Нормативно-методическая база управленческой документации

Структура и содержание корпоративных информационных ресурсов

Информационные ресурсы, как и иные ресурсы (материальные, трудовые, финансовые, энергетические и прочие), играют центральную роль в управлении корпорациями (предприятиями). В отличие от определения общегосударственных информационных ресурсов, приведенного выше, под информационным ресурсом предприятия (организации) будем понимать совокупность собственных и внешних (поступающих извне) данных как бумажных, так и электронных, предназначенных для его функционирования и развития.

Доступ к информации, хранящейся как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивают web-порталы. Они позволяют пользователю осуществлять поиск информации, а также публиковать документы независимо от их месторасположения или формата. Предоставление информации в web-порталах осуществляется на основе строгой персонализации и прав доступа пользователя к тем или иным информационным ресурсам.

Структура информационных ресурсов предприятия приведена на рис. 5.1. Рассмотрим их содержание.

Формы существования такого рода ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих, входящих в предприятие и исходящих из него, материализованных на каком-либо носителе.

Согласно рис. 5.1 все информационные ресурсы делятся на две группы: собственные и внешние. Собственные – это те, что генерируются внутри предприятия, внешние – поступают извне.

Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные. Внемашинные – это, как правило, бумажные документы управленческого и организационно-распорядительного характера. Управленческие документы отражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, выполняемые в процессе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические и прочие.

Документы организационно-распорядительного характера делятся на следующие группы:

- организационные (задачи и цели предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия и т.д.);

- распорядительные (приказы, указания, предписания, инструкции и прочее);

- справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, обзоры, рефераты, библиотечные подборки и т.д.);

- проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы);

- прочие (патентная, юридическая и прочая документация).

Внешние информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы). Некоторые документы данного класса представлены на рис. 5.2. Как те, так и другие могут иметь как бумажную форму представления, так и передаваться по каналам связи.

Внешние информационные ресурсы возникают во внешней среде и отражают экономические, социальные, рыночные, технологические, банковские, налоговые, страховые и другие отношения, в которых находится предприятия с иными хозяйствующими субъектами. Форма существования таких информационных ресурсов – это web-сайты, электронные документы, документальные хранилища данных.

Внешние приобретаемые информационные ресурсы включают периодически выполняемые платные услуги аналитического характера. Например, в различных консалтинговых фирмах можно заказать анализ динамики курса валют, кросс-курсы валют, динамики ценных бумаг, ставок привлекаемых рублевых и других депозитов, информацию о конкурентах, тенденциях в изменениях в деловой среде и состоянии международных рынков и т.д.

В отличие от приобретаемых, получаемые информационные ресурсы отражают деловые и другие отношения со сторонними, выше или ниже стоящими организациями. Содержательно информационные ресурсы данного класса отражают информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.

Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных, базы знаний и т д.

Среди информационных ресурсов предприятия документация занимает одно из центральных мест, так как в ней фиксируются все производственно-хозяйственные и финансовые операции. Данный подкласс информационных ресурсов является неформализованным, однако их содержание и вид материальных (бумажных) носителей регламентируются государственными стандартами.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональность (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения.

Данная база содержит:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

2. Государственные стандарты на управленческую документацию. Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.

На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят:

- единая система конструкторской документации (ЕСКД);

- единая система технологической документации (ЕСТД);

- унифицированная система форм статистической информации;

- унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.

В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:

1. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

3. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.

4. Унифицированные системы отчетно-статистической документации.

5. Унифицированные системы банковской документации.

6. Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированные системы документации по труду.

8. Унифицированные системы внешнеторговой документации.

В соответствии с принципами создания унифицированных систем документации, реально действующие управленческие документы соответствуют формуляру-образцу, разработанного для той или иной системы документации. Расположение реквизитов в документе должно выполняться в тех полях, которые указаны в формуляре-образце. Как правило, в последнем имеется несколько зон: зона общих реквизитов (наименование предприятия, адрес, банковские реквизиты), зона формы документа (код формы и гриф ее утверждения), зона названия документа и даты составления, зона для размещения табличной части, зона для подписей в документе.