Структура прес-релізу

Передача прес-релізів

Поширюються прес-релізи за допомогою технічних засобів (факс, телетайп, електронна пошта, комп’ютерні мережі), звичайною поштою або кур’єрами. Можливе використання допомоги інформаційних посередників – національних чи міжнародних інформаційних або ПР-агентств, які поширюють прес-релізи у численні засоби масової інформації.

Прес-релізи, пов’язані з візитами делегацій, у країні перебування розповсюджують закордонні дипломатичні установи.

Правила підготовки прес-релізу

1. Фахівці рекомендують починати підготовку прес-релізу з формування його мети та основної ідеї.

2. Прес-реліз повинен бути зорієнтований на конкретну аудиторію, тому варто її встановити ще до початку складання тексту прес-релізу.

3. Необхідно визначити вид прес-релізу та канал поширення, оскільки від цього буде залежати і форма документа, і його мова, структура.

Прес-релізи значно відрізняються від інших видів інформаційних текстів. У чому особливості структури цього документа?

Схема прес-релізу

Прес-реліз, як правило, складається з чотирьох основних блоків:

1. Помітний, яскравий заголовок, що дозволяє виділити конкретне інформаційне повідомлення з безлічі подібних і привернути увагу редактора видання;

2. Лід (lid) - перший абзац. Це стисла інформація; суть того, що буде викладено нижче; відповіді на ключові питання, обов'язкові для прес-релізу: хто, що, де, коли, чому, як. Основна вимога до першого абзацу - відсутність деталей і подробиць;

3. Інформаційний блок - докладна, розгорнута інформація з використанням цитат і конкретних цифр;

4. Довідковий блок - адреса, контактний телефон, факс та інша довідкова інформація.

Вимоги, що пред'являються до підготовки прес-релізу

1. Обсяг прес-релізу - 300-500 слів, тобто 1-2 сторінки тексту. Коли інформація не вміщується на одній сторінці, в нижньому правому кутку ставиться позначка "див. далі ". Якщо виникає необхідність у поданні об'ємної фактичної інформації, краще її оформити у вигляді додатку до прес-релізу, ніж робити довгий прес-реліз.

2. Текст прес-релізу повинен бути віддрукований на одній стороні аркуша, з широкими полями для заміток редактора і через два інтервали.

3. Абзаци повинні бути короткими, не більше 6 рядків, і друкуватися з нового рядка. Кожна пропозиція може бути окремим абзацом. Щоб уникнути помилок при наборі тексту слова не розриваються для перенесення, а абзац не переноситься на наступну сторінку.

4. Текст не повинен містити двозначностей, прикметників у найвищому ступені, великої кількості додаткових пропозицій, технічних деталей (за винятком матеріалу для спеціалізованої преси).

5. Слід вказувати точні, а не приблизні цифри; при згадці конкретної особи необхідно привести його повне ім'я та посаду.

6. При наявності фотографій по темі прес-релізу слід повідомити, яким чином їх зможуть отримати зацікавлені представники ЗМІ.

Прес-реліз краще друкувати на фірмовому бланку; в ідеалі він повинен повністю чи частково відтворювати фірмовий стиль організації. Оскільки подання інформації диктується спрямованістю конкретного видання, іноді доцільно готувати декілька варіантів прес-релізу по одній темі, так як різні видання будуть по-різному висвітлювати подію, викладене в прес-релізі.

4. Вважають, що у класичному прес-релізі кожен наступний абзац слід робити менш важливим.

Найкраще прес-релізи друкувати на фірмовому бланку організації – з назвою, адресою, вказаною точною датою його випуску і вказівкою – “До негайного розповсюдження або “Ембарго до… години”. Рекомендується також указувати повне прізвище людини, з якою можна встановити контакт, та номер телефону, за яким можна одержати довідку. Вважають, що використання офіційного бланка надає професійності матеріалу, поданому в прес-релізі.

5. Щоб текст прес-релізу сприймався як ціле, доречно друкувати його на одній сторінці через два інтервали, з великими полями. Але це не завжди можливо, тому рекомендується внизу сторінки писати “див. далі” і продовжувати текст на наступній сторінці.

Готуючи систематично великі прес-релізи, як це робиться в прес-службі МЗС України, їх, по-перше, нумерують, а, по-друге, на першій сторінці розміщують заголовки всіх частин прес-релізу (своєрідний зміст) так, щоб відразу можна було побачити, який матеріал міститься в даному номері.

6. Після закінчення тексту іноді вказують на кінець матеріалу, використовуючи знак # # #, який друкують посередині рядка.

7. Прес-релізи підписують представники організації, що розповсюджує прес-реліз – керівник установи або керівник прес-служби. Можна вказати, хто підготував прес-реліз – наприклад, прес-служба. У такому випадку прес-реліз не підписується відповідальними особами.

8. Друкувати текст прес-релізу треба без переносів.

9. Цитати та коментарі повинні належати офіційним особам, перші слід ретельно звірити. Рекомендується вказувати повні імена та прізвища учасників події (якщо іноземних, то в дужках подати іноземне написання) та їх посади.

10. Прес-релізи можуть доповнюватися фотографіями (про їх наявність частіше повідомляють наприкінці прес-релізу) або іншими матеріалами. Спеціально підготовлена папка з вичерпною інформацією на певну тему називається прес-кітом.

11. При підготовці прес-релізу рекомендують уникати спеціальних термінів (за винятком тих випадків, коли прес-реліз призначений для професійних видань). Варто вживати просту і зрозумілу мову. Фахівці зазначають, що у прес-релізі небажане вживання простого найвищого ступеня прикметників та методів відвертої самопромоції (наприклад, “компанія – гігант індустрії”). Недоцільно також використовувати зображальні засоби, які потребують додаткового пояснення і в яких нечітко простежується зв’язок між образом, порівнянням та ідеєю підприємства. Т.Лебедєва ілюструє це положення таким прикладом.

Готовий прес-реліз відправляється в ЗМІ звичайною або електронною поштою, факсом або передається через кур'єра.

Література:

1. Евстифеева О.Г. Связи с общественностью: Учебное пособие. - Волгоград: ООО «Волгоградское научное издательство», 2006, 116 с.

2. Лукашенко М.А. «Паблик рилейшнз» / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. – М., 2002 – 94 с.

3. Почепцов Г. Паблик рилейшнз, или как успешно управлять общественным мнением, — М., 1998.

4. Тихомирова Є.Б. Зв’язки з громадськістю: Навчальний посібник. – Київ: НМЦВО, 2001 – 560 с.

5. Егоров В.В. Телевидение: теория и практика. — М., 1992.

6. Лазутина Г. Журналистика и массовые информационные потоки. //Журналист, 1997, №7.

7. Яковлев И. Паблик рілейшнз в организациях. — Санкт-Петербург, 1995.

[1] Національна безпека і оборона, 2001, №1, с. 8.