Выставки

С помощью правильно подготовленной выставки Вы можете:

· представить свою компанию;

· приобрести новых клиентов, укрепить связи с имеющимися;

· найти партнеров для развития бизнеса;

· провести исследование конкурентов;

Если Вы решили участвовать в выставке, постарайтесь получить от нее максимальный эффект. Для этого нужно качественно проработать каждый из следующих этапов:

1. Выбор формы участия в выставке.

2. Подготовка.

3. Составление сметы расходов.

4. Работа на выставке.

5. Работа после выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).

Этап 1. Выбор формы участия в выставке Форму участия нужно выбирать в зависимости от Вашей стратегии, поставленных целей и возможностей компании. Например, можно остановиться на одной или нескольких из перечисленных ниже форм:

Полноценное участие (собственный стенд). Рекомендуется компаниям, которые являются лидерами своего рынка и не намерены терять эту позицию.

Заочное участие или кооперация с партнерами (размещение на стойках или раздача промоутерами материалов о Вашей компании). Такой способ участия лучше использовать на региональных или смежных выставках.

Спонсорство (совместные рекламные кампании, выпуск пригласительных и выставочных каталогов, организация деловых программ и т. д.);

Участие в деловой программе выставки: презентации, конференции, круглые столы, семинары, их можно проводить и организовывать, не имея собственного стенда.

Лучше выбрать несколько форм участия, в том числе и спонсорство: это позволит участвовать в выставке не только в период ее проведения.

Этап 2. Подготовка к выставке

В план подготовительных работ руководитель выставки должен включить следующие вопросы:

· подготовка стенда;

· подготовка раздаточных материалов;

· отбор и подготовка персонала;

· информирование клиентов и партнеров.

Подготовка рекламных и информационных материалов. Приступая к разработке материалов, прежде всего, определите, какие из них раздавать всем посетителям, а какие – лишь избранным в обмен на визитную карточку. Желательно, чтобы печатная продукция привлекала внимание интересными данными общего характера. Например, многие туристические компании распространяют карты городов, стран и т. п. с напечатанными на них своими контактными данными. Кроме того, для участия в выставке нужно подготовить сувенирную продукцию: ручки, календари, брелоки и т. п.

Подготовка персонала. В среднем оптимальный численный состав для работы на выставке – пять-шесть человек.

необходимо иметь двух-трех стендистов, двух сотрудников для принятия профессиональных решений и одного – для поддержания порядка, обслуживания техники и обеспечения материалами.

Информирование клиентов и партнеров. Информировать нужных компании людей следует не менее чем за месяц до начала выставки.

Этап 3. Составление сметы расходов

После решения организационно-подготовительных вопросов разрабатывается окончательная смета участия в выставке, которую в готовом виде должен предоставить руководитель мероприятия.

К основным статьям расходов можно отнести:

· регистрационный сбор;

· изготовление стенда;

· оплату выставочной площади и дополнительного оборудования (например, для демонстрации видеофильмов);

· изготовление рекламно-информационной и сувенирной продукции;

· зарплату наемного персонала.

Нередко возникают материальные проблемы, решение которых не предусмотрено ассигнованными средствами, поэтому необходимо заложить в бюджет мероприятия некоторую сумму на непредвиденные расходы.

Этап 4. Работа на выставке

Кроме основной цели (продвижения компании и ее продукта на рынке), немаловажные задачи в период работы на выставке – это поиск новых партнеров, исследование посетителей и конкурентов, взаимодействие с представителями СМИ.

Этап 5. Работа после выставки

Чтобы выставка стала действительно результативной, необходимо провести анализ собранной информации, внести ее в базы данных о клиентах, партнерах, конкурентах и представителях СМИ, после чего закрепить отношения. Делать это нужно по горячим следам – в последующие две недели после выставки.