Время: 2 часа

ЛЕКЦИЯ

по теме №3: «Бухгалтерские документы и материалы инвентаризаций»

для студентов/курсантов (слушателей) очного/заочного отделения по специальности

специальность 030501.65 Юриспруденция

срок обучения 5 лет, специализация следственная

профиль подготовки предварительное следствие в органах внутренних дел

Подготовил:

доцент кафедры криминалистики

подполковник полиции

Е.В. Чиненов

Обсуждена и одобрена

на заседании предметно-

методической секции кафедры

криминалистики

«____»_______201__ г.

Протокол №_________

Белгород 2011

Цели лекции:

Учебная:Познакомить слушателей (курсантов) с основными понятиями, методологическими приемами, способами судебной бухгалтерии и их использовании в правоохранительной деятельности при раскрытии и расследовании экономических преступлений.

Воспитательная:Привить слушателям (курсантам) чувство требовательности к себе, овладеть необходимыми знаниями и навыками для выполнения поставленных задач в предстоящей практической деятельности.

Развивающая:Дать необходимый объем информации в контексте рассматриваемой темы и направления ее в дальнейшей самостоятельной проработке и изучения.

Методы проведения занятия:Лекция с элементами беседы.

Примерное распределение учебного времени:

Литература:

1. Федеральный Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете».

2. Е.С. Дубоносов. Судебная бухгалтерия.- Москва, 2011.

3. Толкаченко А.А., Харабет К.В. Правовая (судебная) бухгалтерия. – М., 2002.

4. Бухгалтерский учет: учебник / под ред. д.э.н., проф., засл. деятеля науки РФ Ю. А. Бабаева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2008.

5. Судебная бухгалтерия: учебное пособие для студентов вузов, обучающихся по специальностям "Юриспруденция", "Бухгалтерский учет, анализ и аудит" / А. А. Толкаченко [и др.]; под ред. А. А. Толкаченко, В. А. Бородина. - М.: 2009.

6. Лазарев, Е. В. Криминалистические аспекты использования процессуальных и непроцессуальных форм специальных бухгалтерских знаний на предварительном следствии / Е. В. Лазарев // Научный портал МВД России. - 2010. - № 2.

Вопрос 1 Общие понятия о документах в бухгалтерском учете: их виды характеристика и использование.

Документирование хозяйственных операций является элементом методики бухгалтерского учета. Любая хозяйственная операция, явление или процесс отражается в бухгалтерском учете (книгах и журналах, а так же в бухгалтерском балансе) на основе бухгалтерских документов. Документы придают этим процессам и явлениям юридическую силу, письменно подтверждает факт их совершения, обеспечивая достоверность сведений содержащихся в них.

Понятие и основные требования, предъявляемые к бухгалтерским документам, изложены в статье 9 ФЗ «О бухгалтерском учете».

С целью облегчения пользовательской работы с бухгалтерской документацией, бухгалтерский учет весь многообразный спектр документов предлагает классифицировать по пяти главным признакам:

- по назначению (исполнительные и распорядительные);

- по месту составления (внешние и внутренние);

- по способу исполнения (ручным или машинным способом);

- по порядку составления (разовые и накопительные);

- по объему содержания (первичные и сводные).

Постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая, 18 июня 1998 г. №57а, 27н «Об утверждении порядка поэтапного введения в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации», установлено, с 1.01.99 г. первичные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом РФ не ранее1998 года.

Девятая статья Федерального закона закрепляет и основные требования, которым должны отвечать первичные и сводные документы.

Первичный документ должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование;

- дату составления документа и номер;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- необходимые измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Реквизиты документов бухгалтерского учета утверждены Приказом Минфина РФ от 29.07.98 г. №34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (в ред. От 24.03.00 г.); Приказом Минфина РФ от 12.01.00 г. №4н «О формах бухгалтерской отчетности» и др.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Первичный документ должен отражать реально совершенную хозяйственную операцию, и должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, либо непосредственно после ее окончания.

Порядок составления документов регулируются Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденные Приказом Минфина СССР от 29.07.83 г. №105, действующим в части, не противоречащей российскому законодательству, и некоторыми другими нормативными актами.

Одним из наиболее грубых нарушений данного требования является «инверсия», то есть составление взаимосвязанных документов в обратной последовательности. Например, документы об оприходовании товара на склад составляются позднее и на основе накладных об отпуске этой же продукции покупателям. При таком порядке изъятия ценностей на любом промежуточном этапе (в данном случае неполное оприходование поступления товара) не вызывает несоответствия в документах или недостачи. Такое нарушение может рассматриваться как условие, способствующее совершению противоправных деяний, либо, если введение подобной практики являлось преднамеренным действием, оно может входить в содержание способа совершения преступления.

Первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных (память ПЭВМ) носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суде и прокуратуры.

