Использование для обработки электронной почты прикладного специального программного обеспечения.

Имя_сервера.

В качестве него может указываться имя хоста – компьютера, предоставляющего почтовые услуги или доменный адрес – домен верхнего уровня, указывающий чаще всего на регион нахождения владельца электронного адреса. Например, postbook@piter.com – электронный адрес: книга почтой или ivanov@mail.ru.

Электронная почта обладает рядом преимуществ по сравнению с обычными способами передачи сообщений (традиционная почта или факсимильная связь). К ним относятся следующие:

- оперативность и легкость использования;

Электронная почта - это глобальная система, позволяющая передавать письма в любую точку мира за считанные минуты, независимо от времени суток. Отправка и прием сообщений электронной почты не требуют глубоких знаний компьютерных технологий, благодаря чему этот сервис широко применяется не только в бизнесе, но и для личного общения.

- доступность;

В настоящее время даже в небольших населенных пунктах, где есть почтовое отделение, предоставляется услуга выхода в Internet и отправка электронной почты.

- универсальность форматов писем и вложений;

В одном письме могут быть одновременно переданы графическая, видео, текстовая информация, файлы баз данных, приложений и тому подобное.

- дешевизна сервиса;

Отправить электронное письмо стоит значительно дешевле, чем обычное или сделать междугородный или тем более международный телефонный звонок. Электронная почта позволяет рассылать письма сразу нескольким адресатам без дополнительных затрат.

- надежность и скорость инфраструктуры доставки;

Так как электронная почта пересылается непосредственно с сервера отправителя на сервер получателя по каналам Internet, этот процесс протекает быстро, даже если эти серверы расположены на противоположных сторонах земного шара. Фактически на передачу текстового сообщения, например, из России в Америку требуется не более 1-2 минут.

Электронный характер письма позволяет проводить его обработку при помощи дополнительного программного обеспечения. При этом виды обработки электронной почты зависят от характера деятельности организации. Это может быть: создание базы данных электронной почты, формирование различных отчетов, проведение анализа деятельности компании и так далее. Все это позволяет создать единую систему управления документооборотом, полностью интегрированную с остальными информационными процессами в компании.

Каждое письмо E-mail содержит две основные части: заголовок и тело. Заголовок в чем-то сходен с обычным почтовым конвертом, на котором написано имя респондента и его адрес.

Заголовок письма содержится в следующих полях:

- поле To: (Куда:);

Обязательное для заполнения поле. В нем записывается адрес получателя сообщения. В зависимости от используемого сервера или программы - почтового клиента это поле может называться Message To: или Mail To:.