ТЕМА 9. ИНФОРМАЦИОННЫЙ КОНСАЛТИНГ

В современных условиях информация необходима для обоснованного принятия управленческих решений. Руководитель должен получать ее независимо от сотрудников и немедленно при возникновении потребности в ней. Для успешного ведения бизнеса необходимо обеспечивать максимально быструю обучаемость финансов, их точный и быстрый учет. Это две из основных причин, из-за которых большее количество не только крупных предприятий и фирм, но и средних, и мелких вынуждены создавать собственные информационные системы (ИС).

В основу ИС кладется модуль бухгалтерского учета, к которому добавляются контуры оперативного управления, маркетинга, учета кадров, оптовой и розничной торговли и т.д. в зависимости от конкретного предприятия.

Подобные ИС создаются двумя способами. В первом случае привлекается группа разработчиков, которые создают систему с нуля. При этом максимально удовлетворяются все текущие потребности предприятия-заказчика. Но этот вариант применяется редко. Основной его недостаток заключается в том, что заказчик остается практически навсегда зависимым от разработчика, что особенно неудобно при необходимости внесения в ИС каких-либо изменений. Во втором случае в качестве основы для ИС выбирают тиражные продукты. В настоящее время их предлагают достаточно много (R/3 от немецкой фирмы“SAP AG” до семейства продуктов российской фирмы “1C” и т.п.).

Многие руководители отечественных предприятий согласны с тем, что внедрять ИС необходимо, но сдерживает их не столько отсутствие свободных средств, сколько опасение сложностей перевода системы учета на новую технологию.

Первое правило для применения любой техники или технологии в бизнесе заключается в следующем: автоматизация эффективной операции умножает ее эффективность. Второе правило утверждает, что автоматизация неэффективной операции умножает ее неэффективность.

Внедрение малой офисной компьютеризации, выражающейся в виде простых сетевых решений, офисных предложений, элементов электронного документооборота, по мнению специалистов, скорее, уточняет, чем упрощает работу предприятий малого и среднего бизнеса. Если рассматривать компьютеризацию собственно офисной работы в отдельности, то, как правило, затраты на нее превышают получаемый эффект. Особенно это значимо для местных условий, в которых соотношение стоимости оборудования конторских рабочих мест и стоимости рабочей силы обратно соотношению, сложившемуся в странах Запада.

Однако, в масштабе всего предприятия достаточно часто автоматизация офисной работы заметно влияет на эффективность. Выделяют несколько косвенных эффектов технологизации офисной работы. Во-первых, технологические инновации изменяют условия работы и жизни коллектива. Люди чувствуют себя причастными к становлению новой информационной технологии, более того, они неизбежно понимают, что от них зависит, насколько они к ней причастны. Таким образом, затраты на внедрение новых технологий должны пониматься не столько как затраты на вложение в основные средства, сколько как инвестиции в человеческий фактор. Во-вторых, внедрение однотипных офисных технологий, различных по природе осуществляемой деятельности (Исследовательской, производственной, коммерческой и т.д.) способствует универсализации офисных функций бизнеса, т.е. документооборота, бухгалтерии, внутренних и внешних коммуникаций. Это позволяет переносить организационные решения из одной отрасли в другую. Боле того, многие такие решения являются «масштабируемыми вниз», т.е. будучи разработаны в рамках больших категорий, располагающих достаточными для экспериментирования средствами и резервами, они могут затем применяется в качестве типовых решений и менее крупными фирмами.

Одним из важнейших рубежей в масштабировании информационных технологий (предусмотрение информационными технологиями вероятного роста компании и усложнения ее деятельности в дальнейшем), внедряемых в фирме, становится переход от офисных решений, автоматизирующих отдельные операции документооборота и учета в организации, к корпоративным, ориентированным на поддержку компании в целом. Корпоративные решения призваны обеспечить контроль за целостностью всего информационного массива фирмы и возможность получения руководством оперативных и точных выборок по ключевым параметрам.

Microsoft Corp. В качестве основы для корпоративных решений предлагает интегрированный программный комплекс Back Office. В него входит операционная система Windows NT, а также работающие в ней специализированные в ней серверы, название которых приведено в табл. 1

Таблица 1 – Характеристика составных элементов программного комплекса «Back Office»

MS Office и Back Office используют во многом одни и те же технологии работы с данными, поэтому эти продукты идеально интегрируются друг с другом. Рядовым пользователям, освоившими офисные продукты и работу в сети Microsoft Network, при внедрении в фирме корпоративной сети не приходится переучиваться или изучать что-либо дополнительно, возможности, предоставляемые «Back Office» являются прозрачными.

Информационная система существует практически на любом предприятии, но она скрыта до тех пор, пока к ней не подключаются компьютеры. Даже в тех организациях, где они объединены в локальные сети, господствует традиционная бумажно-телефонная технология работы: в современных условиях достаточно бизнес-задач, которые можно решать без помощи автоматизированных информационных систем. Эффективность информационных систем до настоящего времени не стала определяющим фактором в конкурентной борьбе.

Десять лет назад автоматизированные системы управления разрабатывались отраслевыми НИИ и КБ, которые затем передавали их на предприятия, а директорам оставалось лишь рапортовать министерству об успешном внедрении независимо от его результатов. АСУ-отделы учувствовали во внедрении отраслевых систем, адаптировали их под особенности своего предприятия, при необходимости разрабатывали специфические программы для конкретных нужд. В настоящее время автоматизацию никто не навязывает и планов по ней не устанавливает. Предприятие решает самостоятельно в какой последовательности и в каком объеме приобрести.

