Тема 5. Справочно- информационные документы

Постановления, распоряжения и указания

Выписка из приказа

Выписка из приказа – это копия части документа, представляющей ту часть текста, которая необходима для работы. Выписка необходима, когда документ объемен и затрагивает интересы многих должностных лиц и подразделений, т. к. при копировании расходуется большое количество бумаги, а работники загружаются ненужной им информацией.

Особенность выписки заключается в том, что при наличии в приказе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают тот пункт, который необходим для работы.

Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами). При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.

Реквизиты ВЫПИСКИ ИЗ ПРИКАЗА: 08, 10, 11,12, 14, 18, 20, 22, 26.

По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной деятельности руководители предприятия могут издавать распоряжения и указания. Они создаются аналогично приказам.

Распорядительная часть начинается словами «Обязываю», «Считаю необходимым» или «Рекомендую». В констатирующей части используют такие устойчивые формулировки, как «в соответствии», « в связи», «в целях» и т. п.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или кратковременными, касающимися решения конкретного вопроса.

Распоряжение, как и приказ, имеет обязательную силу для тех работников, которым оно адресовано.

Формуляр-образец распоряжения отличается от приказа только реквизитом «Наименование вида документа».

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различаются постановления организационные и адресуемые. Первые – позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов, связанные с созданием органа , распределением обязанностей между членами , утверждением плана и т. д . Вторые – предназначены для исполнения предприятиями , учреждениями, должностными лицами.

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно - справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно - справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно - распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.