його особливістю є те, що інформаційний огляд складають шляхом логічної обробки документної інформації з метою одержання вихідного знання про стан, розвиток і можливі шляхи вирішення проблеми. Отже, підготовка оглядової інформації – це не стільки опис, узагальнення документної інформації, скільки аналіз стану та розвитку проблеми на основі використання різноманітних джерел інформації.
Інформаційна характеристика проблеми має бути всебічною і повною. Тому, створюючи оглядові документи, враховують як опубліковані, так і неопубліковані документи, оскільки інформаційний огляд має не лише відповідати запитам споживача інформації, а й надавати максимум потрібної інформації. Відбираючи інформацію, враховують різні погляди на можливість вирішення проблеми. Логічність викладу інформації в оглядовому документі має поєднуватися зі змістовою характеристикою відібраних документів. У зв'язку з цим референт-аналітик має володіти темою огляду, мати так званий апріорний запас знань з теми.
Оглядова інформація – це систематизована узагальнена інформація про стан об'єкта (предмета, питання). Під станом об'єкта розуміють його науковий або технічний рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.
Оглядова інформація виконує підсумкову, інтеграційну, концентраційну, оціночну, орієнтовну та евристичну функції. Поряд з бібліографічною, фактографічною і концептографічною оглядова інформація відіграє суттєву роль у розвитку будь-якої сфери людської діяльності.
Отримання оглядової інформації базується на таких процесах обробки документальних джерел інформації:
–вилучення з документів, відбір і систематизація системи даних і фактів, які характеризують основні аспекти стану об'єкта, що розглядається;
– доповнення їх, уточнення змісту, оцінка новизни і значущості, перевірка достовірності і встановлення взаємозалежності;
– логічне перетворення даних і фактів з метою отримання нової інформації про стан об'єкта, тобто знання про досягнутий об'єктом рівень, організаційно-економічну ситуацію і тенденції розвитку.
Сукупність цих процесів становить зміст поняття "інформаційний аналіз і синтез". Поряд з бібліографічним аналізом і методами дисциплінарного аналізу різноманітних наукових і технічних дисциплін він є одним із видів аналітико-синтетичної обробки документної інформації.
Інформаційний реферативний огляд містить систематизовані дані і факти, узагальнену інформацію про стан розробки питання без їхньої критичної (наукової, технічної, економічної) оцінки автором огляду. Основне призначення інформаційного огляду – орієнтування споживачів інформації на ознайомлення зі станом розробки проблеми, питання.
Огляд обґрунтування призначається для доведення необхідності й доцільності проведення конкретного дослідження або розробки, вибору оптимальних шляхів (напрямів, методики, принципового рішення), організації і планування роботи.
Щорічний огляд є базою для оцінки наукового, технічного, організаційно-економічного стану і тенденцій розвитку галузей науки, техніки, освіти, культури. Його готують на основі інформаційних матеріалів, що надійшли за поточний рік.
Щорічна доповідь містить відомості, отримані з першоджерел, про першочергові невирішені проблеми і завдання, найважливіші вітчизняні й світові досягнення і можливості ефективного їх використання.
Оглядова доповідь містить відомості про окремі аспекти стану науково-практичних напрямів, проблем, об'єктів, організацій тощо. Вона має суттєве значення для оцінки поточних змін стану питання (проблеми, теми), що розглядається.
Бібліографічний огляд – це огляд, який містить зв'язну і послідовну бібліографічну характеристику сукупності документних джерел з певного питання (проблеми, теми), що вийшли за певний період часу, а також бібліографічні описи цих документів. Слід розрізняти анотований бібліографічний список і бібліографічний огляд. У першому з них подають бібліографічний опис та анотацію документів, у другому – логічний послідовний виклад змісту первинних документів, їхній бібліографічний опис та огляд документів.
Бібліографічний огляд містить зведену характеристику документів, виконану на основі документографічного аналізу. У бібліографічному огляді подають узагальнений опис змістових елементів, а також наводять формальні ознаки, характерні для цих видань.
Огляд стану питання – це огляд, що містить систематизовану й узагальнену інформацію про стан наукової розробки і практичної реалізації, тенденції розвитку питання, що розглядається (сфери науки або техніки, галузі, підгалузі, проблеми, питання, об’єкта, організації і т. ін.). Особливу роль відіграють оглядово-аналітичні документи в ухваленні виважених управлінських рішень.
Прогнозний огляд містить аналіз інформації, яка відображає характер змін стану досліджуваного об’єкта (його структури, найважливіших показників і чинників, що визначають його розвиток), з метою виявлення закономірностей розвитку об’єкта, необхідних для проведення робіт з прогнозування. Цей огляд базується на аналізі первинних документів глибокої ретроспективи.
Прогнозний огляд складають для інформування про перспективи розвитку об’єкта на 5–10 років уперед і передбачають аналіз. Прогнозний огляд має таку структуру: вступ (підстави для складання огляду), аналітична частина (стан об’єкта, тенденції і прогноз розвитку), висновки, пропозиції.
Інформаційний звіт про діяльність розпочинається з анотації або реферату з коротким викладом завдання дослідження та отриманих результатів і зі вступу, в якому характеризуються вітчизняні й зарубіжні досягнення з досліджуваної проблеми. У самому тексті звіту викладають зміст завдання, формулюють технічне завдання, аналізують відомі методи і способи вирішення, розрахунки і результати експериментів. Завершується звіт висновками із зіставленням та аналізом результатів, отриманих у ході дослідження теоретичних та експериментальних даних, і, нарешті, висновками з оцінкою результатів і шляхів їх використання.
