Методические основы проведения аудита с использованием специального программного обеспечения
Для того чтобы советующий аудит был полезен, он должен уметь бороться с неопределенностью и выдавать советы с минимальной расплывчатостью. Для этого создают аудиторские советующие системы.
В аудиторской деятельности используются следующие группы программ:
1. офисные программы;
2. справочно-правовые системы;
3. бухгалтерские программы;
4. программы финансового анализа;
5. специальное программное обеспечение аудиторской деятельности.
К офисным программам относятся табличные процессоры, системы управления базами данных и текстовые процессоры.
Справочно-правовая система (СПС) – это система юридически обработанной и оперативно обновляющейся правовой информации в сочетании с поисковыми и иными сервисными программными инструментами.
Украинские СПС можно классифицировать по трем основным группам:
1) негосударственные СПС массового тиражирования;
2) малотиражные негосударственные СПС;
3) государственные СПС.
К первой группе относятся СПС «КонсультантПлюс» (АО «КонсультантПлюс»), «ГАРАНТ» (НПП «Гарант-Сервис»), «Кодекс» (ЗАО «Информационная компания «Кодекс»»).
Ко второй группе принадлежат СПС «ЮСИС» (юридическое информационное агентство INTRALEX), «Референт II» (компания «Референт»), «Юристконсульт» и др.
Третья группа включает СПС «Эталон» (НЦПИ), НТЦ «Система».
Бухгалтерские программы используются аудиторами по двум направлениям.
1.При проведении аудиторских проверок – аудиторская фирма обязана дать оценку компьютерной системе учета у клиента, в том числе оценить используемую им программу, правильность ее применения.
2.При оказании услуг – для восстановления бухгалтерского учета, ведения бухгалтерского учета в рамках оказываемых клиенту услуг.
Аудитором используются также специальные программы финансового анализа. Программные продукты финансового анализа используются для решения трех основных типовых задач:
1.Оценка текущего финансового состояния предприятия и основных тенденций его развития.
2.Выработка стратегических управленческих решений по развитию бизнеса, составление долгосрочных прогнозов развития бизнеса и оценка эффективности новых направлений деятельности.
3.Выработка тактических решений управления предприятием. Эта задача является прерогативой служб оперативного управления и напарвлена на выявление оптимальных путей текущего развития бизнеса.
Рассмотрим специальное программное обеспечение (ПО) аудиторской деятельности. К нему относятся программы «Эффект Аудитор» (компании «ГАРАНТ Интернэшнл» и «Метроном Аудит»); «Ассистент аудитора», «Ассистент внутреннего аудитора» (ЗАО «Аудиторская фирма «Сервис-Аудит»»); «Помощник аудитора» (фирмы «ДИЦ»), «ФинИнформ-Аудит» и др.
Существующие подходы можно разделить на три группы.
Первый подход предполагает использование набора тестов (рабочих таблиц), ориентированных на ввод констатирующей информации (да, нет). При этом бухгалтерская информация клиента полностью или частично игнорируется. Этот путь может привести к существенному риску пропуска ошибок.
Второй подход ориентирован на первичную информацию клиента, в которой отражены хозяйственные операции на синтетическом и аналитическом уровне. В этом случае требуются существенные затраты времени на ввод данных клиента.
Попытка найти гибкое сочетание упомянутых подходов, позволяющее формировать окончательное мнение аудитора как на основе тестов (рабочих таблиц), гак и на основе оценки достоверности первичной бухгалтерской информации клиента предпринята при разработке программного комплекса автоматизации.
Структура программного комплекса «ФинИнформ-АУДИТ» наглядно проиллюстрирована ниже на рис. 11.1.
Рис. 11.1 - Структура программного комплекса автоматизации аудита
Для дальнейшего изложения следует дать определение понятия «база данных», т.к. в дальнейшем оно будет использоваться весьма часто.
База данных – это объективная форма представления и организации совокупности данных (например, статей, расчетов), систематизированных таким образом, чтобы эти данные могли быть найдены и обработаны с помощью ЭВМ
Рассмотрим основные структурные составляющие подробнее.
Источники информации представлены гремя элементами: базой правил бухгалтерского учета, базой данных клиента и базой документов.
