Контроль и регулирование работ по проектам

При разработке инновационного проекта этап планирования, чрезвычай­но важный, сложный, а иногда и длинный, является не чем иным, как «заяв­лением намерений». В действительности на ход реализации проекта воздей­ствует множество как внешних, так и внутренних дестабилизирующих фак­торов. Это приводит к изменению расчетных параметров (временнйх и сто­имостных) проекта. В этих условиях одним из важных средств реализации поставленных целей является контроль за ходом реализации проекта, т. е. контроль за исполнением календарных планов и расходованием ресурсов. Контроль осуществляется по трем аспектам реализации проекта.

• Время — проект должен быть выполнен в определенный период времени.

• Стоимость — бюджет должен быть соблюден.

• Качество — должны соблюдаться требуемые характеристики.

Другими словами, контроль может быть определен как постоянный и

структурированный процесс, направленный на проверку продвижения работ, а также на выполнение корректирующих действий. Контроль можно разделить на четыре стадии: мониторинг и анализ результатов; сравнение достигнутых результатов с запланированными и выявление отклонений; прогнозирование последствий сложившейся ситуации; корректирующие действия.

В зависимости от требующейся точности различают следующие техноло­гии оценки выполнения проекта: контроль в моменты окончания работ (метод «0-100»); контроль в момент 50%-й готовности работ (метод «50­50»); контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам); регулярный оперативный контроль (через равные промежутки вре­мени); экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.

Контроль сроков. В соответствии с общепринятым принципом управле­ния инновационными проектами считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям: сроки, стоимость, качество. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягива­ются, вероятно значительное перерасходование средств и возникновение серьезных проблем с качеством работы. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календар­ном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика. Информация о ходе работ сопоставляется с графиком, чтобы определить, нет ли отклонений от календарного плана. В случае запаздывания работ проводится анализ отклонений, определяются причины запаздывания и рассматриваются различные варианты вхождения в график работ. Варианты мероприятий по корректировке возникшего отклонения оцениваются с точки зрения технической и организационной осуществимости, сметных и иных возможностей.

Контроль затрат. Контроль за расходованием средств на проект заклю­чается в постоянном сравнении фактических затрат с бюджетом. Сравнение запланированных расходов с реальными дает возможность руководителю проекта прогнозировать расходы на ближайшее будущее и выявить возмож­ные проблемы. Цель бюджетного контроля проекта заключается в выполне­нии первоначального бюджета и нахождении отклонений от него, а не в поиске экономии расходов.

Сравнение фактических затрат с запланированным бюджетом ведется по заранее установленным контрольным точкам, по которым можно опреде­лить, все ли идет так, как намечено. Если в результате контроля устанавли­вается, что бюджет исполняется и отклонений нет, то выполнение следую­щих работ осуществляется в соответствии с планом. Если устанавливается, что фактические показатели бюджета не соответствуют плановым, необхо­димо найти причину расхождений и определить источник имеющихся от­клонений. Пересмотренные (откорректированные) цифры называют про­гнозами. Иначе каждый раз пришлось бы говорить о первоначальном бюд­жете и о пересмотренном бюджете, а прогнозов за период осуществления проекта может быть столько, сколько потребуется.

Контроль качества. Одним из важнейших факторов, определяющих эф­фективность проекта, является качество выполнения всех работ по его реа­лизации. Качественное выполнение проекта означает удовлетворение ожи­даний заказчика. Решение этой задачи предлагает популярный и очень рас­пространенный за рубежом метод TQM (Total Quality Management). Основ­ной принцип TQM следующий: координировать все усилия, направленные на достижение уровня «ноль дефектов», при минимальной стоимости. Вы­ражение «ноль дефектов» означает постоянное удовлетворение ожиданий заказчика продукта на всех этапах реализации проекта.

Информационное обеспечение. Контроль времени, стоимости и качест­ва требует от руководителя проекта детального и точного знания хода вы­полнения работ по проекту. Средствами получения необходимой информа­ции являются отчеты о ходе выполнения работ по проекту и совещания (собрания). Независимо от применяемой формы представления отчетных данных и в целях достижения максимальной эффективности функций кон­троля составляемое сообщение должно включать пять основных пунктов:

1) сметную стоимость (суммарную, на данное число или настоящий период). Это необходимо для сравнения фактических и прогнозируемых результатов;

2) фактические результаты. Они характеризуют действительный процесс выполнения заданных объемов работ на данное число или настоящий период;

3) прогнозируемые результаты. Они основаны на селективности имею­щейся информации, характеризуют предполагаемое состояние проекта и его составных элементов на последующий период;

4) отклонения, которые показывают, насколько фактические и прогнози­руемые результаты отличаются от планируемых или расчетных показателей;

5) причины отклонений. Предполагаемые и непредвиденные обстоятель­ства, определяющие фактический и прогнозируемый процесс осуществле­ния проекта, в том числе его отдельных операций.

К основным задачам совещания можно отнести: обмен информацией, при котором каждая группа участников проекта узнает о ходе выполнения работ других групп и выполнении программы проекта; обсуждение проблем, труд­ностей и общих интересов; обсуждение возможностей завершения отдель­ных работ в срок по календарному плану.

Регулирование хода реализации проекта. Процесс регулирования со­стоит в циклическом повторении с принятой периодичностью (сутки, неде­ля, декада, месяц) следующих процедур: сбор и подготовка оперативной информации о ходе работ, предполагаемых изменениях исходных характе­ристик работ, подлежащих выполнению, и представление ее в проектную команду; обновление (актуализация) моделей и подготовка данных для их расчета (пересчета); расчет (пересчет) сетевых моделей и актуализация календарных планов; анализ фактического состояния комплекса работ и подготовка решений по его дальнейшей реализации; разработка оператив­ных календарных планов (квартальных, месячных, недельно-суточных и др.) и доведение их до ответственных исполнителей и руководителей соот­ветствующих уровней.