Модифікацією аналітичного документа за цільовим призначенням та методикою створення є такі інформаційні документи, як тематична підбірка, дайджест, прес-реліз, досьє і т. ін. Такі документи часто називають синтезованими.
Тематичні підбірки як вид аналітичних документів – це синтезована сукупність первинних документів, частин тексту, рефератів, анотацій, рисунків, схем, діаграм тощо, підібраних з певного питання (проблеми), їх роблять за двох умов: при сталому споживацькому інтересі до певної проблеми і тоді, коли немає узагальнених публікацій з неї, інформація розосереджена в широкому колі джерел.
Структура тематичної підбірки має, як правило, такий вигляд: титульна сторінка, на якій, окрім теми, вказують хронологічні межі відбору документів або рік початку виявлення інформації, якщо тематична підбірка поповнюється новими матеріалами; зміст; коротка передмова (від укладача); певним чином згруповані копії текстів документів, інколи ілюстрований матеріал; бібліографічний список усіх виявлених і включених до підбірки копій джерел; список переглянутих джерел.
Близьким за характером аналізу і подання інформації є дайджест. Дайджест – це документ, що становить добірку витягів із конкретного тексту, відібраних і згрупованих таким чином, щоб дати про нього загальне уявлення, чи добірку найцікавіших матеріалів, передрукованих з інших видань. Дайджести можуть бути неперіодичними, періодичними та продовжуваними. Дайджестом також називають короткий виклад чого-небудь.
Дайджест – це вторинний документ, результат аналітико-синтетичної обробки первинних документів, який містить новий текст "під завдання": під рішення, яке приймає керівник; під навчальне завдання, запропоноване студентам; під потреби педагога, бізнесмена, які мають використати новий матеріал і т. д. Дайджест має проблемно-тематичне спрямування.
Прикладом аналітичного вторинного документа є досьє. Досьє – це формалізований, тобто складений за певним планом вторинний документ, який містить розгорнуту характеристику об’єкта (окремої особи, організації, товару або послуги і т. д.). Досьє створюють шляхом аналітико-синтетичної переробки значної кількості первинних документів і постійно актуалізують, оскільки фактичні дані швидко змінюються.
Якщо досьє створюють на особу (персональна БД типу "Хто є хто в науці"), то в ньому фіксується: прізвище, ім’я, по батькові; науковий ступінь, вчене звання, нагороди; місце роботи, посада; рік народження; біографічні дані; напрями діяльності; публікації, винаходи; публікації про певну особу; членство в організаціях, редакціях, радах, спілках; джерела виявлених відомостей.
Якщо досьє створюють на організацію, то фіксують: повну назву організації; рік заснування; адресні дані; юридичну особу; номер і дату видачі ліцензії; сферу діяльності; товари, що виробляються (послуги, що надаються); умови продажу товарів або надання послуг; ділові партнери; відгуки про дану організацію (включно з дипломами конкурсів, виставок, нагород, компрометуючі відомості); членство в міжнародних, національних і регіональних асоціаціях; добродійна діяльність; джерела виявленої інформації.
Досьє може складатися на довгострокові соціально-економічні, науково-технічні й культурні програми (проекти) міжнародного, національного або регіонального рівнів. У цьому разі досьє містить такі позиції: назва програми (проекту); назва підпрограми; категорія (міжнародна, всеукраїнська, регіональна, галузева); організації-учасники (розробники); координатор (керівник); джерела фінансування; інвестор, спонсор; термін та етапи розробки; основний зміст (у цілому і за етапами); кінцеві результати; стадія реалізації на поточний момент; джерела виявлених відомостей.
Складаючи досьє, використовують дані з різноманітних джерел (довідників, газетних і журнальних публікацій, матеріалів виставок, рекламних проспектів, ресурсів Інтернет тощо), доповнюючи результатами опитування компетентних осіб.
Аналогічними за змістом досьє про організацію (установу) є прес-релізи. Прес-реліз – листівка, спеціальний бюлетень або брошура, головним чином, з офіційним повідомленням для органів масової інформації.
Довідка як інформаційний документ. Якщо споживач потребує лише фактичної інформації у відповідь на свій запит, інформаційний посередник надає інформаційну довідку. Довідка є найпростішим інформаційним документом за методикою підготовки та викладу інформації.
Довідка – це відповідь на разовий запит споживача, яка містить інформацію.
Якщо довідка містить лише бібліографічну інформацію, вона називається бібліографічною.
Якщо довідка повідомляє конкретні дані, відомості, факти, виклад якоїсь концепції без аналізу викладеної інформації, вона називається фактографічною.
З іншими інформаційними документами інформаційну довідку об'єднують спільні риси: призначення, належність до вторинного рівня документальної інформації, методи підготовки.
З масиву інформаційних документів довідку вирізняє її специфіка. Мета інформаційної довідки – виявити та передати споживачеві потрібну інформацію, а не ознайомити його із змістом первинних документів. Під час підготовки довідки, як правило, відсутній оціночний підхід до інформації, при наявності такого підходу до джерел виявленої інформації. Особа, яка готує довідку, не аналізує викладену інформацію в довідці.
За своєю функціональною сутністю належить до інформаційних документів однак за методикою створення може бути віднесена до оглядових документів. Вторинна інформація яку вона містить, є результатом інформаційного аналізу вихідних документів та узагальнення відібраних інформаційних фрагментів з метою вироблення висновків та рекомендацій, що у вихідних джерелах не містилися. Наявність вивідного знання робить інформаційну довідку поширеним результатом оформлення інформаційно-аналітичних досліджень. Також інформаційна довідка є дуже зручною тим, що в ній подається повнота і достовірність інформації, що є зручним для споживача інформації.