Принципи організації роботи систем електронного документообігу

План

Лекція 4. Системи електронного документообігу

1. Поняття системи електронного документообігу.

2. Принципи організації роботи систем електронного документообігу

3. Функції систем електронного документообігу

4. Класифікація систем електронного документообігу

5. Організація зберігання документів в системах електронного документообігу

Потреба в ефективному управлінні електронними документами і привела до створення у 80-их роках минулого століття систем електронного документообігу (СЕД).

Система електронного документообігу(Electronic Document Management Systems – EDMS)– організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації.

Часто СЕД називають також системами автоматизації документообігуабоEDM-системами. СЕД є невід'ємною частиною світового ринку програмного забезпечення управління електронним документообігом і вмістом інформаційних систем – ринку DCT(Document and Content Technologies):

Системи управління інформацією(Information Management Systems – IMS) або портали забезпечують агрегацію інформації, управління інформацією і її доставку через Internet/intranet/extranet. За допомогою порталів забезпечується також доступ до додатків через стандартний Web-навігатор.

Системи управління вмістом(Content Management Systems – CMS) забезпечують створення вмісту на рівні об'єктів для їх подальшого багаторазового використання. В таких системах інформація доступна не у вигляді документів, а у вигляді об'єктів меншого розміру, що полегшує обмін інформацією між додатками. Наприклад, управління Web-вмістом вимагає наявності можливості управління об'єктами різного вмісту, які можуть бути включені в Web-презентацію).

Основні принципи організації електронного документообігу:

· Одноразова реєстрація документа

· Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання

· Безперервність руху документа

· Єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів

· Ефективно організована система пошуку документа

· Розвинена система звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі документообігу.