Механизм регистрации и планирования событий
Для принятия менеджером оперативных решений, которые помогут ему грамотно выстроить систему отношений с каждым клиентом, необходимо оперативно получать информацию о сути предстоящих запланированных событий.
Для регистрации запланированных событий пользователем и хранения уже совершившихся событий предназначен документ "Событие". Это могут быть запланированные телефонные звонки, поездки, отправка писем, проведение встреч и другие события, требующие планирования времени.
Для возможности отбора событий все события делятся по своему назначению на группы:
• телефонный звонок;
• личная встреча;
• электронное письмо;
• почтовое письмо;
• прочее.
Событие
Каждое событие характеризуется направлением:
• входящее •• это событие, которое со стороны сотрудника требует простого контроля. Например, проверить, что пришло письмо по электронной почте и т.д.
• исходящее - это событие, требующее выполнение действий со стороны сотрудника. Например, написать письмо, позвонить, организовать встречу и т.д.
От значения реквизита "Вид объекта" будет зависеть, с какой категорией объектов будет связано событие:
• с контрагентами и их контактными лицами ("Контрагент");
• с физическими лицами ("Кандидат");
• с прочими контактными лицами ("Прочие контактные лица").
Для каждого события можно указать разные параметры - состояние (событие запланировано, завершено или отменено); тему; суть события; интервал времени, отведенный на него; ответственного пользователя за проведение события и другие.
Кроме того, событие можно отнести к той или иной группе событий. Перечень групп событий фиксируется в справочнике "Группы событий". Справочник предназначен для классификации документов "Событие", оформленных для контрагентов или прочих контактных лиц. Эта информация может использоваться для отбора данных в списке документов "Событие" или для отбора данных в отчетах.
При вводе нового события дата начала и окончания события по умолчанию подставляются как начало и окончание текущих суток либо как начало и окончание текущего рабочего дня. Рабочее время пользователя задается в "Настройке параметров учета" и используется для заполнения времени событий по умолчанию.
Для инициации напоминания о запланированном событии ответственному, необходимо по данному событию создать "Задачу" с оповещением, нажав соответствующую пиктограмму в панели управления документа. В задаче, основанием для которой является событие, нужно включить флажок "Напомнить" и заполнить дату и время напоминания.
Источник информации при обращении можно указывать только для объекта вида "Контрагент" и контакта типа "Входящий". Источник указывается один раз и после этого изменению не подлежит. С помощью отчета "Анализ событий и источников информации покупателей" можно проанализировать эффективность рекламных мероприятий (см. рис. 262).
Анализ событий
На закладке "Дополнительно" можно указать:
• документ-основание для регистрации данного события;
• предмет, территорию и помещение – последние реквизиты актуальны для встреч, их заполнение фиксируется в регистре сведений "Планируемая занятость помещений" и контролируется на предмет занятости другими событиями;
• важность события (высокая, средняя, низкая).
Закладка "Участники" появляется для вида события "Личная встреча". На ней можно указать несколько участников встречи со стороны контрагентов из списка контактных лиц этого контрагента.
Если при регистрации события выясняется, что это новый контрагент, и он не зарегистрирован в справочнике, то можно будет заполнить все данные о контрагенте без ввода его в справочник "Контрагенты". Для этого необходимо в поле ввода контрагента набрать его наименование, при окончании редактирования программа сообщит о том, что не нашла контрагента с таким наименованием и предложит зарегистрировать нового. Откроется форма регистрации нового контрагента и контактного лица, далее эти данные будут использованы для создания новых элементов справочников, если в этом возникнет необходимость. По кнопке "ОК" форма регистрации данных контрагента закрывается, и данные сохраняются в данном документе "Событие". При принятии решения о регистрации нового контрагента в форме регистрации данных необходимо нажать на кнопку "Зарегистрировать", откроется форма выбора группы, в которой будет создаваться новый контрагент и далее откроется форма нового элемента справочника "Контрагенты" с предварительно заполненными значениями реквизитов. Такая двухступенчатая регистрация
контрагентов позволяет избежать необходимости фиксирования всех контрагентов в справочнике при первых же контактах. Если предварительные контакты впоследствии увенчаются хозяйственными взаимоотношениями, тогда контрагента можно будет ввести в справочник.
В настройках параметров учета на закладке "Общие" - "Настройка шаблонов быстрого ввода контрагента из события" можно задать значения всех полей формы регистрации данных контрагента по умолчанию.
Также для каждого пользователя в системе можно задать значения:
• вида объекта по умолчанию для нового события;
• состояния по умолчанию для нового входящего события;
• состояния по умолчанию для нового исходящего события;
• типа по умолчанию для нового события.
На основании документа "Событие" можно отправить письмо по электронной почте. При использовании основного почтового клиента операционной системы для вида события "Электронное письмо" и типа "Исходящее" пользователю становится доступна кнопка "Написать письмо". При этом адрес получателя автоматически проставляется из соответствующей контактной информации. При использовании встроенного почтового клиента, электронное письмо вводится на основании события независимо от вида и типа события.