С лицами ответственными за хранение денежных и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности. Материально-ответственные лица представляют первичные документы по приходу и расходу товарно-материальных ценностей.

Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленном порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производится в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Все записи в документах производятся чернилами, шариковой ручкой или на пишущих и счетных машинах. В денежных документах сумма указывается цифрами и прописью. Документы оформляются четко, аккуратно и разборчиво. Если допущена ошибка, то исправление делается следующим образом:

«Написанному в исправлении верить» новый текст или сумма, Подпись, Дата

В приходных и расходных кассовых документах (ордерах) исправления не допускаются.

После соответствующей проверки документы проверенные и принятые в бухгалтерию подвергаются бухгалтерской проверке, т.е. оцениваются, группируются, и затем на них указывается корреспонденция счетов по каждой хозяйственной операции. Документы прошедшие бухгалтерскую обработку (корреспонденция счетов), должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для выплаты заработной платы подлежат обязательному погашению штампами «оплачено», «получено» с указанием даты.

Правила документирования хозяйственных операций, формы и реквизиты документов, порядок составления и обработки документов утверждены приказом Министерства финансов СССР от 29 июля 1983 года № 105. Сроки хранения отдельных первичных документов, ведомостей, отчетов и других материалов определен Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности предприятия с указанием сроков хранения, утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.1988 г. № 13.Так, например: зарплата - 85 лет, кассовые и банковские документы - 5 лет, бухгалтерские отчеты и балансы - постоянно.

В соответствии с Положением о главных бухгалтерах запрещается принимать к исполнению документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств и ТМЦ.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Учетными регистрами являются бухгалтерские книги, журналы, карточки, машинограммы, полученные при использовании вычислительной техники, магнитные ленты, дискеты и иные машинные носители.

Все бухгалтерские книги должны быть пронумерованы и прошнурованы, а на последней странице должна быть подпись главного бухгалтера или другого уполномоченного лица, кассовая книга - скреплена печатью. Книги применяют для синтетического и аналитического учета. На каждой книге указывается: наименование учреждения, год, на который открыта книга. При переносе записей в другую книгу делается отметка о переносе записи с указанием новой книги.

Карточки хранятся в специальных ящиках - картотеках. Открываются карточки на год. В настоящее время они являются самыми распространенными видами регистров в России. Карточки

Запись в учетные регистры производится вручную или машинным способом при использовании вычислительной техники. Все хозяйственные операции регистрируются в учетном регистре, затем делается разноска. По окончании месяца на каждой странице учетных регистров подводятся итоги. Данные итогов синтетических и аналитических регистров обязательно сверяются.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной. После составления и утверждения годового отчета регистры сдают на хранение в архив предприятия.

Формы учетных регистров, порядок записей в них, определены инструкциями о формах бухгалтерского учета. А уже из учетных регистров переносятся в бухгалтерские отчеты и балансы.

Изъятие бухгалтерской документации возможно только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и полициями на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ.

Изъятие документов после возбуждения уголовного дела производится строго в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации. Изъятие документов до возбуждения уголовного дела оперуполномоченным, органом дознания, возможно, произвести при осмотре места происшествия с последующим составлением протокола осмотра места происшествия.

В виду особой значимости для любой организации ведения бухгалтерского учета первичных документов и для обеспечения его непрерывности, законодательством предусмотрено, что главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия (п.8 ст.9 ФЗ).

Если изымаются не дооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т.п.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соотвествующие должностные лица организации могут дооформить их (т.е. сделать опись, пронумеровать листы, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае утраты (хищения) первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин происшедшего. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители правоохранительных органов. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Вопрос 2 Инвентаризация, как универсальный способ проверки качественности бухгалтерского учета и сохранности средств.

Известно, что бухгалтерский учет ведется с помощью бухгалтерских документов и счетов. На основании составленных документов производится отражение хозяйственных операций в бухгалтерских счетах. Однако в практике возникает необходимость периодической проверки учетных данных или объектов бухгалтерского учета. Такие случаи имеют место, когда:

1) учет не в состоянии фиксировать изменения, происходящие в материальных ценностях под влиянием естественных атмосферных условий (усушка, утруска);

2) имеются злоупотребления (обмер, обвес, хищение);

3) допущены ошибки при приемке и отпуске ТМЦ, в результате чего создается пересортица (переход из единого сорта в другой);

4) имеются ошибки в самих учетных записях.

Поэтому для уточнения и дополнения записей по счетам бухгалтерского учета, а также для контроля за сохранностью собственности и борьбы с возможными злоупотреблениями необходима систематическая проверка реальности произведенных записей. Такая проверка осуществляется при помощи инвентаризации. В ходе инвентаризации проверяется фактическое наличие материальных ценностей или фактическое состояние расчетов с партнерами.

