Концепція ЕСМ

Сучасні системи електронного документообігу, загальна класифікація

Питання класифікації СЕД досить складне внаслідок швидкого розвитку ринку цих систем. Тим більше, що починаючи з 2001 р. усе більшу популярність стала набирати концепція управління корпоративним вмістом (Enterprise Content Management - ЕСМ), а не управління електронним документообігом. Термін ЕСМ з'явився з легкої руки торгової асоціації АІІМ International і поєднує всі системи управління корпоративною інформацією.

ЕСМ - це інтегрований підхід до управління документами і Web-вмістом, категорія, що поєднує можливості систем управління корпоративними документами і систем управління вмістом зі здатністю управління повним життєвим циклом корпоративного вмісту (при триваючому зростанні числа його типів).

З погляду галузевих аналітиків, концепція ЕСМ пропонує багато бізнес-переваг. ЕСМ-система, що інтегрує всі контентно- і процесно-орієнтовані технології всередині підприємства, забезпечує загальну інфраструктуру для управління його документообігом, яка мінімізує необхідність розгортання і підтримки великої кількості технологій для реалізації різних бізнес-функцій. Суть такого підходу (його ще називають інфраструктурним) полягає в тому, що корпоративний вміст не повинен належати тільки одному додатку або системі. Він повинен бути доступним для безлічі додатків і вільно поширюватися між ними. Важливою властивістю ЕСМ-інфраструктури є її незалежність від єдиного універсального сховища вмісту. У ЕСМ-інфраструктурі інтегрується безліч спеціалізованих (або успадкованих) репозитаріїв даних, включаючи, у тому числі, сховища електронних документів про вироби, електронну пошту, сховища Web-вмісту, файлові системи і навіть СУБД. Таким чином, ЕСМ-інфраструктура забезпечує загальний шар інтеграції (або віртуалізації) для кожного репозитарія даних (дозволяючи робити запити до них відкіля завгодно по всьому підприємству), тим самим мінімізуючи необхідність інтеграції систем управління електронними документами і систем управління вмістом від безлічі розробників. Крім того, за допомогою ЕСМ-інфраструктури реалізуються такі сервіси управління корпоративним вмістом, як персоналізація, контроль доступу, управління повноваженнями користувачів тощо (що спрощує адміністрування і супровід ЕСМ-системи).

Можливості ЕСМ-систем можна розділити на декілька основних категорій:

• Загальні функції управління вмістом, під якими розуміється здатність керувати безліччю електронних об'єктів (зображеннями, офісними документами, графіками,
кресленнями, Web-вмістом, електронною поштою, відео, аудіо і мультимедіа). ЕСМ-система забезпечує депозитарій для всіх цих типів електронних об'єктів з різними бібліотечними сервісами (профілюванням вмісту, управлінням версіями, веденням хронології ревізій,
забезпеченням безпеки доступу до документів тощо), а також здатність керувати даними об'єктами протягом усього їх життєвого циклу.

• Функції управління процесами, під якими розуміється здатність автоматизації й управління бізнес-процесами і потоками робіт.

• Інтеграція з іншими ЕСМ-системами, що припускає здатність інтеграції ЕСМ-системи с зовнішніми ERP-системами, офісними додатками, сховищами вмісту, іншими
СЕД.

ЕСМ-інфраструктура ніщо інше сьогодні як погляд на перспективи розвитку ринку СЕД. Наприклад, деякі розробники багато говорять про управління вмістом, однак свої системи вони фокусують тільки на управлінні Web-вмістом або офісними документами. Крім того, у них відсутні чіткі погляди на способи створення відкритої ЕСМ-інфраструктури, що інтегрує спеціалізовані репоглтарії по всьому підприємству.

Класифікація СЕД

Нині існують наступні основні типи СЕД (при цьому деякі із СЕД за своїми функціональними можливостями можуть одночасно відноситися до декількох типів.

