Учетные регистры и техника записей в них. Способы выявления и исправления ошибок в учетных регистрах

В процессе хозяйственной деятельности на предприятиях происходит множество хозяйственных операций, которые оформляются документами. Данные документов после проверки и обработки группируют и записывают в определенном порядке. Документы, в которых осуществляется этот этап учетной работы, называются учетными регистрами. Они являются важнейшим средством ведения бухгалтерского учета, составления отчетности, получения показателей, характеризующих хозяйственную деятельность. Учетные регистры группируются по ряду признаков :

1) По назначению

-хронологические;

-систематические;

-комбинированные.

2) По внешнему виду

-книги;

-карточки;

-свободные листы.

Регистры хронологического учета предназначены для регистрации хозяйственных операций в порядке их совершения (по мере поступления документов в бухгалтерию).

Регистры систематического учета предназначены для отражения однородных по. экономическому содержанию хозяйственных операций и подразделяются на систематические регистры синтетического и систематические регистры аналитического учета.

Систематические регистры синтетического учета предназначены для систематизации информации по синтетическим счетам в обобщенном денежном выражении. Примером может служить оборотная ведомость по синтетическим счетам. Систематические регистры аналитического учета отражают подробное содержание хозяйственных операций и ведутся в развитие синтетических счетов (карточки складского учета материалов, карточки по объектного учета основных средств).

В настоящее время широкое распространение получили комбинированные регистры систематического учета, объединяющие синтетические и аналитические записи, что повышает достоверность и экономичность учета. Примером могут служить журналы-ордера. Есть особые регистры, занимающие промежуточное положение между первичными документами и учетными регистрами - накопительные и группировочные ведомости.

Накопительные ведомости используются для накопления в течение месяца частных сумм из первичных документов по однородным хозяйственным операциям или объектам бухгалтерского учета.

Группировочные ведомости применяются для предварительной группировки и последующего распределения затрат по объектам учета. В отличие от накопительных группировочные ведомости отражают лишь месячные итоги по всей совокупности оправдательных документов.

Бухгалтерские книги- сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги одного формата различного графления, заверенные главным бухгалтером. Книги имеют двустороннее строение, одна сторона отводится для дебетовых, другая -для кредитовых записей. В настоящее время в практике учета их употребление ограничено, поскольку они не приспособлены к ведению учета в условиях автоматизации. Книги используются для учета массовых операций, например по счету "Касса".

Свободные листы применяются в качестве учетных регистров для всех видов учетных записей и составляют основу современного учета. Каждый лист имеет соответствующее название (журнал-ордер, ведомость и т.д.) и указание периода их действия (месяц, квартал).

Карточкипо существу своему являются разновидностью свободных листов. Изготавливаются типографским способом на плотной бумаге (приспособлены для хранения в специальных ящиках, картотеках). Карточки регистрируются в особом реестре, где фиксируется номер карточки, наименование аналитического счета, дата ее открытия. Для карточек характерно одностороннее строение. На правой стороне помещаются дебетовые и кредитовые записи. Другие данные, являющиеся общими для них, находятся в карточке слева. Карточки контокоррентной формы используются для учета по счетам расчетов и денежных средств и ведутся только в денежном выражении. Их назначение—раздельно отражать дебетовые и кредитовые обороты по различным операциям. Карточки количественной формы ведутся для учета товарно-материальных ценностей на складе и только в количественном выражении.

Наибольшее распространение получили регистры количественно-суммового учета из-за их простоты и возможности использования для учета затрат на производство, т.е. по тем счетам, которые необходимо группировать по отдельным видам показателей. К ним относятся свободные листы, карточки, книги аналитического и синтетического учета. Записи в учетные регистры производят вручную и на машинах линейным и шахматным способом. В первом случае дебетовые и кредитовые записи делаются на одной строке (контокоррентные карточки). При шахматной форме записи сумма по хозяйственной операции записывается лишь один раз, но одновременно по дебету и кредиту соответствующих счетов (шахматные ведомости). Таким образом, содержание записи в учетных регистрах определяется видом учетного регистра, его построением и назначением.

При составлении первичных документов или учетных регистров могут быть допущены ошибки. Они должны быть выявлены и исправлены. При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей). Она состоит в том, что все записи в учетных регистрах, в которых обнаружена ошибка, последовательно сверяются с документами или другими учетными регистрами, в которых отражены те же операции. Перед каждой проверенной суммой ставится специальный значок (V) для того, чтобы видеть, какие суммы проверены, а какие — нет.

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета. При неправильно составленных проводках ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых были составлены проводки. После того, как ошибки найдены, производят их исправление.

Корректурный способ применяется для исправления ошибок в документах (кроме кассовых и банковских) до подведения итогов в них. Исправление производится путем зачеркивания неправильных и надписывания правильных записей, заверенных подписью исправляющего с оговоркой "Исправлено".

Ошибки, допущенные в корреспонденции счетов и повторенные в разных учетных регистрах, исправляются способом "дополнительных проводок". Этот способ применяется при правильной корреспонденции счетов, если запись сделана в меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной.

Способ "Красное сторно" применяется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом составляются две проводки. Неправильная запись повторяется красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ее сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная проводка с правильной корреспонденцией счетов.

Способ обратных проводок используется для исправления неправильной корреспонденции счетов. При этом неправильная запись исправляется обратной проводкой, а затем делается правильная запись. Данный способ можно использовать, если не искажается экономическое содержание операции.