Инвентаризация — сверка фактического наличия материальных ценностей или состояния расчетов с данными бухгалтерского учета.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок проведения инвентаризаций и оформления ее результатов, являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, и Инструкция по их применению, утвержденные приказом Министерства Финансов России от 13 июня 1995 года.

Как один из методов фактического контроля, инвентаризация часто используется работниками правоохранительных органов с целью определения реального наличия материальных ценностей и денежных средств, как правило, до возбуждения уголовного дела.

К числу задач которые решает инвентаризация следует отнести:

- Контроль за сохранностью материальных и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- Выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, а так же устаревших фасонов моделей и т.п.;

- Выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

- Проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;

- Проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассах, на расчетных счетах, незавершенного производства.

Практика деятельности по борьбе с экономическими преступлениями выявила и определила ряд оснований, при которых необходимо назначение и проведение инвентаризации. Оперативный работник, следователь имеют право назначать инвентаризацию при наличии данных, о влекущем уголовную или административную ответственность нарушении законодательства, регулирующего финансовую, хозяйственную, предпринимательскую и торговую деятельность. В частности, если есть достоверная информация, как оперативная, так и в виде заявлений и сообщений граждан, работников и трудовых коллективов:

·О фактах обмеривания, обвешивания, превышения действующих цен, т.е. обмана потребителя;

·О хищениях ТМЦ и денежных средств, если эти действия привели к недостаче, особенно, если хищения совершались систематически и маскировались в период проведения предыдущих инвентаризаций;

·Об укрытии доходов от налогообложения, если реализация продукции проводилась без документов;

·О реализации неучтенных товаров, особенно, если эти товары принимались не на «свободное» место и впоследствии могут быть выявлены методами контрольного сличения остатков или фактической проверки (например, сопоставление приходных документов с датами выпуска, имеющимися на ярлыках конкретных проверяемых товаров).

В соответствии с вышеназванной инструкцией проведение инвентаризации так же обязательно в следующих случаях:

· при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством, при преобразовании государственного или муниципального (унитарного) предприятия;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов — один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

· при проведении документальной ревизии;

· при смене материально ответственных лиц (на день приемки передачи дел);

· при уходе материально ответственного лица в отпуск;

· при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

· в случае стихийных бедствий, пожара, аварий, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

· при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;

· по требованию правоохранительных органов.

При подготовке к проведению инвентаризации какого либо предприятия, необходимо соблюдать ряд требований и условий для объективного и успешного подсчета фактического наличия остатков материальных ценностей.

Требования к проведению инвентаризации можно сформулировать как:

1) Требование внезапности – основное условие, обеспечивающее успех инвентаризации. При несоблюдении его материально-ответственное лицо может восполнить недостачу, избавиться от излишков или составить подложные документы на имеющиеся излишки или недостачу;

2) Требование непрерывности – инвентаризация проводится непрерывно. В случаях невозможности ее проведения в течении дня применяется правило «ключа и пломбира»;

3) Участие материально-ответственного лица – материально-ответственное лицо обязательно присутствует при проведении инвентаризации (даже в случае ареста).

Если установлен один из фактов, которые являются основаниями для проведения инвентаризации, оперативный работник начинает одновременно подготовительные действия одновременно в нескольких направлениях:

1. прекращаются все кассовые операции, касса закрывается на ключ, который хранится у кассира;

2. покупатели, находящиеся в магазине и имеющие на руках кассовые чеки, должны быть обслужены до начала работы комиссии;

3. приказом по предприятию определяется состав инвентаризационной комиссии, определяются сроки начала и окончания работы по проведению инвентаризации;

4. в присутствии директора изымаются все приходно-расходные документы, а также прекращается отпуск и приемка товаров;

5. с целью исключения доступа в помещение лиц, заинтересованных в ходе и результатах инвентаризации перекрываются входы-выходы и пломбируются помещения, в которых хранятся товарно-материальные ценности;

6. инвентаризационная комиссия производит контрольные мероприятия по проверке учетных объектов

7. бухгалтерия выводит бухгалтерские данные (книжные остатки) на каждую проверяемую позицию;

8. оформляются результаты инвентаризации.

В процессе проверки просматриваются и изымаются все документы неофициального учета (черновые записи), которые могут находиться в сейфе, столе и т.д.

Обеспечив все упомянутые мероприятия и условия, оперативный работник ставит в известность по телефону руководителя, после чего ему вручается письмо-требование (постановление) о назначении инвентаризации подписанное начальником органа внутренних дел.

Инвентаризационная комиссия назначается на основании приказа руководителя проверяемого предприятия. Она имеет право требовать от материально ответственных лиц всех ТМЦ, находящихся на их хранении, предупреждать возможность их сокрытия, участвовать совместно с бухгалтерией в определении результатов.

Комиссия несет ответственность за своевременность проведения инвентаризации, за полноту и точность внесения в опись данных об остатках ТМЦ, точность подсчета сумм в соответствии с инструкцией.

