Поняття інформаційного центру.

План.

У ГОТЕЛЬНОМУ КОМПЛЕКСІ

Загальна характеристика ІНФОРМАЦІЙНого ЦЕНТРу

Лекція №11

1. Поняття інформаційного центру.

2. Інформаційна система як модель ведення бізнесу.

Література: Управління сучасним готельним комплексом: Навч. посіб./ За редакцією члена-кор. НАН України, д.е.н., професора Дорогунцова С.І.- К.: Ліра-К, 2005.-520с. (ст. 109-113)

На сьогоднішній день, за яскраво вираженої невизначеності, стохастичності зовнішнього середовища, необхідною властивістю готельного комплексу виступає його здатність до адаптації. Висока надійність і забезпечення стійкості - один з фундаментальних принципів його функціонування. З урахуванням конкретних умов для кожного готельного комплексу необхідно розробляти та впроваджувати комплексні автоматизовані системи, що концентрують у собі сукупність організаційних, режимних, технічних та інших можливостей спрямованих на досягнення достатнього рівня економічної ефективності та безпеки ведення бізнесу.

Стрімкий розвиток інформаційних технологій привів до того, що за останні кілька років у сервісному секторі економіки стали широко застосовуватися найрізноманітніші інформаційні технологічні рішення. Інформаційне управління пов'язане з бурхливим розвитком технологій, що забезпечують швидкі й ефективні методи передачі, обробки, зберігання й одержання інформації. Автоматизація різних процесів досягається шляхом інтеграції різних інформаційних технологій, метою яких є підвищення ефективності та продуктивності роботи готельних службовців, і дає величезні потенційні можливості для підвищення ефективності управління готельним комплексом. Істотним елементом, від якого буде залежати надійне функціонування всієї операційної системи готельного комплексу, є інформаційний центр, що забезпечить об'єднання процесів постачання, споживання і надання послуг, перетворюючи їх у єдину високоефективну систему. Це дозволить в умовах швидкої зміни потреб і бажань клієнтів на ринку готельних послуг оперативно і гнучко адаптувати операційну систему (рух трудових, інформаційних, матеріальних і фінансових потоків) під індивідуальні потреби різних сегментів клієнтів. Також це надасть можливість мінімізувати витрати на надання послуг і дозволить істотно скоротити час обслуговування, прискорити процес одержання інформації різними службами та підвищити рівень сервісу.

Інформаційний центр - це складний людино-машинний комплекс, ядром якого є інформаційна комп'ютерна система, орієнтована на досягнення наступних цілей: відстеження стану готельного комплексу і ситуації довкола нього; оперативний аналіз; виявлення, ідентифікацію та оцінку несприятливих змін стану готельного комплексу (потенційних небезпек і загроз клієнтам тощо); підтримку прийняття оперативних і стратегічних рішень для управління готельним комплексом з повним врахуванням змінних умов і факторів його стану.

Діяльність інформаційного центру має бути спрямована на підвищення ефективності управління готельним комплексом і включати наступні напрямки: сприяння управлінню складським господарством, товарно-матеріальними ресурсами, кадрами, організація і впровадження інформаційних систем у різних службах і підрозділах готельного комплексу, роботі маркетингового відділу шляхом збору та обробки важливої інформації для вироблення оперативних і стратегічних рішень, допомога бухгалтерії в проведенні моніторингу і контролю руху фоліо-рахунків клієнтів, обробка даних, інформації, формування необхідних форм звітів і передача даних. Також робота інформаційного центру спрямована на комплексне управління матеріальними й інформаційними потоками у сфері інформаційної підтримки служб прийому та розміщення, ресторану, обслуговування в номерах, охорони, служби протипожежної охорони, номерного фонду та ін.

У світовій практиці інформаційний центр забезпечує моніторинг стану готельного комплексу (економічний, виробничий), роботу всіх відділів, що беруть участь у підготовці можливих варіантів оперативних і стратегічних рішень, у цілодобовому режимі.

Інформаційний центр входить до структури управління готельним комплексом і підпорядковується технічному директору. Взагалі, він складається з шести технічних співробітників, що забезпечують цілодобову підтримку та інформаційне забезпечення різних служб і відділів готельного комплексу. Постійно чотири співробітники здійснюють контроль. До їхніх обов'язків входить:

Ø обслуговування і технічна підтримка автоматизованої інформаційної системи;

Ø ремонт, диспетчеризація, контроль за вхідною інформацією;

Ø забезпечення онлайнового зв'язку, програмне забезпечення, контроль і забезпечення безпеки готельного комплексу;

Ø контроль за номерним фондом і фінансовими зловживаннями, попередження різноманітних загроз;

Ø оперативне управління персоналом готельного комплексу;

Ø реєстрація і управління інформаційними та матеріальними потоками готельного комплексу;

Ø обслуговування і підтримка сервера, електронної пошти та забезпечення зв'язку з Інтернетом;

Ø обслуговування і підтримка в робочому стані комп'ютерної техніки, встановлення, настроювання;

Ø обслуговування і супроводження придбаних програмних продуктів; підтримка і ведення бази необхідних даних;

Ø виявлення задач у сферах діяльності різних відділів готельного комплексу та адміністрації для подальшої їхньої автоматизації, проектування подальших шляхів розвитку інформаційної системи;

Ø розробка і поновлення офіційного web-сайту готельного комплексу;

Ø впровадження інформаційних технологій у виконавську практику, створення і поновлення баз даних;

Ø створення і розсилання електронною поштою дайджестів зацікавленим організаціям;

Ø консультативна допомога співробітникам з питань використання інформаційних технологій у їхній роботі;

Ø програмно-технічне обслуговування мережі;

Ø переданий інформації, здійснення поточного спостереження, аналіз інформації і представлення результатів керівнику відділу;

Ø контроль витрат води, тепла, електроенергії та ін.;

Ø управління та обслуговування дверної автоматики.

Інформаційна система для автоматизації управління служб готельного комплексу будується в архітектурі „клієнт-сервер". На сервері знаходиться база даних, у якій міститься вся поточна та архівна інформація готельного комплексу, необхідна для роботи його служб. Вона має модульну структуру, що дозволяє конфігурувати та нарощувати систему на кожному робочому місці в кожній службі відповідно до їх функціональної спрямованості. Усі робочі місця взаємодіють із БД через локальну мережу готельного комплексу.

Автоматизована інформаційна система концентрує в собі всі результати роботи системи моніторингу і попередження подій і представляє на засобах відображення узагальнені, а також деталізовані по багатьох рівнях і аспектах дані та інформацію для ефективного управління готельним комплексом.