Примітки до оформлення реквізитів

1. Анкетні відомості (у правій половині аркуша) подають у формі родового відмінка (без прийменника), крім відомостей про освіту - у називному відмінку.

2. Щоб уникнути перекручення прізвища особи, якій видають характеристику, починати текст потрібно з прізвища, імені, по батькові в називному відмінку.

3. Текст пишуть від третьої особи. Кожне нове повідомлення починають з абзацу.

ТЕМА: УКЛАДАННЯ ДОВІДКОВО -ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ.

Довідково-інформаційна документаціямістить інформацію про

фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

Довідка- це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів і подій.

Довідки, які видаються громадянам на підтвердження місця роботи, посади, заробітної плати та інших питань, становлять велику самостійну групу і мають офіційний характер. Є довідки службового характеру, що містять різні відомості про роботу підприємства, організації, установи. Складаються вони уповноваженими органами або посадовими особами і призначені для вищестоящих органів. Такі довідки містять найменування виду документа, заголовок і текст. Довідки підписуються особами, що здійснювали перевірку, узагальнення досвіду та ін.

Довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт містять такі реквізити: 1 .Назва виду документа.

2. Дата підписання та номер.

3. Місце видання.

4. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка.

5. Текст довідки.

6. Призначення (куди подається довідка).

7. Підписи службових осіб.

8. Завірення печаткою.

СЛУЖБОВА (доповідна) ЗАПИСКА- документ, адресований керівникові даної або вищої організації, в якому автор інформує про ситуацію, що

2 склалася, про події і факти, які мали місце, а також наводить свої висновки та пропозиції.

Доповідні записки бувають звітними, інформаційними, ініціативними. Однак, усі вони мають одні й ті ж реквізити: адресат (кому адресована доповідна записка), прізвище, ініціали посадової особи, найменування посади, назву виду документа (доповідна записка), заголовок (стислий зміст тексту), текст, додаток (якщо такий є), підпис і дату.

Текст доповідних записок пишеться від руки або друкується. Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА- пояснює зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту). У залежності від змісту і призначення пояснювальні записки поділяються на дві групи:

- записи громадян з приводу їх поведінки, робот і т.д.

- записки службового характеру, які є необхідним додатком до основних документів, звітів, планів і т. п.

Оформляється цей документ аналогічно доповідній записці. Виклад тексту може бути прямим, тобто коли він містить у чіткій послідовності вступ, доказову частину і висновки, і зворотним - тоді висновки передують доказовій частині.

ЗВІТ- це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіт, як правило, включає в себе такі реквізити:

1. Найменування виду документа.

2. Звітний період.

3. Назва органу або установи, про роботу якої звітують.

4. Текст звіту.

5. Підпис.

6. Дата укладання звіту.

Декотрі види звітів мають додаткові реквізити - погодження і затвердження. Ці документи складаються у текстовій або табличній формі. У таблиці найчастіше зводять статистичні звіти.