Механизм напоминаний о событиях
Механизм напоминаний о событиях предназначен для автоматического напоминания пользователю о любых запланированных событиях. Суть события может либо определяться пользователем, либо конфигурацией. Система может напоминать пользователю:
• о запланированных встречах, телефонных звонках и других событиях;
• о запланированных отгрузках и оплатах по заказам покупателей и заказам поставщикам;
• о выставленных счетах покупателям и счетах на оплату, полученных от поставщиков;
• о днях рождения контактных лиц,
• о любых планируемых работах, задачах и мероприятиях.
Задача
Для того чтобы работала система напоминаний следует создать в системе задачу (меню "Сервис -Задача с оповещением - Поставить задачу"). В форме задачи можно указать срок исполнения и срок напоминания. После выполнения задачи нужно установить флаг "Задача выполнена". Задачи могут быть созданы непосредственно из формы заказа, счета или события по соответствующей пиктограмме (будильник) в панели управления документов.
Кроме того, в форме элементов справочника "Контактные лица" можно заполнить дополнительные реквизиты:
• дату рождения;
• необходимость напоминания (флаг) о дате рождения контактного лица;
• количество дней, за которое нужно напомнить пользователю о дне рождения.
Такое напоминание будет показываться пользователю в нужный день при начале работы с системой. В зависимости от вида контактного лица напоминание будет показываться разным пользователям:
• контактные лица контрагентов - основному менеджеру, указанному для контрагента данного контактного лица (закладка "Как покупатель");
• прочие контактные лица - ответственному пользователю, указанному в форме контактного лица;
• личные контакты - пользователю, который внес запись об этом контактном лице.
Важно!Если в момент времени, установленный для напоминания, пользователь не работал в системе, то это напоминание не потеряется, оно будет показано пользователю при начале ближайшего сеанса работы с системой.
Система периодически (с заданным интервалом времени) сканирует все события, требующие напоминания. Параметр "Интервал проверки напоминаний в секундах" задается при настойке параметров учета на закладке "Общие". При нулевом значении данного параметра механизм напоминаний работать не будет.
Для каждого пользователя в "Настройках пользователя" устанавливается:
• интервал напоминания до начала события (в минутах);
• показывать список задач при запуске.
В момент, когда система показывает пользователю напоминание о каких-либо событиях, можно посмотреть суть каждой задачи, о которой напоминает система, и либо прекратить действие напоминания о нем, либо указать время повторного напоминания.
Для отслеживания и анализа событий можно использовать "Отчет по событиям". Отчет поддерживает группировку информации по контрагентам и/или по контактным лицам. По источникам информации можно сделать анализ, построив отчет "Анализ событий и источников информации покупателей".
Календарь пользователя и анализ текущих сделок
Планировать свое рабочее время и контролировать рабочие планы своих подчиненных, грамотно выстроить систему взаимоотношений с клиентами поможет обработка "Менеджер контактов". Данная обработка является консолью централизации работы по планированию и протоколированию различных аспектов взаимодействия с клиентами и контактными лицами.
В форме обработки две основные закладки "Календарь пользователя" и "Почта". Закладкой "Почта" реализована главная консоль работы с электронными письмами встроенного почтового клиента.
К функциональным возможностям закладки "Календарь пользователя" относится предоставление информации о сути предстоящих запланированных событий и возможность оперативной работы с заказами покупателей и заказами поставщикам.
В календаре наглядно отражаются все запланированные события. Информация может быть выведена списком или представлена в виде календаря. Календарь состоит из четырех основных окон:
• общий список событий;
• хронология событий дня;
• календарь на неделю;
• календарь на месяц.
Общая настройка календаря пользователя По кнопке "Настройка" командной панели формы, открывается форма настройки календаря пользователя, которая действует на все четыре окна. Можно изменить пользователя, по которому будет отображаться содержание календаря (если в настройках текущего пользователя установлен флаг в поле "Возможность просмотра календарей других пользователей"). Можно настроить отображение заказов, дней недели (для режимов неделя и месяц), отобрать для отображения события по состоянию и типу. Настройка отображения событий "Все события "/"Только запланированные" реализована только для режимов "День"/"Неделя"/"Месяц".
Режим календаря пользователя "Список событий" В списке событий могут отражаться документы трех видов:
• событие;
• заказ покупателя;
• заказ поставщику.
В режиме "Список событий" отображаются всегда только запланированные события и не законченные заказы .
Менеджер контактов по событиям
В зависимости от состояния, текст записи о событии выделяется цветом:
• красным - прошедшее событие;
• черным - текущее;
• серым - запланированное.
События с видом состояния "завершено" или "отменено" в данном режиме не отражаются. Изменение состояния производится пользователем вручную.