СЕД, орієнтовані на бізнес-процеси (business-process EDM). Вони лежать в основі концепції ЕСМ. EDMS-системи забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи роботу з образами, управління записами і потоками робіт, управління вмістом та ін. EDMS-системи забезпечують збереження і пошук 2-D документів в оригінальних форматах (зображень, CAD-файлів, електронних таблиць тощо) з можливістю їх групування в папки. Найбільш відомими розроблювачами EDMS-систем є компанії Documentum (система Documentum), FileNet (системи Panagon і Watermark), Hummingbird (система PC DOCS) та ін. Розроблювачі (наприклад, компанії Documentum і FileNet), в своїй більшості, сфокусували діяльність на реалізації в СЕД таких функцій, як управління шаблонами, управління динамічними презентаціями і публікація Web-вмісту. Слід зазначити, що при тому, що майже всі EDMS-системи забезпечують гарний рівень реалізації репозитаріїв і бібліотечних сервісів для управління електронним вмістом (наприклад, образами й офісними документами), кожна з них найбільш сильна у своїй області. Наприклад, у системах від компаній Open Text і iManage добре пророблене управління офісними документами. У свою чергу, системи від компаній Tower Technology, FileNet, IBM i Identitech особливо сильні в управлінні зображеннями виробів великого обсягу.

Корпоративні СЕД (enterprise-centric EDM). Системи цього типу забезпечують корпоративну інфраструктуру (доступну всім корпоративним користувачам) для створення документів, колективної роботи над ними і їх публікації. Базові функції корпоративних СЕД аналогічні функціям СЕД, орієнтованим на бізнес-процеси. Як правило, корпоративні СЕД не орієнтовані на використання тільки в якійсь конкретній галузі або на вирішення вузької задачі. Вони впроваджуються, як загальнокорпоративні технології. Розробкою і просуванням корпоративних СЕД займаються компанії Lotus (Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage тощо. Наприклад, система Open Text Livelink забезпечує колективну роботу над документами по проекту для зовнішніх і внутрішніх користувачів, проведення онлайнових дискусій, розподілене планування і маршрутизацію документів та ін.

Системи управління вмістом (content management systems). Системи цього типу забезпечують створення вмісту, доступ і управління вмістом, доставку вмісту (аж до рівня розділів документів і об'єктів для їх наступного повторного використання і компіляції). Доступ до інформації не у вигляді документів, а у вигляді об'єктів меншого розміру полегшує процес обміну інформацією між додатками. Управління Web-вмістом вимагає наявності можливості управління об'єктами різного вмісту, що можуть бути включені в Web-презентацію (наприклад, HTML-сторінки і Web-графіку). Крім того, управління Web-вмістом вимагає наявності можливості створення презентаційних шаблонів, за допомогою яких здійснюються презентація динамічного вмісту і його персоналізація (заснована на перевагах користувачів, їх профілях тощо). На світовому ринку відомі системи управління вмістом від компаній Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette та ін. Певний рівень управління Web-вмістом пропонують також компанії FileNet, Tower і Identitech. У свою чергу, компанія IBM реалізує функції по управлінню Web-вмістом на базі рішень від компаній Interwoven і Open Market (через партнерські відношення з ними), а компанія Tower інтегрувала своє програмне забезпечення по управлінню електронними документами з рішеннями по управлінню Web-вмістом від компанії Stellent.

Системи управління інформацією (information management systems) - портали. Такі системи забезпечують агрегування інформації, управління інформацією і її доставкою через Internet/intranet/extranet. З їхньою допомогою реалізується можливість накопичення (і застосування) досвіду в розподіленому корпоративному середовищі на основі використання бізнес-правил, контексту і метаданих. За допомогою порталів забезпечується також доступ через стандартний Web-навігатор до ряду додатків електронної комерції. Прикладами порталів є системи Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Системи управління зображеннями/образами (imaging systems). З їх допомогою здійснюється конвертація відсканованої з паперових носіїв інформації в електронну форму. Ця технологія лежить в основі перекладу в електронну форму інформації з усіх успадкованих паперових документів і мікрофільмів. У число базових функцій стандартної системи обробки зображень входять: сканування, збереження, ряд можливостей по пошуку зображень та ін.