На отечественных предприятиях построением корпоративных систем занимаются службы АСУ, имеющие низкий приоритет в общей организационной иерархии. Отсюда вытекают первая проблема разработки и внедрения ИС, заключается в том, кому заниматься автоматизацией: от сотрудников, занятых решением текущих задач, нельзя ожидать создания ИС. В руководстве зарубежных корпораций принято иметь вице-президента по информационным технологиям или, информационного политика, в обязанности которого входит формирование информационной стратегии и увязка ее с общими бизнес-планами корпорации. Главная задача компьютерно грамотного топ-менеджера состоит в проектировании корпоративной АИС, обеспечивающих ее создание и развитие. В Украине такой должности на предприятиях практически нет: целенаправленно таких специалистов в вузах не готовят. С 1997 года руководители Гарвардской школы бизнеса включили изучение информационных технологий в учебные курсы, чтобы студенты понимали, на какой эффект от применения информационных технологий в реальном бизнесе можно рассчитывать. В настоящее время нужно знать не столько конкретные языки программирования и СУБД, сколько понимать современные концепции и тенденции развития информационных технологий. Технические специалисты, обслуживающие ПК, должны превратиться в информационных технологов, хорошо знающих и эффективно обслуживающих конкретный бизнес.

Как показывают исследования, решение о приобретении (разработке) корпоративной информационной системы (КИС) с выделением соответствующих финансовых средств, на отечественных предприятиях в 95 % случаев принимает первый руководитель, но реально осуществляет выбор и готовит предложения руководству начальник АСУ. Уловив эту особенность, разработчики КИС на свои презентации приглашают работников отдела АСУ, а разговоры о покупке ведутся только с первыми лицами.

Информационная стратегия должна являться частью общей стратегии бизнеса, которая в идеале должна формироваться в ходе разработки общей стратегии высшим руководством корпорации (предприятия). Ответственность за реализацию информационной стратегии должен Насти вице-президент по ИТ (или тот, кто выполняет его функции).В настоящее время наличие стратегии в области ИТ на отечественных предприятиях составляет 33%.

Любой бизнес-процесс, происходящий на предприятии, представляет собой единое целое и автоматизация отдельных его участков вне единой концепции или единого плана неэффективна. Нужны не отдельные программы, а система, т.к. предприятие является единым организмом. Из-за ограниченности людских и финансовых ресурсов внедрение автоматизации поэтапно. Но руководство предприятия должно иметь генеральную линию, в рамках которой будет происходить постановка конкретных задач. В результате стихийной автоматизации, информация в базах данных запутывается и ее проще выбросить, чем исправить, а программы - переписать, чем модифицировать.

В настоящее время перед отечественными предприятиями различной структуры и различного профиля проблема состоит уже в том, надо или не надо автоматизировать, а том, как лучше это сделать. Подобная ситуация объясняется завершением периода частичной автоматизации; распространением западных стандартов управления; возрастающей ориентацией предприятий на бизнес-процессы, т.е. на конечный результат и нужды клиента; появлением на рынке зарубежных и отечественных систем автоматизации, а также положительных результатов от их внедрения.

Консалтинг в области информационных технологий и автоматизации рождается из осознания предприятиями ценности квалификационного и объективного взгляда со стороны и, как следствие, их готовность платить не только за программное обеспечение, но и за отчеты и рекомендации. Консалтинг в области ИТ включает:

- стратегическое планирование проекта;

- анализ и формализацию требований к информационной системе;

- создание системного проекта, иногда проектирование предложений.

Фактически консалтинг выполняет два вида работ: бизнес-анализ и реструктуризацию (реинжиниринг бизнес-процессов). Данный вид: работ заключается непосредственно в системном анализе и проектировании. Он начинается вслед за определением параметров будущей автоматизированной системы. Этот этап включает проектирование или выбор готовой системы автоматизации управления.

Первой отечественной фирмой в области консалтинга ИТ является киевская фирма «BMS Consulting», в задачи которой входит разработка проектов по автоматизации и консультирование заказчика на всех этапах работ. Заказчики в процессе принятия решения чаще останавливают свой выбор на конкретной реализации прикладной части системы и принципах построения ее в целом.

Аналитический консалтинг включает в себя разработку стратегии построения и развития информационной ситуации, которая уже сложилась в организации и которую хотелось бы иметь в будущем.

Систематический консалтинг охватывает круг вопросов создания информационных систем, а также здесь принимается решение об обеспечении эффективности информационной системы в рамках принятых стратегических решений организации.

Консалтинг по узким вопросам (специфического характера) можно считать техническую поддержку продуктов, проведение независимой экспертизы и обучение специалистов в специальных центрах.

Консалтинговые проекты в сфере автоматизации можно подразделить на несколько этапов.

«Собственные» специалисты так или иначе вписаны в систему межличностных отношений внутри организации. Они рассматривают проблему исходя из тех задач, которые решают в данный момент, уровня своего образования и квалификации. Неконтролируемое взаимодействие этих факторов приводит к сбоям в процессе разработки и создания ИС. Внутренних консультантов в области ИТ называют бизнес-аналитиками, но в большинстве случаев эта должность отсутствует в оргструктуре отечественных фирм.

Неудовлетворенный спрос на бизнес-аналитиков перекрывают специалисты фирм «большой шестерки», которая имеет возможность привлекать к проектам специалистов из различных отраслей.