Заказы системой анализируются отдельно с точки зрения оплаты и отдельно с точки зрения отгрузки. В календаре пользователя отражается каждый заказ, по которому не завершена отгрузка или не полностью получена оплата. То есть в общем случае заказ обычно отражается двумя строчками: если по нему не сделана (не закончена) отгрузка и если не получена (не дополучена) оплата. Список заказов сортируется по дате оплаты и отгрузки (поступления), указанной в заказах. По каждому заказу покупателя и заказу поставщику можно сформировать отчет "Анализ заказа", где отображаются текущие состояния отгрузки, поставки и оплаты заказа.
Фон строк с заказами может выделяться цветом, если одна часть хозяйственной операции по заказу (отгрузка или оплата) полностью завершена, а вторая часть (оплата или отгрузка) не выполнена полностью или частично:
• Красным:
о заказы-оплаты покупателей, по которым отгрузка уже прошла полностью, а оплата - не
полностью,
о заказы-поставки поставщиков, по которым оплата - полностью, а поставка - нет.
• Зеленым:
о заказы-отгрузки покупателям, по которым покупатель оплатил сумму полностью, а
отгрузка произведена не полностью, о заказы-оплаты поставщикам, по которым поставка выполнена полностью, а оплата - нет.
Реквизит "%" как раз и указывает - выполнялись ли по данной операции какие-то действия или нет. Само значение процента не рассчитывается, но если оплата или отгрузка уже частично производились, то реквизит имеет значение "50%".
По каждому контрагенту из списка событий и меню командной панели можно вызвать отчет, список всех документов или список документов "Событие" с установленным отбором по текущему контрагенту. По данному списку можно настраивать всевозможные отборы.
Режим календаря пользователя "День" (см. рис. 266). Данный режим предназначен для наглядного отображения событий пользователя за конкретный день, или два дня (если в настройке календаря не выбран режим "Отображать заказы"). Пользователь может выделить произвольную область в поле дня, и из контекстного меню ввести новое событие. События можно "перетаскивать" мышью на другое время, при этом автоматически изменится время в соответствующем документе "Событие". При включенном режиме "Отображать заказы", пользователь видит заказы поставщикам/покупателей, события по которым запланированы на текущий день. События с видом состояния - "завершено" или "отменено" в данном режиме отражаются на розовом фоне.
Менеджер контактов по дням
Режим календаря пользователя "Неделя" Данный режим предназначен для наглядного отображения событий пользователя за неделю. Количество отображаемых дней в недели задается в общих настройках календаря пользователя. Если "кликнуть" мышкой по наименованию дня недели, то календарь автоматически перейдет в режим "День" с установкой дня, по которому кликнул пользователь.
"Перетаскивание" событий В режимах "День" и "Неделя" доступны функции перетаскивания и копирования событий, при этом автоматически изменяется время начала, время окончания и даты начала и окончания. Так же событие из поля табличного документа можно перетащить в поле календаря, при этом изменятся даты начала и окончания события.
Режим календаря пользователя "Месяц" Данный режим предназначен для отображения событий пользователя за выбранный месяц и укрупненного планирования рабочего времени. Состав отображаемых дней каждой недели месяца задается в общих настройках календаря пользователя. При "клике" мышкой на одном из дней месяца календарь автоматически перейдет в режим "День" и спозиционируется на соответствующем дне.
Из календаря пользователя менеджер может быстро получить информацию, касающуюся определенного контрагента. По кнопке "По контрагенту" в режиме "Список событий" откроется список документов, список событий и отчет по событиям, а также ведомость по взаиморасчетам с контрагентом.
"Менеджер контактов" можно вызвать из обработки "Текущие сделки". Обработка "Текущие сделки" предназначена для отображения незавершенных сделок контрагентов менеджера с компанией, таких как неоплаченные отгрузки, или неотгруженные оплаты, зависшие суммы по сделкам и т.д.. В список текущих сделок включены не только заказы покупателей, но и сделки, осуществленные с покупателями по счетам и расчетным документам (документам "Реализация товаров", "Приходный кассовый ордер", "Строка банковской выписки (приход)").
Текущие сделки
В списке текущих сделок показываются только незавершенные сделки. Признаком незавершенности сделки является ее недооплаченность или недоотгруженность. В поле "Сумма (остаток)" в списке текущих сделок отображается текущая сумма задолженности контрагентов. Отрицательная сумма означает долг компании перед контрагентом.
В обработке "Текущие сделки" отображаются остатки не только фактической, но и прогнозируемой задолженности. А отчет, формирующийся из обработки (кнопка "По контрагенту" - "Взаиморасчеты"), показывает только фактическую задолженность.
В список текущих сделок отбираются сделки по ответственному сотруднику, указанному в документе. По каждому контрагенту, так же, как в календаре пользователя, с помощью кнопки "По контрагенту" можно посмотреть список всех документов по контрагенту, отчет о взаиморасчетах с контрагентом, список контактов с контрагентом и отчет по контактам.
Непосредственно из списка текущих сделок, можно ввести документ, на основании документа сделки или провести анализ сделки с помощью отчета. Эти действия выполняются с помощью кнопки "Действия" путем выбора соответствующего пункта меню из списка.