Структура тексту документа

Текстові норми офіційно-ділового стилю

Інформація, закріплена в документі, міститься у вихід­них даних, у текстових компонентах і в нетекстових. Вихідні дані — це реквізити документа, серед яких є графічні (державний герб, логотип, зображення держав­них винагород), цифрові (код підприємства, установи, ор­ганізації; код форми документа тощо) й мовні (назва мініс­терства або відомства, повна назва установи, організації або підприємства, назва виду документа, резолюція, дані про адресата (кому адресований документ) та адресанта (хто є автором документа), опис документальних додатків (якщо вони є) тощо).

До нетекстових компонентів належать гра­фіки, діаграми, таблиці (наприклад, ті, що використову­ються в плановій та обліковій документації). Проте табли­ця може бути й формою подачі тексту: в особовому листку з обліку кадрів частина однотипної текстової інформації подається у формі таблиці.

У текстовому компоненті (тексті) стисло, ви­черпно й переконливо розкривається суть конкретної справи. Він є основною складовою частиною документа. Його підготовка — це найважливіший етап у створенні до­кумента, тому що правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу доку­мента на читача.

Крім основного тексту, документ (наприклад, звіт) мо­же містити примітки, додатки, покажчики, бібліографію тощо. Сукупність реквізитів документа і його змістово-композиційна схема утворюють форму документа. Вибір форми документа залежить від характеру ситуації та мети спілкування. Наприклад, у разі потреби звернутися з проханням про щось до певної організації (її керівниц­тва) використовують заяву, а за необхідності передати повноваження виконувати якісь дії (одержати заробітну плату, поштовий переказ тощо) іншій особі складають до­ручення.

При підготовці документа слід дотримуватися тексто­вих норм (правила побудови певних видів і частин тексту) офіційно-ділового стилю, які регламентують побудову тек­сту і його частин, регулюють структуру змісту і послідов­ність його розгортання відповідно до схеми певного виду документа, тобто визначають змістову і формальну органі­зацію тексту документа. Дія текстових норм визначається специфікою документа.

Структура тексту — це форма існування його змісту. Форма тексту документа призначена полегшити сприйняття змісту і спростити ро­боту з ним, тому більшість документів має стандартизова­ну структуру. Оскільки документи жанрово різнорідні, то й структура їх неоднотипна.

За рівнем стандартизації документи поділяють на дві групи: документи з високим рівнем стандартизації і доку­менти з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандарти­зації складаються за уніфікованими зразками з викорис­танням бланків. Тексти таких документів або типізова­ні (узагальнений зразок, за яким будуються нові тексти аналогічного змісту, що відповідають типовим ситуаціям), або трафаретизовані (перетворені на бланки, де до­слівно відтворюється постійна інформація, а змінна вно­ситься при подальшому заповненні). Процес укладання та­ких документів зводиться до вибору відповідної стандартної форми і заповнення формуляра за існуючими зразками.

Тексти документів з низьким рівнем стан­дартизації мають відносно сталу зовнішню структуру, однак лексичне і синтаксичне наповнення її залежить від конкретних ситуацій (доручення, автобіографія, довідка, протокол тощо). У текстах таких документів зміст розгор­тається послідовно, тому в їх структурі обов'язкові логічні елементи: вступ, основна частина, закінчення.

Призначення вступу — ознайомити адресата з предме­том повідомлення, підготувати його до сприйняття інфор­мації або зацікавити (якщо це, наприклад, діловий лист). Тому ця частина може містити обґрунтування важливості теми, якій присвячений документ, його мету і завдання, посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа, а та­кож аналіз соціальної ситуації або умов написання цього документа. У розпорядчих документах (постановах, рі­шеннях, наказах та ін.) вступом є констатувальна части­на, в якій розкривається суть питання і пояснюються причини появи документа (наявність цієї частини не обов'язкова).