Оперативный работник БЭП никогда не входит в состав комиссии и не подписывается в инвентаризационных описях, сличительных ведомостях, актах и др.

По прибытии инвентаризационной комиссии оперативный работник БЭП, поскольку он является инициатором ее назначения, должен представиться и объяснить, в связи с чем проводится инвентаризация.

Прежде чем приступить к непосредственной проверке ценностей, МОЛ дает подписку о том, что к моменту проведения инвентаризации все приходные и расходные документы, товары и тара поступившие ни их ответственность оприходованы и списаны. Такая типовая форма расписки имеется на бланках инвентаризационных описей.

Подписка: Я Ф.И.О. даю настоящую подписку в том, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные документы на товары (материалы) и тару включены в ежедневные товарные (материальные) отчеты, сданные в бухгалтерию, и к моменту проведения инвентаризации все товары (материалы и тара) поступившие на мою ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Никаких документов и наличных денег на руках у меня не имеется. Остатки на момент инвентаризации по моим записям составляют – товары на сумму _____, денежные средства на сумму ____ Подпись, дата.

Несоблюдение этого правила лишает результаты инвентаризации юридической силы. В этот же период, МОЛ составляет товарный (материальный) отчет по состоянию на момент проведения инвентаризации, после чего остатки на начальную дату товарного отчета сверяют со сведениями бухгалтерии.

Начинать инвентаризацию следует с проверки денежных средств в кассе. Порядок проверки следующий:

Снимаются показания суммирующих счетчиков кассового аппарата. Разность показаний суммирующих счетчиков на момент инвентаризации и начало текущего дня, составляет дневную выручку, т.е. сумму, которая должна находиться в кассе.

Хранение денег и ценностей, не принадлежащих данному предприятию запрещается. Проверка денежных средств оформляется отдельным АКТОМ.

Процесс проведения инвентаризации товарных ценностей заключается в их сплошном пересчете, перемеривании, взвешивании. Результаты инвентаризации оформляются соответствующими документами — инвентаризационными описями или актами. Форма эти документов зависит от конкретного объекта инвентаризации. Порядок их оформления регламентирован. В частности, в них отражаются сведения о всех объектах инвентаризации. Достоверность данных заверяется подписями всех членов инвентаризационной комиссии.

Инвентаризационная опись составляется в трех экземплярах чернилами, четко, без неоговоренных исправлений, неутвержденных подписями всех членов комиссии. ТМЦ в нее записываются с указанием артикула, номера, размера, сорта.

Ошибки и неправильные записи в инвентаризационной ведомости исправляются путем зачеркивания неправильного и написания правильного текста. Исправления удостоверяются подписями всех участников инвентаризации.

Каждая страница инвентаризационной ведомости нумеруется, в конце странницы цифрами и прописью выводится итог натуральных единиц, записанных на данной странице. Это исключает возможность замены или изъятия отдельных страниц инвентаризационной ведомости, а также приписок к натуральным остаткам. По окончании записей в инвентаризационной ведомости прописью указывается количество заполненных строк. Каждая страница инвентаризационной ведомости и ведомость в целом подписываются всеми участниками инвентаризации. После заполнения ведомостей, в них прописью указывают количество заполненных строк, так как отсутствие этой записи может позволить МОЛ внести в случае необходимости исправления или изменения путем заполнения свободных строк записями, сопровождающимися бестоварными документами. Отсутствие на каждом экземпляре всех подписей всех членов комиссии, в свою очередь сможет поставить под сомнение правильность и достоверность материалов инвентаризации. Оперативный работник подписи в ведомостях не проставляет.

По окончании инвентаризации материально ответственное лицо дает подписку о том, что им предъявлены для проверки все ценности, инвентаризация проведена правильно и претензий к инвентаризационной комиссии нет, или же имеются замечания, пожелания. Если имеется достоверная информация о имеющейся недостаче, рекомендуется изъять один экземпляр инвентаризационной ведомости непосредственно после снятия остатков, так как возможна фальсификация их в период проведения окончательных подсчетов в бухгалтерии предприятия.

Для сравнения фактических (натуральных) остатков материальных ценностей с остатками, числящимися на счетах бухгалтерского учета, бухгалтерия на основании полученных от комиссии инвентаризационных ведомостей, составляет инвентаризационно-сличительные ведомости. На основании их устанавливаются недостачи или излишки товарно-материальных ценностей. Перед составлением сличительной ведомости остатки ценностей по данным бухгалтерского учета сверяются с данными учета материально ответственных лиц и устраняются все обнаруженные при этом недостачи в учете.

На основании всех имеющихся инвентаризационных документов осуществляется определение результата инвентаризации. Он может быть в виде совпадения книжных и фактических остатков, в виде недостачи, и в виде излишков.