Сортування списків і діапазонів

Excel надає розвинені можливості для сортування (впорядкування) інформації, розташованої у діапазоні клітинок робочого листа, незалежно від того, чи вважається даний діапазон клітинок списком. Сортувати можна як числові, так і текстові дані, або дати. Можливе сортування по рядках або по стовпчиках, по зростанню або по убуванню, з урахуванням або без урахування великих чи малих літер. Можна також визначити власний порядок сортування, наприклад, впорядкувати назви відділень компанії по їхньому географічному положенню (північ, південь, схід, захід).

Для сортування списку спочатку розташуйте покажчик клітинки усередині списку та виконайте команду «Данные\Сортировка…». Excel автоматично визначить розмір списку, рядок заголовків (який не треба сортувати) та відкриє вікно діалогу «Сортировка диапазона» (рис. 16.3).

Рисунок 16.3

Використовуючи списки полів «Сортировать по» та «Затем по» виберіть поля, по яким буде здійснюватися сортування, з урахуванням їхніх взаємних пріоритетів. Встановіть для кожного поля сортування необхідний перемикач «по возрастанию» або «по убыванию». Перевірте правильність установки перемикача у розділі «Идентифицировать поля по». Кнопка «OK» дає вказівку до виконання сортування.

Excel надає можливість відсортувати дані робочого листа за один раз не більш, ніж по трьом стовпчикам, що цілком достатньо у більшості випадків. Відсортувати більш ніж по трьом стовпчикам можна послідовно: спочатку по найменш важливим стовпчикам, потім по наступним по важливості стовпчикам.

Якщо список потрібно відсортувати тільки по одному полю, то порядок сортування можна задати, скориставшись кнопками — «Сортировка по возрастанию» та — «Сортировка по убыванию» панелі інструментів «Стандартная».

Для сортування не всього, а тільки частини списку, необхідно виділити потрібний діапазон клітинок і виконати розглянуту вище команду «Данные\Сортировка…». Будьте уважні, бо якщо виділені не всі стовпчики списку, то переміщення торкнуться рядків тільки у деяких стовпчиках, в інших стовпчиках переміщень не буде, тобто записи (внутрішні зв'язки інформації) будуть зруйновані та список зіпсується.

Щоб уникнути проблем із сортуванням списків і діапазонів, що містять формули, додержуйтесь наступних правил:

1. У формулах, що посилаються на клітинки поза списком, використовуйте тільки абсолютні посилання (адреси).

2. При сортуванні по рядкам не застосовуйте формули з посиланнями на клітинки в інших рядках.

3. При сортуванні по стовпчикам не застосовуйте формули з посиланнями на клітинки в інших стовпчиках.