В основній частині послідовно розкривається суть проблеми, наводяться докази — дедуктивно (від загаль­ного до часткового) або індуктивно (від фактів до уза­гальнень).

У закінченні, залежно від виду документа, може пода­ватися підсумкова інформація, рекомендації, рішення, пропозиції, прохання тощо.

Така структура тексту є загальною і варіюється з огля­ду на вид документа та мету його створення. Іноді якось частина може бути упущена.

Існує кілька варіантів розташування частин тексту: вступ, основна частина, висновки; вступ, висновки, основ­на частина; висновки, вступ, основна частина.

Перший варіант рекомендується використовувати у то­му разі, коли адресат може не погодитися з висновками або не зможе їх зрозуміти, не прочитавши весь текст. Другий і третій варіанти варто використовувати за умови, коли текст документа містить тільки хороші новини; адресат достатньо поінформований, щоб зрозуміти висновки без прочитання інших частин; у висновках стисло подається найважливіша інформація, яка деталізована в основній частині.

У межах кожної частини текст членується на абзаци — частини, що виокремлюються відступами вправо на п'ять знаків від початку першого рядка.

Абзац (нім. Absatz — уступ) — графічне виділення групи речень, об'єднаних тісними смисловими і граматичними зв'язками, що на­зивається складним синтаксичним цілим.

Абзацне членування робить зрозумілою композиційно-синтаксичну структуру тексту, полегшує сприйняття пові­домлення, оскільки читання супроводжується паузами, які вказують на тематичні переходи, розстановку акцен­тів. Відсутність абзаців ускладнює сприйняття тексту, що призводить до втрати інтересу і згасання уваги. Отже, аб­зацне членування покликане виділяти особливо важливі частини тексту.

Для чіткості структури абзаци і більші частини тексту можуть бути доповнені нумерацією, що теж відображає послідовність викладу. У справочинстві використовують дві системи нумерації:

буквено-цифрову (традиційну) - полягає у використанні різних графічних знаків — цифр (римських, арабських) і літер. Розрізнювальні функції виконують також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка). Великий за обсягом текст ділять на розділи, підрозді­ли, глави, параграфи тощо. Кожен з елементів має тема­тичну цілісність і завершеність. Виділення частин здій­снюють за принципом логічної організації мовлення. Найбільші частини тексту документа нумерують рим­ськими цифрами. Структурні частини наступного поряд­ку позначаються арабськими цифрами з крапкою. Після них перше слово наступного речення починається з вели­кої літери: 7. Угода вступає в силу з моменту підписання її обома сторонами. Менші підрозділи позначають араб­ськими цифрами з дужкою, після якої крапки не став­лять, а наступне слово пишуть з малої літери: 6) викорис­тання виготовленої продукції здійснюється... Найменші структурні частини нумерують малими літерами україн­ського алфавіту з дужкою після них: б) у разі порушення проміжних термінів, якщо таке порушення ставить під загрозу дотримання остаточного терміну виконання Договору.

цифрову -передбачає використання тільки арабських цифр, після яких ставляться крапки, а перше слово наступного речення починається з великої літери: 9.5. Угода складена на чотирьох сторінках у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу і зберіга­ються в її учасників. Номери великих за обсягом частин тексту або загальних за змістом складаються з однієї циф­ри. Другий ступінь поділу складається з двох цифр — но­мера розділу і порядкового номера підрозділу, між якими ставлять крапку. У кінці номера підрозділу також ставить­ся крапка (4.1.; 4.2.; 4.3. і т. д.). Пункти нумерують у ме­жах кожного підрозділу. Номер пункту складається з порядкових номерів розділу, підрозділу, пункту, між яки­ми ставлять крапку. У кінці номера повинна стояти крапка (4.1.1.; 4.1.2.; 4.1.3. і т. д.). Підпункти нумерують у межах кожного пункту за такими ж правилами, як пункти. Циф­рова система нумерації особливо зручна у разі машинного оброблення інформації.