База правил состоит из двух функционально не зависимых компонентов:
· набора рабочих таблиц по разделам общего плана аудита, предназначенного для тестирования соблюдения экономическим субъектом правил бухгалтерского учета, для ввода констатирующей информации (да/нет), а также необходимых комментариев. Ввод таблиц в базу данных производится из внешнего файла;
· справочника типовых бухгалтерских ошибок, который содержит информацию о типичных ошибках и нарушениях при ведении бухгалтерского учета со ссылкой на нормативные акты. Предусмотрена возможность добавления новых типичных ошибок в справочник непосредственно в ходе работы.
В базу данных клиента записываются показатели финансовой отчетности экономического субъекта и данные главной книги. Ввод данных финансовой отчетности (формы 1-5) производится вручную, ввод данных Главной книги - вручную или из внешнего файла.
Программный комплекс «ФинИнформ-АУДИТ» позволяет формировать мнение аудитора как на основе тестов (рабочих таблиц), так и на основе оценки достоверности первичной бухгалтерской информации клиента.
В ходе проверки аудитор находится в принципиально иной, чем при традиционный методах проведения аудита, информационной среде. Каждому аудитору непосредственно с монитора доступна информация, содержащаяся в бухгалтерской отчетности и Главной книге клиента, а также результаты её обработки.
Исследуя отражение хозяйственных операций в учете, аудитор выражает частное мнение о достоверности отражения каждой проверяемой операции как минимум по двум счетам рабочего плана счетов. Частные мнения аудитора фиксируется в базе данных. Как отмечалось выше, собранная в ходе проверки всеми членами аудиторской группы информация записывается в единую базу данных, в результате вся она доступна всем членам группы, что дает возможность аудитору (руководителю проверки) использовать результаты работы своих коллег.
Принятый способ обработки информации является так же и хорошим средством контроля качества аудита. В случае если аудитор отмечает факт нарушения по какой-либо хозяйственной операции, зафиксированное им нарушение повлияет, как правило, на оценку достоверности и по другому разделу, который проверяет другой специалист. Он, в свою очередь, может согласиться или не согласиться с мнением коллеги. В этом случае они самостоятельно разрешают возникшее противоречие, а при необходимости обращаются к руководителю проверки.
Аналогично обстоит дело и с заполнением базы правил (тестовых таблиц) по выполнению правил бухгалтерского учета. Если разные аудиторы выразили противоположное мнение по одному из правил, программа выдаст руководителю проверки необходимое сообщение.
Таким образом, программа автоматически поддерживает целостность и непротиворечивость собранной в ходе аудита информации, обеспечивая руководителю проверки вывод обобщенных данных по экономическому субъекту в целом (с возможностью их детализации до уровня отдельной хозяйственной операции).
К достоинствам рассмотренной программы можно также отнести:
1. автоматическое формирование данных о затраченном аудиторами рабочем времени;
2. сведение к минимуму процесса документирования;
3. абсолютную воспроизводимость полученных в ходе аудита результатов.
Структура рассматриваемой автоматизированной аудиторской системы предполагает четыре основных блока, функции которых соответствуют четырем этапам проведения аудита:
1. блок подготовительного этапа;
2. блок планирования;
3. блок процедур аудита;
4. блок заключительного этапа.
Блок подготовительного этапа содержит анкету для проверяемого предприятия и
бланки-тексты писем, которыми обмениваются аудитор и клиент перед заключением договора на аудит – письмо-предложение и письмо-обязательство.
На данном этапе производится сбор сведений о клиенте и полученная информация вводится в компьютер для последующего использования в других блоках.
Блок планирования содержит математические модели и алгоритмы расчетов величин аудиторского риска, уровня существенности и выборки. Через бланки-расчеты вводятся необходимые для расчетов исходные данные, соответствующие типу проверяемого предприятия. Ввод данных может осуществляться как вручную, так и автоматически из бухгалтерской базы. Последнее более предпочтительно, так как расчеты существенности и выборки для конкретных процедур основываются на знании конечного сальдо, дебетовых и кредитовых оборотов по конкретным счетам.
В результате расчетов программа определяет все требуемые для планирования величины. Здесь производится также выбор общего плана аудита и программы аудита.
Блок процедур аудита самый большой по объему и наиболее важный по значению. Он имеет следующие элементы:
1. рабочие программы аудита по разделам;
2. бланки-процедуры для каждого раздела аудита;
3. бланки-тесты для отдельных разделов аудита;
4. заключения по разделам аудита.
