Висновок
Відгук
Анотація
Анкета
Створення довідково-інформаційних документів
Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні аспекти їхньої діяльності, найбільшу питому вагу має довідково-інформаційна документація, якій за обсягом належить першорядне значення в усій системі діловодства.
Довідково-інформаційні документи містять інформацію про фактичний стан справ в установі, організації чи підприємстві, що є підставою для прийняття розпорядчих документів, а також мають допоміжний характер відповідно до організації документації. Інформація, яка міститься в довідково-інформаційних документах, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.
Документи, що виникають у процесі взаємовідносин підприємств та організацій, а також у відносинах з громадянами, дуже різноманітні. Цим, зокрема, пояснюється різнобій у їх складанні та оформленні. Щоб його уникнути, деякі документи довідково-інформаційного характеру можна уніфікувати як за змістом, так і за формою. Це може помітно спростити їх складання, підвищить інформативність та культуру документування.
Розглянемо основні види довідково-інформаційних документів.
Анкета — документ, текст якого складається із запитань та обмеженої кількості однозначних, несуперечливих відповідей. Біографічна анкета застосовується під час оформлення на роботу. У формі анкети заповнюється особовий листок з обліку кадрів, характеристики, довідки.
Анотація — коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, посібника, звіту тощо. Друкується анотація на звороті титульної сторінки. Може бути подана двома мовами: мовою видання та однією з іноземних. Анотація допомагає в рекомендуванні та рекламуванні наступних видань, доборі та вивченні літератури з тих чи інших питань, скорочує час на ознайомлення із самою книгою. У кінці анотації називаються категорії читачів, для яких рекомендовано анотовану книгу чи публікацію.
Відгук — документ, у якому висловлюється обгрунтований погляд фахівця щодо наукової та дослідницької праці.
На відміну від рецензії, відгук подається на рукописи до їх публікації і підписується безпосередньо виконавцем. Супроводжувальний лист до відгуку, якщо він подається, підписує керівник установи.
Відгук складається з назви документа, заголовка та тексту. Текст включає вступ, де дається загальне уявлення про матеріал, короткий виклад змісту праці та висновки з оцінкою, пропозиціями та критичними зауваженнями. Колективний відгук підписують фахівці, посадові особи, після чого ставиться дата.
Висновок — документ, у якому висловлено думку про той чи інший предмет, питання, робиться підсумок його розгляду. Надсилається установою до вищого органу для розгляду та затвердження.
У галузі науки, техніки та виробництва висновок (наприклад, на розробку агрегата) робить головна організація.
Створення комісії для винесення висновку оформляється розпорядчим документом. Реквізити документа: найменування виду документа; заголовок; текст із загальною оцінкою та конкретними зауваженнями з кожного пункту; підписи, дата, печатка. Підписуючи висновок, уповноважені особи вказують посаду, котру вони займають.