Системи управління потоками робіт (workflow management systems). Системи такого типу призначені для забезпечення маршрутизації потоків робіт будь-якого типу (визначення шляхів маршрутизації файлів) у рамках корпоративних структурованих і неструктурованих бізнес-процесів. Вони використовуються для підвищення ефективності і ступеня контрольованості корпоративних бізнес-процесів. Системи управління потоками робіт звичайно здобуваються, як частина рішення (наприклад, EDMS-системи). Тут можна відзначити таких розроблювачів, як компанії Lotus (системи Domino/Notes і Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware та ін. Гарний рівень управління потоками робіт забезпечують у своїх рішеннях також компанії FileNet, IBM (через інтеграцію з програмним забезпеченням MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через інтеграцію з Plexus і Staffware), Gauss (через інтеграцію з Staffware) тощо.

Класифікацію СЕД можна доповнити також системами управління корпоративними електронними записами. Корпоративні записи фіксовані в часі та незмінні. Вони є свідченням бізнес-транзакцій, різних прав і зобов'язань та ін. Корпоративні користувачі повинні самі визначити, який вміст необхідно зробити корпоративним записом (таке рішення вимагає оцінки перспективних потреб бізнесу). У число корпоративних рішень, що вимагають збереження вмісту, входять основні бізнес-системи, включаючи ERP-системи і бухгалтерські системи, поштові системи (наприклад, MS Exchange), системи управління звітами, системи електронної комерції, програмні засоби колективної роботи (системи управління проектами, онлайнового конференц-зв'язку тощо). Як приклади систем управління записами можна навести Capture від Tower Software, iRIMS від OpenText і Foremost від TrueArc.

Багатьох важливих функцій управління записами в СЕД раніше не було (наприклад, функцій класифікації). Не були реалізовані також і методи фізичного видалення записів і індексів наприкінці їхнього життєвого циклу (при необхідності). Ряд розроблювачів систем управління Web-вмістом для підтримки записів Web-сайтів уже розширюють їх функціональність за допомогою систем управління записами. Роботи в цьому напряму стали особливо помітні в 2002 р. Наприклад, компанія Stellent інтегрувала своє програмне забезпечення управління вмістом із системою управління записами Foremost від компанії TrueArc (слід зазначити, що інтеграція програмного забезпечення управління записами із СЕД дуже непроста, тому що необхідно вирішити проблеми дублювання функцій і репозитаріїв). Після такої інтеграції стало можливим робити "знімки" Web-сайта і керувати ними як записами. Реалізуються і такі цікаві можливості як запис екранів, що зустрілися під час онлайнової транзакції (наприклад, у WebCapture від компанії Tower Technology).

Багато корпоративних користувачів хочуть збирати дані з різних додатків, що працюють у гетерогенному середовищі, і генерувати звіти в електронному вигляді. Така можливість особливо необхідна для компаній, що використовують ERP-системи (у якій завжди збирається і зберігається багато інформації, але не завжди є можливість гнучкої генерації всіх необхідних звітів).

Саме тому на світовому ринку СЕД і з'явилися так звані системи управління виведенням (output management systems - OMS), основним призначенням яких є генерація вихідних документів. У деяких OMS-системах додатково реалізовані також можливості архівації та довгострокового збереження вихідних звітів і документів. У зв'язку з цим, багато з OMS-систем класифікуються як інтегровані системи архівації та пошуку документів (IDARS - integrated document archive and retrieval systems). Однак головною причиною популярності OMS-систем усе-таки є займана ними ринкова ніша - генерація документів і звітів в інформаційних системах підприємств і організацій, побудованих з використанням ERP-систем. Одним зі слабких місць сучасних ERP-систем є саме погане управління генерацією вихідних документів (розроблювачі ERP-систем більше зосереджені на підвищенні функціональності ключових модулів свого програмного забезпечення, ніж на "другорядних" питаннях забезпечення генерації вихідних звітів, що не мають, на їхню думку, гарних ринкових перспектив). Цей недолік ERP-систем і став основним фактором появи і швидкого розвитку ринку OMS-систем. Ряд OMS-систем відповідає тільки за розподіл і доставку вихідних документів (в електронному вигляді - у форматах HTML, XML і PDF). Дуже часто OMS-системи, інтегр-зані з програмними пакетами сканування документів і зображень. Корисною можливістю деяких OMS-систем є взаємодія з успадкованими корпоративними системами.

Можна також відзначити спеціальні модулі управління електронними документами, що вбудовуються в ERP-системи (SAP R/3, Ваап та ін.). Однак можливості цих модулів досить обмежені, тому що практично неможливо створити універсальну і повнофункціональну ERP-систему.