В данном блоке реализуется стратегия оптимизации объема вводимой информации с минимизацией риска аудиторских ошибок. Это наиболее сложная часть автоматизации системы, направленная на установление связей между вводимой информацией аудитора при выполнении процедур, расчетными значениями существенности и выборки и формированием заключения аудитора по конкретному разделу.
Существенную помощь в работе аудитора на данном этапе проверки могут оказать дополнительные средства справочного характера. Ими могут быть: вызов справочно-правовой системы; краткая справка из законодательных документов; перечень типовых ошибок для данной процедуры; методика выполнения процедуры и др.
Основной задачей блока процедур является подготовка материалов для аналитической части аудиторского заключения.
Блок заключительного этапа содержит бланки-шаблоны для подготовки официального заключения, имеющего вводную, аналитическую и заключительную части. Формы вводной и заключительной частей имеют стандартизованный вид. В блоке имеется бланк письменной информации аудитора руководству экономического субъекта.
Предложенная концепция построения аудиторской системы позволяет оптимизировать ввод информации и гибко поддерживать нормативно-правовую основу системы как на уровне бланков-процедур, так и путем использования справочной системы.
Достижение совместимости баз данных клиента и программ аудитора является необходимым условием для полноценного функционирования интегрированных аудиторских программ.
В ходе работы с аудиторскими системами «ФинИнформ-АУДИТ», «Помощник аудитора» и информационной технологией Visual Basic for Application, используемой для автоматизации аудита весьма существенно меняются взгляды на планирование аудита и организацию работы в целом. С точки зрения руководителя проверки возможность наблюдать в динамике результаты работы всей аудиторской группы является одновременно весьма действенным средством контроля качества работы аудиторов, дает возможность руководить проведением аудита на качественно ином уровне и, несомненно, раскрывает возможности творческого поиска новых методик и процедур аудита, недоступных при работе традиционными методами. Что касается результатов внедрения автоматизации - рост производительности труда несомненен, качество работы выше, а самое главное – аудиторы, освободившись от вала рутинной работы, получили возможность сосредоточить свои силы именно на своем деле – выражать мнение. То есть труд аудитора становится и более производительным, и более творческим.
Вопросы для самоконтроля
1. Для каких целей необходимо проведение аудита?
2. В чем особенности проведения АРМБ I категории?
3. Как осуществляется проверка АРМ бухгалтера II категории?
4. какие направления охватывает внутренний аудит?
5. Какие работы проводятся при внешнем аудите?
6. От каких факторов зависит проведение внешнего аудита?
Тесты для самоконтроля
1. В чем состоят особенности учетной информации?
1) она является информационной моделью объекта управления;
2) на нее возлагается ретроспективная функция;
3) она преобразуется в особую информацию;
4) она служит для контроля.
2. Какой из перечисленных процессов учета наиболее удобен для автоматизации?
1) аналитический;
2) информационный;
3) коммуникационный;
4) контрольный.
3. Какие методы можно использовать при проведении автоматизированного учета?
1) сбор данных учета;
2) изучение нормативных документов;
3) получение информации из АРМБ;
4) вычислительная обработка;
5) проведение аудита с использованием ЭВМ.
4. От каких факторов зависит проведение аудита в условиях автоматизированной системы учета?
1) уровня автоматизации учета;
2) степени доступности учетных данных;
3) количества технических средств;
4) не зависит от факторов.
5. Сколько этапов имеет проверка АРМБ I категории?
1) не имеет этапов;
2) один;
3) два;
4) три;
5) четыре;
6) пять.
6. Проверка АРМБ II категории включает:
1) проверка НИС;
2) контроль выходных документов;
3) проверка сохранности данных;
4) проверка соответствия документов законодательству Украины.
7. В какие группы объединены средства и методы, применяемые при организации проведения аудита в информационных системах учета?
1) моделирование;
2) реальный режим;
3) этапность;
4) работа со статистическими данными;
5) анализ программными средствами.
8. Сколько видов контроля используют программные средства при организации автоматизированного аудита?
1) один;
2) два;
3) три;
4) четыре;
5) не используют.
9. Сколько процедур выполняется специальными аудиторскими программами при применении ЭВМ?
1) пять;
2) три;
3) четыре;
4) две;
5) одна.
Литература: [2, 7, 8]